bent u gevraagd een conferentie of workshop te organiseren? Maak je geen zorgen; het is een goede kans voor u om te netwerken en mensen samen te brengen voor een gemeenschappelijk doel. Een conferentie of workshop kan worden georganiseerd om:
- onderzoek te delen
- een probleem aan te pakken
- mensen opleiden
- beleid ontwikkelen
bovendien, als organisator van de conferentie, zult u administratieve ervaring opdoen, uw netwerk uitbreiden en nieuwe dingen leren!
benodigdheden voor het plannen van een conferentie of Workshop
voordat u ermee instemt de taak op zich te nemen, moet u zich de volgende vragen stellen:
- beschikt u over de middelen?
- heeft u de tijd?
- zijn andere mensen of groepen hiervoor beter toegerust?
- kan het doel van uw evenement op een andere manier worden bereikt?
als u besluit door te gaan, begin dan vroeg. De meeste organisatoren raden u aan maanden of een jaar voor het evenement te beginnen.
organiseer een Team
u hebt een team nodig om u te helpen. Bepaal hoe u en uw team regelmatig zullen communiceren. Bovendien, het opstellen van een checklist met een redelijke termijn.
Hier zijn enkele belangrijke punten om te overwegen met uw team om het proces te starten:
- Het doel van uw evenement
- doelgroep
- de Duur en de datum
- Algemene thema ‘ s
- Conferentie structuur
- Permanente educatie studiepunten (indien van toepassing)
- Exposanten (indien van toepassing)
- Bezoeken aan relevante programma-sites (indien van toepassing)
- Promotionele materialen
- inschrijvingsgeld
het Maken van een Begroting
de kosten variëren, afhankelijk van de aard van uw evenement. Sommige gemeenschappelijke items zijn maaltijden, versnaperingen, entertainment, locatie huren, verhuur van apparatuur, briefpapier, accommodatie, en vervoer.
Als u sponsors moet benaderen of subsidie moet aanvragen, doe dit dan vroeg.
zoek naar Keynote sprekers
u wilt misschien dat iemand met invloed uw evenement start en een even gezaghebbende persoon om het te beëindigen. U moet de sprekers ruim van tevoren vragen en in sommige gevallen een vergoeding aanbieden. Bovendien, je nodig hebt om ervoor te zorgen dat ze begrijpen wat je van hen verwacht.
beheer logistiek
zodra u en uw team de hierboven genoemde basis hebben uitgewerkt, kunt u uw aandacht richten op de details. Houd de behoeften van uw deelnemers in gedachten om u te helpen beslissen over het volgende:
- locatie: heeft u voorzieningen met accommodatie en catering nodig?
- vervoer: moeten deelnemers reizen?
- locatie: wordt uw evenement lokaal of in het buitenland gehouden?
- conferentiezalen: aantal en grootte van de kamers, zitplaatsen
- apparatuur: whiteboards, flip charts, Wi-Fi, audiovisuele of geluidsapparatuur
- contracten: alles schriftelijk hebben voor diensten zoals catering of verhuur van apparatuur
- registratie: hoe zullen deelnemers zich inschrijven?
- registratietermijn: bepaal een datum
- Foto ‘ s: wordt het evenement gefotografeerd? Hoe kunnen deelnemers kopieën kopen?
- Briefpapier: notitieboekjes, Pennen en identificatieplaatjes
- Amusement: zijn er avondmaaltijden met gastsprekers, prijsuitreikingen of sociale gelegenheden?
- veiligheid en beveiliging: EHBO-kits?
- vrijwilligers: directe toegang tot of onthaal van mensen op de dag
Maak een programma
het programma moet een beschrijving van het evenement bevatten, de doelstellingen ervan, belangrijke informatie over sprekers, sessies, hun starttijden en titels van presentaties. Je zou je thema kunnen gebruiken om een logo te ontwerpen en al je conferentiematerialen te merken.
Plan promoties
mogelijk moet u uw conferentie of workshop publiceren om potentiële deelnemers te waarschuwen of uw werk te promoten. Hiervoor zijn onder meer de volgende Platforms beschikbaar:
- Website
- sociale media
- Blogs
- persberichten
- journalisten–nodig hen uit om
bij te wonen als u sponsoring of subsidie ontvangt, vergeet dan niet de financieringsagentschappen en / of sponsors te bedanken.
dingen om te onthouden op de dag
- beheer de timing van de sessies.
- Schik back-upspeakers voor het geval uw keynote-sprekers niet aanwezig kunnen zijn.
- Plan voor onvoorziene problemen: iemand die beschikbaar is om te helpen met problemen op de dag van de conferentie.
voer Post-Event activiteiten uit
na uw event, bedank iedereen voor hun inspanningen en deelname. E-mail hen een online enquête om feedback te verzamelen. Houd vooral de checklist van dit evenement bij om u te helpen bij het plannen van uw volgende evenement.