czy zostałeś poproszony o zorganizowanie konferencji lub warsztatów? Nie martw się, jest to dobra okazja, aby połączyć się w Sieć i połączyć ludzi we wspólnym celu. Konferencja lub warsztaty mogą być zorganizowane w celu:
- Udostępnij badania
- Rozwiąż problem
- edukuj ludzi
- opracowuj polityki
ponadto, jako organizator konferencji, zdobędziesz doświadczenie administracyjne, poszerzysz swoją sieć i nauczysz się nowych rzeczy!
wymagania dotyczące planowania konferencji lub warsztatów
zanim wyrazisz zgodę na podjęcie się zadania, musisz zadać sobie następujące pytania:
- masz zasoby?
- masz czas?
- czy inni ludzie lub grupy są do tego lepiej przygotowani?
- czy cel Twojego wydarzenia można osiągnąć w inny sposób?
Jeśli zdecydujesz się kontynuować, zacznij wcześniej. Większość organizatorów zaleca rozpoczęcie miesięcy lub rok przed wydarzeniem.
zorganizuj zespół
będziesz potrzebował zespołu, który Ci pomoże. Zdecyduj, jak ty i twój zespół będziecie się regularnie komunikować. Ponadto należy sporządzić listę kontrolną z rozsądnym harmonogramem.
oto kilka głównych punktów do rozważenia z zespołem, aby rozpocząć proces:
- cel wydarzenia
- grupa docelowa
- czas trwania i data
- temat ogólny
- struktura konferencji
- punkty Kształcenia Ustawicznego (jeśli istnieją)
- wystawcy (jeśli istnieją)
- wizyty w odpowiednich miejscach programu (jeśli istnieją)
- Materiały promocyjne
- opłata rejestracyjna
utwórz budżet
twoje wydatki będą się różnić w zależności od charakteru wydarzenia. Niektóre typowe przedmioty To posiłki, napoje, rozrywka, wynajem lokali, wypożyczalnia sprzętu, artykuły papiernicze, zakwaterowanie i transport.
Jeśli chcesz skontaktować się ze sponsorami lub ubiegać się o dofinansowanie, zrób to wcześniej.
Szukaj prelegentów
możesz chcieć, aby ktoś wpływowy rozpoczął Twoje wydarzenie, a osoba równie autorytatywna zakończyła je. Należy zapytać prelegentów z dużym wyprzedzeniem, a w niektórych przypadkach zaoferować im odszkodowanie. Ponadto musisz upewnić się, że rozumieją, czego od nich oczekujesz.
Zarządzanie logistyką
gdy ty i twój zespół opracujecie podstawy wymienione powyżej, możecie zwrócić uwagę na szczegóły. Pamiętaj o potrzebach uczestników, aby pomóc ci w podjęciu następujących decyzji:
- miejsce: potrzebujesz zaplecza z zakwaterowaniem i wyżywieniem?
- Transport: czy uczestnicy muszą podróżować?
- lokalizacja: Czy Twoje wydarzenie odbędzie się w kraju czy za granicą?
- sale konferencyjne: ilość i wielkość pokoi, aranżacja miejsc
- wyposażenie: tablice, flipcharty, Wi-Fi, sprzęt audiowizualny lub nagłośnieniowy
- umowy: wszystko na piśmie dla usług takich jak catering lub wypożyczalnia sprzętu
- rejestracja: w jaki sposób uczestnicy się zarejestrują?
- termin rejestracji: wybierz datę
- Zdjęcia: czy wydarzenie zostanie sfotografowane? W jaki sposób uczestnicy mogą kupować kopie?
- Artykuły papiernicze: notatniki, długopisy i identyfikatory
- rozrywka: czy będą wieczorne posiłki z gościnnymi prelegentami, ceremonie wręczenia nagród lub imprezy towarzyskie?
- Bezpieczeństwo i Ochrona: apteczki?
- wolontariusze: bezpośredni wstęp lub powitanie osób w dniu
Tworzenie programu
program powinien zawierać opis Wydarzenia, jego cele, kluczowe informacje dla prelegentów, sesje, godziny ich rozpoczęcia i tytuły prezentacji. Możesz użyć swojego motywu do zaprojektowania logo i marki wszystkich materiałów konferencyjnych.
Zaplanuj promocje
może być konieczne nagłośnienie konferencji lub warsztatów, aby ostrzec potencjalnych uczestników lub promować swoją pracę. Dostępne platformy to:
- strona internetowa
- media społecznościowe
- blogi
- komunikaty prasowe
- dziennikarze–zaproś ich do udziału
wreszcie, jeśli otrzymujesz sponsoring lub dofinansowanie, pamiętaj, aby podziękować agencjom finansującym i / lub sponsorom.
rzeczy do zapamiętania w dniu
- zarządzaj czasem sesji.
- zorganizuj Głośniki zapasowe w przypadku, gdy głośniki główne nie mogą uczestniczyć.
- Plan na nieprzewidziane problemy: ktoś dostępny do pomocy w sprawach w dniu konferencji.
wykonaj działania po wydarzeniu
po wydarzeniu dziękujemy wszystkim za wysiłek i udział. Wyślij im ankietę online, aby zebrać opinie. Co najważniejsze, zachowaj listę kontrolną tego wydarzenia, aby pomóc ci zaplanować następne.