Wurden Sie gebeten, eine Konferenz oder einen Workshop zu organisieren? Mach dir keine Sorgen; Es ist eine gute Gelegenheit für Sie, sich zu vernetzen und Menschen für einen gemeinsamen Zweck zusammenzubringen. Eine Konferenz oder ein Workshop kann organisiert werden, um:
- Forschung teilen
- ein Problem angehen
- Menschen aufklären
- Richtlinien entwickeln
Darüber hinaus sammeln Sie als Konferenzorganisator administrative Erfahrung, erweitern Ihr Netzwerk und lernen neue Dinge!
Voraussetzungen für die Planung einer Konferenz oder eines Workshops
Bevor Sie sich bereit erklären, die Aufgabe zu übernehmen, müssen Sie sich folgende Fragen stellen:
- Haben Sie die Ressourcen?
- Haben Sie Zeit?
- Sind andere Personen oder Gruppen dafür besser gerüstet?
- Kann das Ziel Ihrer Veranstaltung auf andere Weise erreicht werden?
Wenn Sie fortfahren möchten, beginnen Sie früh. Die meisten Veranstalter empfehlen, Monate oder ein Jahr vor der Veranstaltung zu beginnen.
Organisieren Sie ein Team
Sie benötigen ein Team, das Ihnen hilft. Entscheiden Sie, wie Sie und Ihr Team regelmäßig kommunizieren. Erstellen Sie außerdem eine Checkliste mit einem angemessenen Zeitplan.
Hier sind einige wichtige Punkte, die Sie mit Ihrem Team berücksichtigen sollten, um den Prozess zu starten:
- Das Ziel Ihrer Veranstaltung
- Zielgruppe
- Dauer und Datum
- Gesamtthema
- Konferenzstruktur
- Weiterbildungspunkte (falls vorhanden)
- Aussteller (falls vorhanden)
- Besuche relevanter Programmseiten (falls vorhanden)
- Werbematerialien
- Anmeldegebühr
Erstellen Sie ein Budget
Ihre Ausgaben variieren je nach Art Ihrer Veranstaltung. Einige gemeinsame Elemente sind Mahlzeiten, Erfrischungen, Unterhaltung, Veranstaltungsort mieten, Ausrüstungsverleih, Schreibwaren, Unterkunft und Transport.
Wenn Sie sich an Sponsoren wenden oder Fördermittel beantragen müssen, tun Sie dies frühzeitig.
Suchen Sie nach Hauptrednern
Vielleicht möchten Sie, dass jemand mit Einfluss Ihre Veranstaltung beginnt und eine ebenso maßgebliche Person sie beendet. Sie sollten die Redner rechtzeitig fragen und ihnen in einigen Fällen eine Entschädigung anbieten. Darüber hinaus müssen Sie sicherstellen, dass sie verstehen, was Sie von ihnen erwarten.
Logistik verwalten
Sobald Sie und Ihr Team die oben genannten Grundlagen erarbeitet haben, können Sie sich den Details zuwenden. Berücksichtigen Sie die Bedürfnisse Ihrer Teilnehmer, um Ihnen bei der Entscheidung für Folgendes zu helfen:
- Veranstaltungsort: Benötigen Sie Einrichtungen mit Unterkunft und Verpflegung?
- Transport: Müssen die Teilnehmer reisen?
- Ort: Findet Ihre Veranstaltung vor Ort oder im Ausland statt?
- Konferenzräume: Anzahl und Größe der Räume, Bestuhlung
- Ausstattung: Whiteboards, Flipcharts, WLAN, audiovisuelle oder tontechnische Ausstattung
- Verträge: Haben Sie alles schriftlich für Dienstleistungen wie Catering oder Ausrüstungsverleih
- Anmeldung: Wie melden sich die Teilnehmer an?
- Anmeldeschluss: Termin festlegen
- Fotos: wird die Veranstaltung fotografiert? Wie können Teilnehmer Kopien kaufen?
- Schreibwaren: Notizbücher, Stifte und Erkennungsmarken
- Unterhaltung: Wird es Abendessen mit Gastrednern, Preisverleihungen oder gesellschaftliche Anlässe geben?
- Sicherheit: Erste-Hilfe-Sets?
- Freiwillige: Direkter Eintritt oder Begrüßung von Personen am Tag
Erstellen Sie ein Programm
Das Programm sollte eine Beschreibung der Veranstaltung, ihrer Ziele, der wichtigsten Rednerinformationen, der Sitzungen, ihrer Startzeiten und der Titel der Präsentationen enthalten. Sie können Ihr Thema verwenden, um ein Logo zu entwerfen und alle Ihre Konferenzmaterialien zu brandmarken.
Aktionen planen
Möglicherweise müssen Sie Ihre Konferenz oder Ihren Workshop veröffentlichen, um potenzielle Teilnehmer zu benachrichtigen oder für Ihre Arbeit zu werben. Zu den dafür verfügbaren Plattformen gehören:
- Website
- Social Media
- Blogs
- Pressemitteilungen
- Journalisten – laden Sie sie zur Teilnahme ein
Wenn Sie Sponsoring oder Zuschüsse erhalten, denken Sie daran, den Finanzierungsagenturen und / oder Sponsoren zu danken.
Dinge, an die Sie sich am Tag erinnern sollten
- Verwalten Sie das Timing der Sitzungen.
- Vereinbaren Sie Ersatzredner, falls Ihre Hauptredner nicht teilnehmen können.
- Plan für unvorhergesehene Probleme: Jemand, der am Konferenztag bei Problemen zur Verfügung steht.
Führen Sie Aktivitäten nach der Veranstaltung durch
Nach Ihrer Veranstaltung danken Sie allen für ihre Bemühungen und Teilnahme. Senden Sie ihnen eine Online-Umfrage, um Feedback zu sammeln. Am wichtigsten ist, halten Sie die Checkliste von diesem Ereignis, damit Sie Ihre nächste planen.