byli jste požádáni o uspořádání konference nebo Workshopu? Nebojte se; je to dobrá příležitost pro vás, abyste se spojili a spojili lidi za společným účelem. Konference nebo semináře mohou být organizovány na:
- výzkum
- řešení problému
- vzdělávat lidi
- rozvíjet politiky
Navíc, jako organizátor konference, získáte administrativní zkušenosti, rozšířit své sítě, a učit se nové věci!
náležitosti pro plánování konference nebo Workshopu
než souhlasíte s převzetím úkolu, musíte si položit následující otázky:
- máte prostředky?
- máte čas?
- jsou k tomu lépe vybaveni jiní lidé nebo skupiny?
- lze cíle vaší akce dosáhnout jiným způsobem?
Pokud se rozhodnete pokračovat, začněte brzy. Většina organizátorů doporučuje začít měsíce nebo rok před akcí.
Uspořádejte tým
budete potřebovat tým, který vám pomůže. Rozhodněte se, jak budete vy a váš tým pravidelně komunikovat. Navíc sestavte kontrolní seznam s přiměřenou časovou osou.
zde jsou některé hlavní body, které je třeba zvážit se svým týmem, abyste mohli proces začít:
- cílem vaší akce
- Cílové publikum
- doba Trvání a datum
- Celkové téma
- Konference struktura
- další vzdělávání kreditů (pokud existuje)
- Vystavovatelů (pokud existuje)
- Návštěvy příslušných programových míst (pokud existuje)
- Propagační materiály
- Registrační poplatek
Vytvořit Rozpočet
Vaše náklady se budou lišit v závislosti na povaze vaší akce. Některé běžné položky jsou jídla, občerstvení, zábava, pronájem místa konání, půjčovna vybavení, papírnictví, ubytování, a doprava.
Pokud potřebujete oslovit sponzory nebo požádat o grantové financování, udělejte to brzy.
hledejte hlavní řečníky
možná budete chtít, aby někdo ovlivnil vaši událost a stejně autoritativní osoba ji ukončila. Měli byste se zeptat řečníků v dostatečném předstihu a v některých případech jim nabídnout náhradu. Dále, musíte zajistit, aby pochopili, co od nich očekáváte.
Správa logistiky
Jakmile vy a váš tým vypracujete výše uvedené základy, můžete obrátit svou pozornost na podrobnosti. Mějte na paměti potřeby účastníků, které vám pomohou rozhodnout se pro následující:
- místo konání: potřebujete zázemí s ubytováním a stravováním?
- doprava: musí Účastníci cestovat?
- místo: bude se vaše akce konat v tuzemsku nebo v zahraničí?
- Konferenční místnosti: počet a velikost místností, zasedací pořádek,
- Vybavení: tabule, flip chart, Wi-Fi, audiovizuální nebo zvukové zařízení
- Smlouvy: mít vše písemně pro služby jako je stravování nebo zapůjčení vybavení
- Registraci: jak se účastníci registrovat?
- uzávěrka registrace: rozhodněte o datu
- fotografie: bude událost fotografována? Jak mohou účastníci nakupovat kopie?
- papírnictví: notebooky, pera a identifikační značky
- zábava: budou večerní jídla s hostujícími řečníky, slavnostní předávání cen nebo společenské příležitosti?
- bezpečnost a zabezpečení: lékárničky?
- Dobrovolníci: přímý vstup nebo uvítací lidí na den
Vytvořit Program
program by měl obsahovat popis události, její cíle, klíčové informace, reproduktorů, sezení, jejich startovní časy a názvy prezentací. Můžete použít svůj motiv navrhnout logo a značku všechny vaše konferenční materiály.
Plán Propagační akce
možná Budete muset propagovat své konferenci nebo workshop upozornit potenciální účastníky, nebo propagovat svou práci. Platformy jsou k dispozici pro tyto patří:
- webové Stránky
- Sociální sítě
- Blogy
- Tiskové zprávy
- Novináři–pozvat je k účasti
a Konečně, pokud budete přijímat sponzorské či grantové financování, nezapomeňte poděkovat agentur pro financování a/nebo sponzorů.
věci k zapamatování v den
- Spravujte načasování relací.
- Uspořádejte záložní reproduktory pro případ, že se vaši hlavní řečníci nemohou zúčastnit.
- plán pro nepředvídané problémy: někdo k dispozici na pomoc s problémy v den konference.
provádějte aktivity po události
po vaší akci děkujeme všem za jejich úsilí a účast. Pošlete jim e-mail s online průzkumem, abyste získali zpětnou vazbu. A co je nejdůležitější, udržujte kontrolní seznam z této události, který vám pomůže naplánovat další.