felkérték Önt, hogy szervezzen konferenciát vagy workshopot? Ne aggódj; ez egy jó lehetőség az Ön számára, hogy a hálózat, és hogy az emberek egy közös célra. A konferencia vagy workshop lehet szervezni, hogy:
- share research
- probléma kezelése
- oktassák az embereket
- fejleszteni politikák
továbbá, mint a konferencia szervezője, akkor szert adminisztratív tapasztalat, bővíteni a hálózatot, és tanulni új dolgokat!
A konferencia vagy műhely tervezésének követelményei
mielőtt beleegyezne a feladatba, fel kell tennie magának a következő kérdéseket:
- megvan a forrás?
- van időd?
- vannak más emberek vagy csoportok jobban felszerelt erre?
- lehet-e más módon elérni az esemény célját?
Ha úgy dönt, hogy folytatja, kezdje Korán. A legtöbb szervező azt javasolja, hogy hónapokkal vagy egy évvel az esemény előtt kezdje el.
szervezzen egy csapatot
szüksége lesz egy csapatra, hogy segítsen. Döntse el, hogy Ön és csapata hogyan fog rendszeresen kommunikálni. Ezenkívül készítsen egy ellenőrző listát ésszerű ütemtervvel.
Íme néhány fő szempont, amelyet figyelembe kell venni a csapattal a folyamat elindításához:
- A cél, hogy a rendezvény
- célközönség
- Időtartama dátum
- Általános téma
- Konferencia szerkezet
- továbbképzési kredit (ha van)
- Kiállítók (ha van)
- Látogatások vonatkozó program oldalak (ha van)
- Promóciós anyagok
- Regisztrációs díj
hozzon Létre egy Költségvetési
A költség változhat, attól függően, hogy a természet az esemény. Néhány közös elemek étkezés, frissítők, szórakozás, helyszín bérlés, berendezések bérlése, írószerek, szállás, és a közlekedés.
ha szponzorokhoz kell fordulnia, vagy támogatásfinanszírozásra kell jelentkeznie, akkor tegye meg korán.
keresse meg a vitaindító előadókat
lehet, hogy azt szeretné, ha valaki befolyásos lenne az esemény elindításához, és egy ugyanolyan hiteles személy, aki véget vet ennek. A felszólalókat előzetesen meg kell kérdeznie, egyes esetekben pedig kártérítést kell nyújtania nekik. Ezenkívül meg kell győződnie arról, hogy megértik, mit vár tőlük.
logisztika kezelése
miután Ön és csapata kidolgozta a fent említett alapokat, felhívhatja a figyelmet a részletekre. Tartsa szem előtt a résztvevők igényeit, hogy segítsen eldönteni a következőket:
- helyszín: szüksége van szálláshely-szolgáltatásra és vendéglátásra?
- közlekedés: a résztvevőknek utazniuk kell?
- helyszín: az Ön rendezvényét helyben vagy külföldön rendezik meg?
- Konferencia szobák száma: a nagy méretű szobák, ülésrendet
- Felszerelések: táblák, flip diagramok, Wi-Fi, audiovizuális vagy hang berendezések
- Szerződések: mindent írásban szolgáltatások, mint például a vendéglátás vagy a berendezés bérleti
- Regisztráció: hogyan résztvevők regisztrálni?
- regisztrációs határidő: döntse el a dátumot
- fényképek: lesz az esemény fényképezett? Hogyan vásárolhatnak másolatokat a résztvevők?
- írószerek: jegyzetfüzetek, tollak és azonosító címkék
- szórakozás: lesz-e esti étkezés vendégelőadókkal, díjátadó ünnepségekkel vagy társadalmi alkalmakkal?
- biztonság és biztonság: elsősegély-készletek?
- önkéntesek: közvetlen belépés vagy üdvözlés az emberek napján
hozzon létre egy programot
a programnak tartalmaznia kell az esemény leírását, céljait, kulcsfontosságú hangszóró-információkat, üléseket, azok kezdőidőit és előadásait. A téma segítségével megtervezhet egy logót, és megjelölheti az összes konferencia anyagát.
terv promóciók
előfordulhat, hogy nyilvánosságra kell hoznia konferenciáját vagy műhelyét, hogy figyelmeztesse a potenciális résztvevőket vagy népszerűsítse munkáját. Az erre elérhető platformok a következők:
- weboldal
- közösségi média
- blogok
- sajtóközlemények
- újságírók-hívja meg őket, hogy vegyenek részt
végül, ha szponzori vagy támogatási támogatást kap, ne felejtse el megköszönni a finanszírozó ügynökségeknek és / vagy szponzoroknak.
dolog, hogy emlékezzen a nap
- kezelése időzítés a munkamenetek.
- gondoskodjon biztonsági hangszórókról abban az esetben, ha a keynote hangszórói nem tudnak részt venni.
- terv előre nem látható problémák: valaki rendelkezésre áll, hogy segítsen a kérdésekben a konferencia napján.
esemény utáni tevékenységek végrehajtása
az esemény után mindenkinek köszönjük erőfeszítéseit és részvételét. Írjon nekik egy online felmérést, hogy visszajelzést gyűjtsön. A legfontosabb, hogy tartsa az ellenőrző listát az eseményről, hogy segítsen megtervezni a következőt.