foi-lhe solicitado que organizasse uma conferência ou workshop? Não se preocupe; é uma boa oportunidade para você se conectar e reunir as pessoas para um propósito comum. Uma conferência ou um workshop pode ser organizado para:
- partilhar a investigação
- o endereço de um problema
- educar as pessoas
- desenvolver políticas
Além disso, como o organizador da conferência, você vai ganhar experiência administrativa, expandir a sua rede, e aprender coisas novas!
requisitos para o planeamento de uma conferência ou Workshop
Antes de concordar em assumir a tarefa, tem de fazer a si próprio as seguintes perguntas:
- tem os recursos?tem tempo?outras pessoas ou grupos estão mais bem equipados para isso?o objetivo do seu evento pode ser alcançado de outra forma?se decidir prosseguir, comece mais cedo. A maioria dos organizadores recomendam que você comece meses ou um ano antes do evento.
Organize uma equipe
você vai precisar de uma equipe para ajudá-lo. Decida como você e sua equipe irão se comunicar regularmente. Além disso, elabore uma lista de verificação com um calendário razoável.
Aqui estão alguns pontos principais a considerar com a sua equipa para iniciar o processo:
- O objetivo do seu evento
- público-Alvo
- Duração e data
- tema Geral
- Conferência estrutura
- créditos de educação Continuada (se houver)
- Expositores (se houver)
- Visitas ao programa relevante de sites (se houver)
- material Promocional
- taxa de Inscrição
Criar um Orçamento
as Suas despesas irá variar, dependendo da natureza do seu evento. Alguns itens comuns são refeições, bebidas, entretenimento, locação de locais, aluguer de equipamentos, papelaria, alojamento e transporte.se precisar de contactar os patrocinadores ou candidatar-se a financiamento, faça-o antecipadamente.
Procure por oradores principais
pode querer que alguém de influência Inicie o seu evento e que uma pessoa igualmente autorizada o acabe. Deve pedir aos oradores com bastante antecedência e, em alguns casos, oferecer-lhes uma compensação. Além disso, você precisa garantir que eles entendam o que você espera deles.
Gerenciar logística
Uma vez que você e sua equipe tenham trabalhado o básico mencionado acima, você pode virar a sua atenção para os detalhes. Tenha em mente as necessidades dos seus participantes para ajudá-lo a decidir o seguinte::local: precisa de instalações com alojamento e catering?Transportes: os participantes têm de viajar?localização: o seu evento será realizado localmente ou no estrangeiro?salas de conferência: número e dimensão das salas, Lugares sentados equipamento: quadros brancos, cartas virais, Equipamento Wi-Fi, audiovisual ou de som contratos: ter tudo por escrito para serviços como restauração ou aluguer de equipamento registo: como se registarão os participantes?prazo de inscrição: decidir a data das fotografias: o evento será fotografado? Como os participantes podem comprar cópias?papelaria: cadernos, canetas e etiquetas de identificação entretenimento: haverá refeições à noite com oradores convidados, cerimónias de prémios ou ocasiões sociais?Segurança e protecção: Estojos de Primeiros Socorros?
- Volunteers: direct entry or welcome people on the day
Create a Program
The program should include a description of the event, its aims, key speaker information, sessions, their starting times and titles of presentations. Você poderia usar o seu tema para projetar um logo e marcar todos os seus materiais de conferência.
planeie promoções
pode precisar de divulgar a sua conferência ou oficina para alertar potenciais Participantes ou promover o seu trabalho. Plataformas disponíveis para isso incluem:
- Site
- mídias Sociais
- Blogs
- Imprensa
- Jornalistas–convidá-los a assistir
Finalmente, se você receber patrocínio ou a concessão de financiamento, lembre-se de agradecer às agências de financiamento e/ou patrocinadores.
coisas para recordar no dia
- gerir o calendário das sessões.
- * * * * * * * * * * * plano para problemas imprevistos: alguém disponível para ajudar com questões no dia da conferência.
Execute actividades pós-evento
após o seu evento, agradeça a todos pelos seus esforços e participação. Envie-lhes por e-mail uma pesquisa online para recolher o feedback. Mais importante, mantenha a lista de verificação deste evento para ajudá-lo a planejar seu próximo.