Onko sinua pyydetty järjestämään konferenssi tai työpaja? Älä huoli, se on sinulle hyvä tilaisuus verkostoitua ja tuoda ihmisiä yhteen yhteistä tarkoitusta varten. Konferenssi tai työpaja voidaan järjestää:
- Jaa tutkimus
- ongelman ratkaisemiseksi
- kouluttaa ihmisiä
- kehittää politiikkaa
lisäksi konferenssin järjestäjänä saat hallinnollista kokemusta, laajennat verkostoasi ja opit uutta!
konferenssin tai työpajan suunnittelun edellytykset
ennen kuin suostut ottamaan tehtävän vastaan, sinun on kysyttävä itseltäsi seuraavat kysymykset:
- onko sinulla resursseja?
- onko sinulla aikaa?
- ovatko muut ihmiset tai ryhmät tähän paremmin varustautuneita?
- voidaanko tapahtumasi tavoite saavuttaa jollain muulla tavalla?
Jos päätät edetä, aloita aikaisin. Useimmat järjestäjät suosittelevat aloitusta kuukausia tai vuotta ennen tapahtumaa.
Järjestä joukkue
tarvitset tiimin avuksesi. Päätä, miten sinä ja tiimisi kommunikoitte säännöllisesti. Laadi lisäksi tarkistuslista, jossa on kohtuullinen aikataulu.
Tässä muutamia pääkohtia pohdittavaksi tiimisi kanssa prosessin käynnistämiseksi:
- tapahtuman tavoite
- kohdeyleisö
- yleinen teema
- Konferenssirakenne
- täydennyskoulutuksen opintopisteet (jos on)
- Näytteilleasettajat (jos on)
- vierailut asiaankuuluviin ohjelmapaikkoihin (jos on)
- Promootiomateriaalit
kesto ja päivämäärä
ilmoittautumismaksu
konferenssi
Luo budjetti
menosi vaihtelevat tapahtuman luonteen mukaan. Joitakin yleisiä tarvikkeita ovat ateriat, virvokkeet, ajanviete, juhlapaikkojen vuokraus, välinevuokraus, paperitavarat, majoitus ja kuljetus.
Jos sinun on lähestyttävä sponsoreita tai haettava apurahaa, tee se ajoissa.
Etsi pääpuhujia
saatat haluta jonkun vaikutusvaltaisen henkilön aloittavan tapahtumasi ja yhtä arvovaltaisen henkilön lopettavan sen. Puhujilta kannattaa kysyä hyvissä ajoin ja joissakin tapauksissa tarjota heille korvausta. Lisäksi sinun täytyy varmistaa, että he ymmärtävät, mitä odotat heiltä.
Hallitse logistiikkaa
kun olet tiimisi kanssa selvittänyt edellä mainitut perusteet, voit kiinnittää huomiosi yksityiskohtiin. Pidä osallistujien tarpeet mielessä, jotta voit päättää seuraavista asioista:
- paikka: tarvitsetko tiloja majoitus-ja tarjoiluineen?
- Liikenne: tarvitseeko osallistujien matkustaa?
- paikkakunta: järjestetäänkö tapahtumasi paikallisesti vai ulkomailla?
- Kokoushuoneet: huoneiden lukumäärä ja koko, istumapaikat
- Varusteet: valkotaulut, fläppitaulut, Wi-Fi, audiovisuaaliset tai äänentoistolaitteet
- sopimukset: onko kaikki kirjallisesti palveluita, kuten ateriapalveluja tai välinevuokrausta varten
- ilmoittautuminen: miten osallistujat ilmoittautuvat?
- ilmoittautumisen määräaika: päätä päivämäärä
- Valokuvat: kuvataanko tapahtuma? Miten osallistujat voivat ostaa kopioita?
- paperitavarat: muistikirjat, kynät ja henkilötunnukset
- Viihde: tuleeko illallisia vierailevine puhujineen, palkintoseremonioita vai seurapiiritilaisuuksia?
- turvallisuus: ensiapupakkaukset?
- vapaaehtoiset: päivän suora sisäänpääsy tai tervetuliaisväki
luo ohjelma
ohjelman tulee sisältää kuvaus tapahtumasta, sen tavoitteista, keskeisistä puhujatiedoista, sessioista, niiden alkamisajoista ja esitysten otsikoista. Voit käyttää teemaa suunnitella logo ja brändätä kaikki konferenssimateriaalit.
Plan Promotions
saatat joutua julkistamaan konferenssisi tai workshopisi varoittaaksesi mahdollisia osallistujia tai edistääksesi työtäsi. Alustoja tähän ovat esimerkiksi:
- verkkosivut
- sosiaalisen median
- lehdistötiedotteet
- toimittajat–kutsuvat paikalle
blogit
lopuksi, jos saat sponsorointia tai apurahaa, muista kiittää rahoittajia ja / tai sponsoreita.
päivän muistettavat asiat
- hoitavat istuntojen ajoituksen.
- Järjestä varapuhujia siltä varalta, että pääpuhujasi eivät pääse paikalle.
- Suunnittele ennalta arvaamattomia ongelmia: joku käytettävissä auttamaan asioissa konferenssipäivänä.
Suorita tapahtuman jälkeinen toiminta
tapahtuman jälkeen, kiitä kaikkia heidän panoksestaan ja osallistumisestaan. Lähetä heille verkkokysely palautteen keräämiseksi. Mikä tärkeintä, pidä muistilista tästä tapahtumasta, jotta voit suunnitella seuraavan.