Har du blitt bedt om å organisere en konferanse eller workshop? Ikke bekymre deg; det er en god mulighet for deg å bygge nettverk og bringe folk sammen for et felles formål. En konferanse eller workshop kan organiseres til:
- del forskning
- adressere et problem
- utdanne folk
- utvikle retningslinjer
Videre vil du som konferansearrangør få administrativ erfaring, utvide nettverket ditt og lære nye ting!
Forutsetninger For Å Planlegge En Konferanse eller Workshop
Før du godtar å ta på oppgaven, må du stille deg selv følgende spørsmål:
- har du ressursene?
- har du tid?
- er andre personer eller grupper bedre rustet til dette?
- kan målet for arrangementet ditt oppnås på en annen måte?
hvis du bestemmer deg for å fortsette, start tidlig. De fleste arrangører anbefaler at du starter måneder eller et år før arrangementet.
Organiser Et Lag
du trenger et lag for å hjelpe deg. Bestem hvordan du og teamet ditt vil kommunisere regelmessig. Videre utarbeide en sjekkliste med en rimelig tidslinje.
her er noen hovedpunkter å vurdere med teamet ditt for å få prosessen i gang:
- Målet med arrangementet
- Målgruppe
- Varighet og dato
- Samlet tema
- Konferanse struktur
- videreutdanning studiepoeng (hvis noen)
- Utstillere (hvis noen)
- Besøk til relevante program nettsteder (hvis noen)
- Reklamemateriell
- registreringsavgift
lag et budsjett
dine utgifter vil variere avhengig Av arten av arrangementet ditt. Noen vanlige elementer er måltider, forfriskninger, underholdning, spillested leie, leie av utstyr, skrivesaker, overnatting, og transport.
hvis du trenger å nærme sponsorer eller søke om stipend finansiering, gjør det tidlig.
Se Etter Foredragsholdere
du vil kanskje at noen med innflytelse skal starte arrangementet ditt og en like autoritativ person skal avslutte det. Du bør spørre høyttalere i god tid og i noen tilfeller tilby dem kompensasjon. Videre må du sørge for at de forstår hva du forventer av dem.
Administrer Logistikk
Når du og teamet ditt har utarbeidet det grunnleggende som er nevnt ovenfor, kan du gjøre oppmerksomheten til detaljene. Hold deltakernes behov i tankene for å hjelpe deg med å bestemme følgende:
- Venue: trenger du fasiliteter med overnatting og catering?
- Transport: må deltakerne reise?
- Sted: vil ditt arrangement bli holdt lokalt eller i utlandet?
- Konferanserom: antall og størrelse på rom, sitteplasser
- utstyr: whiteboards, flippover, Wi-Fi, audiovisuelt eller lydutstyr
- Kontrakter: har alt skriftlig for tjenester som catering eller utleie av utstyr
- Registrering: hvordan vil deltakerne registrere seg?
- Påmeldingsfrist: bestem dato
- Bilder: vil arrangementet bli fotografert? Hvordan kan deltakerne kjøpe kopier?
- Skrivesaker: notatbøker, penner og identifikasjonskoder
- Underholdning: vil det være kveldsmåltider med gjesteforelesere, prisutdelinger eller sosiale anledninger?
- Sikkerhet og trygghet: førstehjelpspakker?
- Frivillige: direkte oppføring eller velkommen folk på dagen
Lag Et Program
programmet skal inneholde en beskrivelse av arrangementet, dets mål, nøkkelinformasjon, økter, starttider og titler på presentasjoner. Du kan bruke temaet til å designe en logo og merke alle konferansematerialene dine.
Planlegg Kampanjer
du må kanskje publisere din konferanse eller workshop for å varsle potensielle deltakere eller fremme arbeidet ditt. Plattformer tilgjengelig for dette inkluderer:
- Nettside
- Sosiale medier
- Blogger
- Pressemeldinger
- Journalister-inviter dem til å delta
Endelig, hvis du mottar sponsing eller stipend finansiering, husk å takke støtteorganisasjoner og / eller sponsorer.
Ting Å Huske På Dagen
- Administrer timingen av øktene.
- Ordne backup høyttalere i tilfelle dine keynote høyttalere ikke kan delta.
- Plan for uforutsette problemer: noen tilgjengelig for å hjelpe med problemer på konferansedagen.
Utfør Aktiviteter Etter Hendelsen
etter arrangementet, takk alle for deres innsats og deltakelse. Send dem en online undersøkelse for å samle tilbakemelding. Viktigst, hold sjekklisten fra denne hendelsen for å hjelpe deg med å planlegge din neste.