On vous a demandé d’organiser une conférence ou un atelier ? Ne vous inquiétez pas; c’est une bonne occasion pour vous de réseauter et de rassembler les gens dans un but commun. Une conférence ou un atelier peut être organisé pour:
- partager la recherche
- résoudre un problème
- éduquer les gens
- développer des politiques
De plus, en tant qu’organisateur de la conférence, vous acquerrez de l’expérience administrative, élargirez votre réseau et apprendrez de nouvelles choses!
Conditions requises pour planifier une conférence ou un atelier
Avant d’accepter d’assumer la tâche, vous devez vous poser les questions suivantes:
- Avez-vous les ressources?
- Avez-vous le temps?
- D’autres personnes ou groupes sont-ils mieux équipés pour cela?
- Le but de votre événement peut-il être atteint d’une autre manière?
Si vous décidez de continuer, commencez tôt. La plupart des organisateurs vous recommandent de commencer des mois ou un an avant l’événement.
Organisez une équipe
Vous aurez besoin d’une équipe pour vous aider. Décidez comment vous et votre équipe communiquerez régulièrement. De plus, établissez une liste de contrôle avec un calendrier raisonnable.
Voici quelques points principaux à considérer avec votre équipe pour démarrer le processus:
- L’objectif de votre événement
- Public cible
- Durée et date
- Thème général
- Structure de la conférence
- Crédits de formation continue (le cas échéant)
- Exposants (le cas échéant)
- Visites sur les sites du programme pertinents (le cas échéant)
- Matériel promotionnel
- Frais d’inscription
Créez un budget
Vos dépenses varieront en fonction de la nature de votre événement. Certains articles courants sont les repas, les rafraîchissements, les divertissements, la location de lieux, la location d’équipement, la papeterie, l’hébergement et le transport.
Si vous devez contacter des sponsors ou demander un financement de subvention, faites-le tôt.
Recherchez des conférenciers d’honneur
Vous voudrez peut-être qu’une personne d’influence commence votre événement et qu’une personne tout aussi autoritaire y mette fin. Vous devriez demander aux conférenciers longtemps à l’avance et, dans certains cas, leur offrir une compensation. De plus, vous devez vous assurer qu’ils comprennent ce que vous attendez d’eux.
Gérer la logistique
Une fois que vous et votre équipe avez élaboré les bases mentionnées ci-dessus, vous pouvez porter votre attention sur les détails. Gardez à l’esprit les besoins de vos participants pour vous aider à décider ce qui suit:
- Lieu: avez-vous besoin d’installations avec hébergement et restauration?
- Transport : les participants doivent-ils voyager?
- Lieu: votre événement aura-t-il lieu localement ou à l’étranger?
- Salles de conférence: nombre et taille des salles, disposition des sièges
- Équipement: tableaux blancs, tableaux à feuilles mobiles, Wi-Fi, matériel audiovisuel ou sonore
- Contrats: ayez tout par écrit pour des services tels que la restauration ou la location de matériel
- Inscription: comment les participants s’inscriront-ils?
- Date limite d’inscription : décider d’une date
- Photographies: l’événement sera-t-il photographié ? Comment les participants peuvent-ils acheter des copies?
- Papeterie: cahiers, stylos et étiquettes d’identification
- Divertissement: y aura-t-il des repas du soir avec des conférenciers invités, des cérémonies de remise de prix ou des occasions sociales?
- Sûreté et sécurité : trousses de premiers soins ?
- Bénévoles: entrée directe ou accueil des personnes le jour
Créer un programme
Le programme doit inclure une description de l’événement, ses objectifs, les informations clés sur les conférenciers, les sessions, leurs heures de début et les titres des présentations. Vous pouvez utiliser votre thème pour concevoir un logo et marquer tous vos documents de conférence.
Planifiez des promotions
Vous devrez peut-être faire connaître votre conférence ou votre atelier pour alerter les participants potentiels ou promouvoir votre travail. Les plateformes disponibles pour cela incluent:
- Site Web
- Médias sociaux
- Blogs
- Communiqués de presse
- Journalistes – invitez-les à participer
Enfin, si vous recevez un parrainage ou une subvention, n’oubliez pas de remercier les agences de financement et / ou les sponsors.
Choses à retenir le jour
- Gérer le timing des sessions.
- Organisez des haut-parleurs de sauvegarde au cas où vos conférenciers ne pourraient pas y assister.
- Planifiez les problèmes imprévus : quelqu’un est disponible pour vous aider à résoudre les problèmes le jour de la conférence.
Exécutez des activités Post-événement
Après votre événement, remerciez tout le monde pour leurs efforts et leur participation. Envoyez-leur un sondage en ligne pour recueillir des commentaires. Plus important encore, gardez la liste de contrôle de cet événement pour vous aider à planifier votre prochain.