Ti è stato chiesto di organizzare una conferenza o un workshop? Non ti preoccupare; è una buona opportunità per voi di rete e riunire le persone per uno scopo comune. È possibile organizzare una conferenza o un workshop per:
- condividere la ricerca
- affrontare un problema
- educare le persone
- sviluppare politiche
Inoltre, come organizzatore della conferenza, acquisirai esperienza amministrativa, espanderai la tua rete e imparerai cose nuove!
Requisiti per la pianificazione di una conferenza o Workshop
Prima di accettare di assumere l’attività, è necessario porsi le seguenti domande:
- Hai le risorse?
- Hai tempo?
- Altre persone o gruppi sono meglio attrezzati per questo?
- L’obiettivo del tuo evento può essere raggiunto in un altro modo?
Se si decide di procedere, iniziare presto. La maggior parte degli organizzatori consiglia di iniziare mesi o un anno prima dell’evento.
Organizza una squadra
Avrai bisogno di una squadra per aiutarti. Decidi come tu e il tuo team comunicherete regolarmente. Inoltre, redigere una lista di controllo con una tempistica ragionevole.
Ecco alcuni punti principali da considerare con il tuo team per avviare il processo:
- L’obiettivo dell’evento
- Target
- Durata e data
- tema
- Conferenza struttura
- crediti di formazione Continua (se presenti)
- Espositori (se presenti)
- Visite in programma rilevanti siti (se del caso)
- materiale Promozionale
- quota di Iscrizione
Creare un Budget
le spese variano a seconda della natura del vostro evento. Alcuni oggetti comuni sono pasti, rinfreschi, intrattenimento, noleggio di locali, noleggio di attrezzature, cancelleria, alloggio e trasporto.
Se hai bisogno di avvicinarti agli sponsor o richiedere finanziamenti, fallo presto.
Cerca i relatori principali
Potresti volere qualcuno di influenza per iniziare il tuo evento e una persona altrettanto autorevole per terminarlo. Si dovrebbe chiedere altoparlanti con largo anticipo e in alcuni casi offrire loro un risarcimento. Inoltre, è necessario assicurarsi che capiscano cosa ci si aspetta da loro.
Gestisci la logistica
Una volta che tu e il tuo team avete elaborato le basi sopra menzionate, puoi rivolgere la tua attenzione ai dettagli. Tieni a mente le esigenze dei tuoi partecipanti per aiutarti a decidere quanto segue:
- Sede: avete bisogno di strutture con alloggio e ristorazione?
- Trasporti: i partecipanti devono viaggiare?
- Location: il vostro evento si terrà a livello locale o all’estero?
- Sale conferenze: numero e dimensioni delle camere, disposizione dei posti a sedere
- Attrezzature: lavagne, lavagne a fogli mobili, Wi-Fi, apparecchiature audiovisive o audio
- Contratti: avere tutto per iscritto per servizi come catering o noleggio di attrezzature
- Registrazione: come si registreranno i partecipanti?
- Termine di iscrizione: decidere una data
- Fotografie: l’evento sarà fotografato? Come possono i partecipanti acquistare copie?
- Cancelleria: quaderni, penne e tag di identificazione
- Intrattenimento: ci saranno pasti serali con relatori ospiti, cerimonie di premiazione o occasioni sociali?
- Sicurezza e sicurezza: kit di pronto soccorso?
- Volontari: ingresso diretto o persone di benvenuto nel giorno
Creare un programma
Il programma dovrebbe includere una descrizione dell’evento, i suoi obiettivi, le informazioni chiave del relatore, le sessioni, i loro orari di inizio e i titoli delle presentazioni. Potresti usare il tuo tema per progettare un logo e marcare tutti i tuoi materiali per conferenze.
Promozioni Piano
Potrebbe essere necessario pubblicizzare la vostra conferenza o workshop per avvisare i potenziali partecipanti o promuovere il vostro lavoro. Le piattaforme disponibili per questo includono:
- Sito Web
- Social media
- Blog
- Comunicati stampa
- Giornalisti–invitali a partecipare
Infine, se ricevi sponsorizzazioni o finanziamenti, ricorda di ringraziare le agenzie di finanziamento e / o gli sponsor.
Cose da ricordare il giorno
- Gestire i tempi delle sessioni.
- Organizzare altoparlanti di backup nel caso in cui gli altoparlanti keynote non possono partecipare.
- Piano per problemi imprevisti: qualcuno disponibile per aiutare con problemi il giorno della conferenza.
Esegui attività post-evento
Dopo il tuo evento, ringrazia tutti per i loro sforzi e la loro partecipazione. Invia loro un sondaggio online per raccogliere feedback. Ancora più importante, mantenere la lista di controllo da questo evento per aiutarvi a pianificare il vostro prossimo.