har du blivit ombedd att organisera en konferens eller workshop? Oroa dig inte; det är ett bra tillfälle för dig att nätverka och föra samman människor för ett gemensamt syfte. En konferens eller workshop kan organiseras för att:
- dela forskning
- ta itu med ett problem
- utbilda människor
- utveckla policyer
Dessutom kommer du som konferensarrangör att få administrativ erfarenhet, utöka ditt nätverk och lära dig nya saker!
förutsättningar för att planera en konferens eller Workshop
innan du godkänner uppgiften måste du ställa dig själv följande frågor:
- har du resurserna?
- har du tid?
- är andra människor eller grupper bättre rustade för detta?
- kan målet för ditt evenemang uppnås på något annat sätt?
om du bestämmer dig för att fortsätta, börja tidigt. De flesta arrangörer rekommenderar att du börjar månader eller ett år före evenemanget.
organisera ett lag
Du behöver ett lag som hjälper dig. Bestäm hur du och ditt team kommer att kommunicera regelbundet. Upprätta dessutom en checklista med en rimlig tidslinje.
Här är några viktiga punkter att tänka på med ditt team för att få processen igång:
- målet för ditt evenemang
- målgrupp
- varaktighet och datum
- övergripande tema
- Konferensstruktur
- fortbildningskrediter (om några)
- utställare (om några)
- besök på relevanta programwebbplatser (om några)
- reklammaterial
- registreringsavgift
skapa en budget
dina utgifter varierar beroende på typen av ditt evenemang. Några vanliga objekt är måltider, förfriskningar, underhållning, plats hyra, uthyrning av utrustning, brevpapper, boende, och transport.
om du behöver kontakta sponsorer eller ansöka om bidragsfinansiering, gör det tidigt.
leta efter huvudtalare
Du kanske vill att någon av inflytande ska starta ditt evenemang och en lika auktoritativ person att avsluta det. Du bör fråga talarna i god tid och i vissa fall erbjuda dem ersättning. Dessutom måste du se till att de förstår vad du förväntar dig av dem.
hantera logistik
När du och ditt team har utarbetat grunderna som nämns ovan kan du uppmärksamma detaljerna. Håll dina deltagares behov i åtanke för att hjälpa dig att bestämma följande:
- plats: behöver du faciliteter med boende och catering?
- Transport: behöver deltagarna resa?
- plats: kommer ditt evenemang att hållas lokalt eller utomlands?
- konferensrum: antal och storlek på rum, sittarrangemang
- utrustning: whiteboards, blädderblock, Wi-Fi, audiovisuell eller ljudutrustning
- kontrakt: har allt skriftligt för tjänster som catering eller uthyrning av utrustning
- registrering: Hur registrerar deltagarna?
- registreringsfrist: bestäm ett datum
- fotografier: kommer evenemanget att fotograferas? Hur kan deltagarna köpa kopior?
- brevpapper: anteckningsböcker, pennor och identifieringstaggar
- underhållning: kommer det att finnas kvällsmåltider med gästtalare, prisutdelningar eller sociala tillfällen?
- säkerhet och säkerhet: Första hjälpen kit?
- volontärer: direkt inträde eller välkomna människor på dagen
skapa ett Program
programmet bör innehålla en beskrivning av händelsen, dess mål, nyckeltalare information, sessioner, deras starttider och titlar på presentationer. Du kan använda ditt tema för att designa en logotyp och märka alla dina konferensmaterial.
planera kampanjer
Du kan behöva publicera din konferens eller workshop för att varna potentiella deltagare eller marknadsföra ditt arbete. Plattformar tillgängliga för detta inkluderar:
- webbplats
- sociala medier
- bloggar
- pressmeddelanden
- journalister–bjud in dem att delta
slutligen, om du får sponsring eller bidragsfinansiering, kom ihåg att tacka finansieringsorganen och / eller sponsorerna.
saker att komma ihåg på dagen
- hantera tidpunkten för sessionerna.
- ordna reservhögtalare om dina huvudtalare inte kan delta.
- Plan för oförutsedda problem: någon tillgänglig för att hjälpa till med problem på konferensdagen.
utför aktiviteter efter evenemanget
efter ditt evenemang, tacka alla för deras ansträngningar och deltagande. Skicka dem en onlineundersökning för att samla in feedback. Viktigast, hålla checklistan från denna händelse för att hjälpa dig att planera din nästa.