¿Se le ha pedido que organice una conferencia o taller? No se preocupe; es una buena oportunidad para que usted establezca contactos y reúna a las personas para un propósito común. Se puede organizar una conferencia o taller para:
- compartir investigación
- abordar un problema
- educar a la gente
- desarrollar políticas
Además, como organizador de la conferencia, ganará experiencia administrativa, ampliará su red y aprenderá cosas nuevas.
Requisitos para Planificar una Conferencia o Taller
Antes de aceptar la tarea, debe hacerse las siguientes preguntas:
- ¿Tiene los recursos?
- ¿Tienes tiempo?
- ¿Otras personas o grupos están mejor equipados para esto?
- ¿Se puede lograr el objetivo de tu evento de otra manera?
Si decide continuar, comience temprano. La mayoría de los organizadores recomiendan comenzar meses o un año antes del evento.
Organiza un equipo
Necesitarás un equipo que te ayude. Decida cómo usted y su equipo se comunicarán regularmente. Además, elabore una lista de verificación con un calendario razonable.
Estos son algunos puntos principales a considerar con su equipo para comenzar el proceso:
- El objetivo de su evento
- Público objetivo
- Duración y fecha
- Tema general
- Estructura de la conferencia
- Créditos de educación continua (si los hubiera)
- Expositores (si los hubiera)
- Visitas a sitios relevantes del programa (si los hubiera)
- Materiales promocionales
- Cuota de inscripción
Cree un presupuesto
Sus gastos variarán dependiendo de la naturaleza de su evento. Algunos artículos comunes son comidas, refrescos, entretenimiento, alquiler de locales, alquiler de equipos, papelería, alojamiento y transporte.
Si necesitas acercarte a los patrocinadores o solicitar una subvención, hazlo con anticipación.
Busque oradores principales
Es posible que desee que alguien de influencia inicie su evento y una persona igualmente autorizada para finalizarlo. Debe preguntar a los oradores con suficiente antelación y, en algunos casos, ofrecerles una compensación. Además, debe asegurarse de que entiendan lo que espera de ellos.
Gestione la logística
Una vez que usted y su equipo hayan elaborado los conceptos básicos mencionados anteriormente, puede centrar su atención en los detalles. Tenga en cuenta las necesidades de sus participantes para ayudarle a decidir lo siguiente:
- Lugar: ¿necesita instalaciones con alojamiento y catering?
- Transporte: ¿necesitan viajar los participantes?
- Ubicación: ¿su evento se llevará a cabo localmente o en el extranjero?
- Salas de conferencias: número y tamaño de las habitaciones, disposición de los asientos
- Equipo: pizarras blancas, rotafolios, Wi-Fi, equipo audiovisual o de sonido
- Contratos: todo por escrito para servicios como catering o alquiler de equipos
- Inscripción: ¿cómo se inscribirán los participantes?
- Plazo de inscripción: decide una fecha
- Fotografías: ¿se fotografiará el evento? ¿Cómo pueden los participantes comprar copias?
- Papelería: cuadernos, bolígrafos y etiquetas de identificación
- Entretenimiento: ¿habrá cenas con oradores invitados, ceremonias de premios u ocasiones sociales?
- Seguridad: ¿botiquines de primeros auxilios?
- Voluntarios: entrada directa o personas bienvenidas en el día
Crear un programa
El programa debe incluir una descripción del evento, sus objetivos, información clave de los oradores, sesiones, sus horarios de inicio y títulos de las presentaciones. Puede usar su tema para diseñar un logotipo y marcar todos los materiales de su conferencia.
Promociones del plan
Es posible que deba dar a conocer su conferencia o taller para alertar a posibles participantes o promover su trabajo. Las plataformas disponibles para esto incluyen:
- Sitio web
- Redes sociales
- Blogs
- Comunicados de prensa
- Periodistas: invítelos a asistir
Finalmente, si recibe patrocinio o financiamiento de subvención, recuerde agradecer a las agencias de financiación y/o patrocinadores.
Cosas para recordar el día
- Administrar el tiempo de las sesiones.
- Organice altavoces de respaldo en caso de que sus oradores principales no puedan asistir.
- Plan para problemas imprevistos: alguien disponible para ayudar con los problemas el día de la conferencia.
Ejecute Actividades posteriores al Evento
Después de su evento, agradezca a todos sus esfuerzos y participación. Envíales por correo electrónico una encuesta en línea para recopilar comentarios. Lo más importante es mantener la lista de verificación de este evento para ayudarlo a planificar su próximo evento.