vi s-a cerut să organizați o conferință sau un atelier? Nu vă faceți griji; este o bună oportunitate pentru tine de rețea și de a aduce oamenii împreună pentru un scop comun. O conferință sau un atelier de lucru pot fi organizate pentru a:
- cota de cercetare
- adresa o problemă
- educa oamenii
- dezvolta politici
în plus, în calitate de organizator de conferințe, veți câștiga experiență administrativă, extinde rețeaua, și să învețe lucruri noi!
cerințe pentru planificarea unei conferințe sau a unui atelier
înainte de a accepta să vă asumați sarcina, trebuie să vă puneți următoarele întrebări:
- aveți resursele necesare?
- ai timp?
- sunt alte persoane sau grupuri mai bine echipate pentru asta?
- obiectivul evenimentului dvs. poate fi atins în alt mod?
dacă decideți să continuați, începeți devreme. Majoritatea organizatorilor vă recomandă să începeți luni sau un an înainte de eveniment.
organizați o echipă
veți avea nevoie de o echipă care să vă ajute. Decideți modul în care dvs. și echipa dvs. veți comunica în mod regulat. Mai mult, întocmiți o listă de verificare cu un calendar rezonabil.
iată câteva puncte principale de luat în considerare împreună cu echipa dvs. pentru a începe procesul:
- scopul evenimentului
- publicul țintă
- durata și data
- tema generală
- structura Conferinței
- credite de educație continuă (dacă există)
- expozanți (dacă există)
- vizite la site-urile relevante ale programului (dacă există)
- materiale promoționale
- taxa de înregistrare
creați un buget
cheltuielile dvs. vor varia în funcție de natura evenimentului dvs. Unele articole comune sunt mese, băuturi răcoritoare, divertisment, închiriere de locații, închiriere de echipamente, papetărie, cazare și transport.
dacă trebuie să vă apropiați de sponsori sau să solicitați finanțare, faceți-o devreme.
uita-te pentru Keynote Speakers
s-ar putea dori cineva de influență pentru a începe evenimentul și o persoană la fel de autoritate să-l încheie. Ar trebui să întrebați vorbitorii cu mult timp în avans și, în unele cazuri, să le oferiți compensații. În plus, trebuie să vă asigurați că înțeleg ce vă așteptați de la ei.
gestionați Logistica
odată ce dvs. și echipa dvs. ați elaborat elementele de bază menționate mai sus, vă puteți îndrepta atenția asupra detaliilor. Țineți cont de nevoile participanților dvs. pentru a vă ajuta să decideți următoarele:
- Locul de desfășurare: aveți nevoie de facilități cu cazare și catering?
- Transport: participanții trebuie să călătorească?
- locație: evenimentul dvs. va avea loc local sau în străinătate?
- săli de conferințe: numărul și dimensiunea camerelor, aranjamente pentru scaune
- echipamente: table albe, flip chart, Wi-Fi, echipamente audiovizuale sau sonore
- contracte: aveți totul în scris pentru servicii precum catering sau închirieri de echipamente
- înregistrare: cum se vor înregistra participanții?
- termen de înregistrare: decide cu privire la o dată
- fotografii: evenimentul va fi fotografiat? Cum pot cumpăra participanții copii?
- papetărie: caiete, pixuri și etichete de identificare
- divertisment: vor exista mese de seară cu vorbitori invitați, ceremonii de premiere sau ocazii sociale?
- siguranță și securitate: Truse de prim ajutor?
- voluntari: intrare directă sau bun venit oameni în ziua
creați un Program
programul ar trebui să includă o descriere a evenimentului, obiectivele sale, informații cheie vorbitor, sesiuni, ori de pornire și titluri de prezentări. Ai putea folosi tema pentru a proiecta un logo și marca toate materialele de conferințe.
planificați promoțiile
poate fi necesar să faceți publicitate conferinței sau atelierului dvs. pentru a alerta potențialii participanți sau pentru a vă promova munca. Platformele disponibile pentru aceasta includ:
- Website
- Social media
- bloguri
- Comunicate de presă
- jurnaliști–invitați-i să participe
în cele din urmă, dacă primiți sponsorizare sau finanțare, nu uitați să mulțumiți agențiilor de finanțare și / sau sponsorilor.
lucruri de reținut în ziua
- gestionați calendarul sesiunilor.
- aranjați difuzoarele de rezervă în cazul în care vorbitorii dvs. cheie nu pot participa.
- Plan pentru probleme neprevăzute: cineva disponibil pentru a ajuta cu probleme în ziua conferinței.
executați activități Post-eveniment
după eveniment, mulțumesc tuturor pentru eforturile și participarea lor. Trimiteți-le un sondaj online pentru a colecta feedback. Cel mai important, păstrați lista de verificare de la acest eveniment pentru a vă ajuta să vă planificați următoarea.