er du blevet bedt om at arrangere en konference eller et værksted? Bare rolig; det er en god mulighed for dig at netværke og bringe folk sammen til et fælles formål. En konference eller værksted kan organiseres til:
- del forskning
- løse et problem
- uddanne folk
- udvikle politikker
desuden vil du som konferencearrangør få administrativ erfaring, udvide dit netværk og lære nye ting!
forudsætninger for planlægning af en konference eller værksted
før du accepterer at påtage dig opgaven, skal du stille dig selv følgende spørgsmål:
- har du ressourcerne?
- har du tid?
- er andre mennesker eller grupper bedre rustet til dette?
- kan målet med din begivenhed nås på en anden måde?
Hvis du beslutter dig for at fortsætte, skal du starte tidligt. De fleste arrangører anbefaler, at du starter måneder eller et år før arrangementet.
organiser et Team
Du skal bruge et team til at hjælpe dig. Bestem, hvordan du og dit team vil kommunikere regelmæssigt. Desuden udarbejde en tjekliste med en rimelig tidslinje.
Her er nogle hovedpunkter, du skal overveje med dit team for at få processen i gang:
- målet for dit arrangement
- målgruppe
- varighed og dato
- overordnet tema
- Konferencestruktur
- efteruddannelseskreditter (hvis nogen)
- udstillere (hvis nogen)
- besøg på relevante programsider (hvis nogen)
- salgsfremmende materialer
- registreringsgebyr
opret et budget
dine udgifter vil variere afhængigt af arten af din begivenhed. Nogle almindelige ting er måltider, forfriskninger, underholdning, leje af spillested, leje af udstyr, papirvarer, indkvartering, og transport.
Hvis du har brug for at henvende dig til sponsorer eller ansøge om tilskudsfinansiering, skal du gøre det tidligt.
se efter hovedtalere
du vil måske have nogen med indflydelse til at starte din begivenhed og en lige så autoritativ person til at afslutte den. Du bør spørge højttalere i god tid og i nogle tilfælde tilbyde dem kompensation. Desuden skal du sikre dig, at de forstår, hvad du forventer af dem.
Administrer Logistik
når du og dit team har udarbejdet det grundlæggende, der er nævnt ovenfor, kan du gøre opmærksom på detaljerne. Hold dine deltageres behov i tankerne for at hjælpe dig med at beslutte følgende:
- mødested: har du brug for faciliteter med indkvartering og catering?
- Transport: skal deltagerne rejse?
- placering: vil dit arrangement blive afholdt lokalt eller i udlandet?
- konferencelokaler: antal og størrelse af værelser, siddepladser
- udstyr: tavler, flipover, trådløs internetadgang, audiovisuelt udstyr eller lydudstyr
- kontrakter: har alt skriftligt for tjenester såsom catering eller leje af udstyr
- registrering: hvordan registrerer deltagerne sig?
- tilmeldingsfrist: vælg en dato
- fotografier: vil begivenheden blive fotograferet? Hvordan kan deltagerne købe kopier?
- papirvarer: notesbøger, kuglepenne og identifikationsmærker
- underholdning: vil der være aftenmåltider med gæstetalere, prisceremonier eller sociale lejligheder?
- sikkerhed og sikkerhed: Førstehjælpssæt?
- frivillige: direkte adgang eller velkommen folk på dagen
Opret et Program
programmet skal indeholde en beskrivelse af begivenheden, dens mål, information om nøglehøjttaler, sessioner, deres starttider og titler på præsentationer. Du kan bruge dit tema til at designe et logo og mærke alle dine konference materialer.
Planlæg kampagner
Du skal muligvis offentliggøre din konference eller værksted for at advare potentielle deltagere eller promovere dit arbejde. Platforme til rådighed for dette inkluderer:
- hjemmeside
- sociale medier
- Blogs
- pressemeddelelser
- journalister–inviter dem til at deltage
endelig, hvis du modtager sponsorering eller tilskud, skal du huske at takke finansieringsbureauerne og/eller sponsorerne.
ting at huske på dagen
- Administrer timing af sessionerne.
- Arranger backuphøjttalere, hvis dine hovedtalere ikke kan deltage.
- Plan for uforudsete problemer: nogen til rådighed til at hjælpe med spørgsmål på konferencedagen.
udfør aktiviteter efter begivenheden
efter din begivenhed, Tak alle for deres indsats og deltagelse. E-mail dem en online undersøgelse for at indsamle feedback. Vigtigst er det, at holde tjeklisten fra denne begivenhed for at hjælpe dig med at planlægge din næste.