een PMO is een Project Management Office. Het is een functie binnen een organisatie die de normen voor projectmanagement definieert. En het kan ook veel meer doen dan dat.
het belangrijkste doel van een Project Management Office (PMO) is ervoor te zorgen dat projecten en programma ‘ s worden uitgevoerd op een herhaalbare, gestandaardiseerde manier. Maar hoe doet een PMO dat eigenlijk? En wat doet het PMO team de hele dag?
We hebben de antwoorden.
Wat zijn de functies van een Project Management Office (PMO)?
een PMO is de ruggengraat van een succesvolle projectmanagementbenadering binnen een organisatie. Het is een functie die beslissingsondersteunende informatie verstrekt, hoewel het zelf geen beslissingen neemt.
een PMO ondersteunt de projectleveringsmechanismen door ervoor te zorgen dat alle bedrijfsveranderingen in een organisatie op een gecontroleerde manier worden beheerd. PMO ‘ s hebben een scala aan functies, en de diensten die zij aanbieden zijn vaak afhankelijk van de volwassenheid van de afdeling en de vaardigheden van de mensen die in de PMO werken.
op een zeer basisniveau ondersteunt de PMO de project management teams, en de mensen nemen beslissingen over financiering, prioritering en resourcing.
De meest volwassen PMO ‘ s leveren:
- Governance. De PMO zorgt ervoor dat beslissingen worden genomen door de juiste mensen, op basis van de juiste informatie. De rol van governance kan ook bestaan uit audits of peer reviews, het ontwikkelen van project-en programmastructuren en het waarborgen van verantwoordingsplicht op alle niveaus.
- transparantie. De PMO is verantwoordelijk voor het verstrekken van informatie en het zijn de enige bron van de waarheid. Informatie moet relevant en accuraat zijn om een effectieve besluitvorming te ondersteunen, en aan mensen worden verstrekt op een manier die ze kunnen begrijpen.
- herbruikbaarheid. De PMO faciliteert het delen van kennis. Dit voorkomt dat projectteams het wiel opnieuw uitvinden en maakt de PMO het centrale punt voor geleerde lessen, sjablonen en best practices.
- Leveringsondersteuning. De PMO maakt het voor projectteams gemakkelijk om hun werk te doen door het verminderen van bureaucratie, het verstrekken van training, coaching, mentoring en kwaliteitsborging.
- traceerbaarheid. De PMO biedt de functie voor het beheren van documentatie, projectgeschiedenis en organisatorische kennis.
in werkelijkheid zullen de meeste PMO ‘ s een mix van activiteiten uitvoeren en een reeks diensten leveren die zijn toegesneden op de behoeften van de organisatie.
dus wat betekent dat eigenlijk in de praktijk? PMO-teams vervullen een verscheidenheid aan functies op een dagelijkse basis, waaronder:
- verzamelen van gegevens over projectvoortgang en opstellen van rapporten
- ontwikkelen van normen en processen
- aanmoedigen (of afdwingen waar nodig) van het gebruik van die normen en processen
- beheer van middelen voor projecten
- leveren van opleiding en begeleiding projectteam leden
- beheer van afhankelijkheden over meerdere projecten
- volgen en beheren van projectvoordelen
- rapportage over financiële informatie zoals rendement op investeringen.
als onderdeel hiervan is de PMO ook de hoedster van Enterprise Project Management tools en project management methoden. Normaal gesproken zal er een expert (of meerdere) in de PMO zijn die projectmanagers en hun teams kan ondersteunen met het gebruik van projectgerelateerde software.
Wat zijn de voordelen van een PMO?
het op een gestandaardiseerde manier uitvoeren van projecten en programma ‘ s heeft veel voordelen. Ten eerste is het goedkoper om iedereen de dingen op dezelfde manier te laten doen. Er zijn schaalvoordelen die gepaard gaan met de invoering van standaardisatie, maar het is ook efficiënter.
wanneer elke projectmanager zijn eigen manier van risicomanagement moet uitwerken, lijdt de organisatie aan veel verspilde tijd. Als je iemand een sjabloon kunt geven over hoe je risico ‘ s op een project kunt beheren, bespaar je ze moeite. Bovendien kunt u effectiever profiteren van organisatorische kennis. De geleerde lessen van een project kunnen worden vastgelegd en geïntegreerd in de manier waarop je dingen doet – zodat andere projecten ook profiteren van die kennis.
wanneer er een gemeenschappelijke manier van werken is, raken managers en hun teams gewend aan wat ze kunnen verwachten. Dit betekent dat het starten van een project sneller gaat, omdat iedereen al de gemeenschappelijke woordenschat en verwachtingen deelt voor het werken aan een project.
als extra bonus betekenen gemeenschappelijke rapportagekaders dat mensen sneller en consistenter aan het project kunnen bijdragen. Stakeholders hoeven geen tijd te besteden aan het uitwerken van hoe ze vooruitgang in de keten gaan rapporteren, omdat er al een raamwerk is om dat te doen.
Wat zijn de verschillende soorten PMO?
onderzoek van PM Solutions zegt dat 85% van de organisaties PMO ‘ s hebben. De gemiddelde PMO heeft een staf van negen mensen, elk met ongeveer 10 jaar ervaring in een projectrol. Het werkt op 75 projecten per jaar en heeft een budget van $500k.
natuurlijk is er niet echt zoiets als een gemiddelde PMO. PMOs zien er anders uit in verschillende organisaties, zoals je zou verwachten.
uw PMO kan een centrale functie zijn die rapporteert aan de Board-PM Solutions ‘State of the PMO studie wijst op bijna de helft van de PMO’ s die rapporteren in de C-suite. Er zijn echter alternatieven die beter voor u zouden kunnen werken en meer afgestemd zijn op de manier waarop uw organisatie kiest om verandering te beheren.
uw PMO kan een afdeling binnen een afdeling zijn. U kunt een hub-and-spoke model hebben met een centrale PMO en divisionele eenheden op verschillende locaties. De PMO kan zelfs een tijdelijk team zijn, samengesteld om een groot programma te ondersteunen. Het kan een kenniscentrum voor opleiding en normen omvatten, of dat kan apart zijn. Kortom, er zijn een aantal verschillende manieren om een PMO te laten werken, en ze hebben allemaal het doel om operationele efficiëntie te bieden en het succesvol doorvoeren van veranderingen te ondersteunen.
Lees verder: de 5 verschillende soorten PMO
welk model u ook kiest voor uw PMO, de juiste implementatie zal ongetwijfeld het verschil maken tussen een functie die het succes van projecten verhoogt en een functie die zich alleen richt op retrospectieve rapportage.
een volwassen PMO kan een organisatie echt helpen om optimaal gebruik te maken van de tools, methoden en het bekwame personeel dat ze hebben, door ervoor te zorgen dat al deze middelen op de best mogelijke manier worden gebruikt om de strategische doelstellingen van de organisatie te ondersteunen.
welke rollen vindt u binnen een PMO?
zoals bij alle teams wordt een PMO geleid door een leider. Dat is alles wat we met zekerheid kunnen zeggen! De reden waarom het moeilijker is om specifiek te zijn is dat de teamleden binnen de PMO zullen worden gekozen om de functie en mogelijkheden van de PMO het beste te ondersteunen. Als u bijvoorbeeld een trainingsprogramma wilt aanbieden aan projectmanagers, wilt u dat uw PMO wordt bemand door mensen met ervaring in het geven van trainingen, en waarschijnlijk met de ervaring dat ze het werk al enige tijd hebben gedaan, zodat ze gemakkelijker vragen kunnen beantwoorden.
als uw PMO voornamelijk managementinformatie en diepgaande portfolio-analyse levert, zou u willen dat iemand in het team zijn weg kent in data-analysetools.
over het algemeen heb je een mix van vaardigheden in het PMO-team, die elk de anderen aanvullen. Je hebt beheerders en coördinatoren, data-analisten en software-experts, trainers, coaches en senior managers. Iedereen in het team zal beschikken over een scala aan PMO competenties die hen in staat stellen om bij te dragen aan de organisatie.
in sommige bedrijven rapporteren de projectmanagers direct aan de PMO, hoewel dit niet zo gebruikelijk is als je je zou kunnen voorstellen. De toenemende volwassenheid van de PMO-functie betekent dat we in de toekomst meer en meer projectmanagers zullen zien rapporteren in een PMO, wat op zijn beurt een betere kans biedt voor standaardisatie en het inbedden van tools en processen.
de PMO: uw strategische Partner
uiteindelijk moet het Project Management Office (PMO) fungeren als een strategische zakenpartner. Het is er om de behoeften van de organisatie te dienen. Een goede PMO zal uitdagen, hebben de moeilijke gesprekken en kampioen benaderingen die leiden tot grotere resultaten.
met een ondersteunende PMO achter u, kan uw organisatie uw doelen sneller bereiken en uw strategie met meer zekerheid in het resultaat leveren. Als je serieus bent over het leveren van verandering, moet je serieus worden over het maken van uw PMO het beste kan zijn.
andere gerelateerde artikelen
vragen die u moet stellen bij het implementeren van een PMO
de veranderende rol van de PMO Manager
wat voor soort PMO bent u?
PMO-beheer: de globale uitdaging om Relevant te blijven
hoe PMO ‘ s bijdragen aan organisatorische uitlijning
uw PMO uitrusten voor het beheren van voordelen