a PMO egy projektmenedzsment Iroda. Ez egy szervezeten belüli funkció, amely meghatározza a projektmenedzsment szabványait. És ennél sokkal többre is képes.
A projektmenedzsment Iroda (PMO) fő célja annak biztosítása, hogy a projektek és programok megismételhető, szabványosított módon működjenek. De hogyan csinálja ezt egy PMO? És mit csinál a PMO csapata egész nap?
megvannak a válaszok.
melyek a projektmenedzsment Iroda (PMO) funkciói?
a PMO egy szervezet sikeres projektmenedzsment-megközelítésének gerince. Ez egy olyan funkció, amely döntéstámogató információkat nyújt, bár maga nem hoz döntéseket.
a PMO támogatja a projekt szállítási mechanizmusait annak biztosításával, hogy a szervezet minden üzleti változását ellenőrzött módon irányítsák. A PMO-k számos funkcióval rendelkeznek, és az általuk kínált szolgáltatások gyakran az osztály érettségétől és a PMO-ban dolgozó emberek készségeitől függenek.
nagyon alapszinten a PMO támogatja a projektmenedzsment csapatokat, az emberek pedig döntéseket hoznak a finanszírozásról, a prioritásokról és az erőforrásokról.
a legérettebb PMOs biztosítja:
- kormányzás. A PMO biztosítja, hogy a döntéseket a megfelelő emberek hozzák meg, a megfelelő információk alapján. Az irányítási szerep magában foglalhatja az ellenőrzéseket vagy a szakértői értékeléseket, a projekt-és programstruktúrák kidolgozását, valamint az elszámoltathatóság biztosítását minden szinten.
- átláthatóság. A PMO felelős azért, hogy információt szolgáltasson, és az igazság egyetlen forrása legyen. Az információknak relevánsnak és pontosnak kell lenniük a hatékony döntéshozatal támogatása érdekében, és olyan módon kell nyújtaniuk az embereknek, ahogyan azt megértik.
- újrafelhasználhatóság. A PMO megkönnyíti a tudás megosztását. Ez megakadályozza, hogy a projektcsapatok újra feltalálják a kereket, és a PMO-t a tanulságok, sablonok és a legjobb gyakorlatok központi pontjává teszi.
- szállítási támogatás. A PMO megkönnyíti a projektcsapatok munkáját a bürokrácia csökkentésével, képzés, coaching, mentorálás és minőségbiztosítás biztosításával.
- nyomonkövethetőség. A PMO feladata a dokumentáció, a projekt előzményeinek, valamint a szervezeti ismeretek kezelése.
a valóságban a legtöbb PMOs a tevékenységek keverékét végzi, és a szervezet igényeihez szabott szolgáltatásokat nyújt.
tehát mit jelent ez valójában a gyakorlatban? A PMO csapatok különböző feladatokat látnak el napi rendszerességgel, többek között:
- adatok Összegyűjtése a projekt előrehaladását, valamint jelentések készítése
- Fejlődő szabványok, valamint a folyamatok
- Biztató (vagy érvényesítése amennyiben szükséges) a használatát azok a szabványok, valamint a folyamatok
- erőforrások Kezelése a projektek
- Nyilvánított képzési, mentori projekt csapat tagjai
- függőségek Kezelése több projektek
- Nyomon követése, kezelése projekt előnyei
- jelentés a pénzügyi információkat, mint például a megtérülést.
ennek részeként a PMO a vállalati projektmenedzsment eszközök és projektmenedzsment módszerek őrzője is. A PMO-ban általában lesz egy szakértő (vagy több), aki bármilyen projekttel kapcsolatos szoftver használatával támogathatja a projektmenedzsereket és csapataikat.
milyen előnyei vannak a PMO-nak?
a projektek és programok szabványosított módon történő futtatása sok előnnyel jár. Az egyik, ez olcsóbb, hogy mindenki csinál dolgokat ugyanúgy. Vannak méretgazdaságosság, hogy jön a bevezetése szabványosítás, de ez is hatékonyabb.
amikor minden projektmenedzsernek ki kell dolgoznia a saját kockázatkezelési módját, a szervezet sok elvesztegetett időt szenved. Ha tud adni valakinek egy sablont, hogyan kell kezelni a kockázatot a projekt, te megtakarítás őket erőfeszítés. Ráadásul hatékonyabban kihasználhatja a szervezeti ismereteket. Az egyik projekt tanulságait meg lehet ragadni és bele lehet építeni a dolgok módjába-hogy más projektek is részesüljenek ebből a tudásból.
ha van közös munkamódszer, a vezetők és csapataik megszokják, hogy mire számíthatnak. Ez azt jelenti, hogy egy projekt elindítása gyorsabban történik, mivel mindenki már osztja a közös szókincset és elvárásokat a projekten való munkavégzéshez.
extra bónuszként a közös jelentési keretek azt jelentik, hogy az emberek gyorsabban és következetesen hozzájárulhatnak a projekthez. Az érdekelt feleknek nem kell időt tölteniük annak kidolgozásával, hogy miként fogják bejelenteni az előrehaladást a láncban, mert erre már van keret.
mik a különböző típusú PMO?
a PM Solutions kutatása szerint a szervezetek 85% – a rendelkezik PMOs-szal. Az átlagos PMO kilenc fős személyzettel rendelkezik, mindegyik körülbelül 10 éves tapasztalattal rendelkezik a projekt szerepében. Évente 75 projekten dolgozik, 500 ezer dolláros költségvetéssel.
természetesen nincs olyan dolog, mint egy átlagos PMO. A PMOs másképp néz ki a különböző szervezetekben, ahogy az elvárható.
a PMO lehet egy központi funkció jelentési a Board-PM Solutions ‘ állam a PMO tanulmány rámutat, hogy közel fele PMOs jelentési a C-suite. Vannak azonban olyan alternatívák, amelyek jobban működnek az Ön számára, és jobban igazodnak ahhoz, ahogyan a szervezet a változás kezelését választja.
a PMO lehet egy részlegen belül. Lehet, hogy van egy hub-and-küllős modell egy központi PMO és megosztási egységek különböző helyszíneken. A PMO akár ideiglenes csapat is lehet, amelyet egy nagy program támogatására állítanak össze. Ez magában foglalhatja a képzési és Szabványügyi kiválósági központot, vagy amely külön lehet. Röviden: a PMO működésének számos különböző módja van, és mindegyiknek az a célja, hogy működési hatékonyságot biztosítson és támogassa a változás sikeres megvalósítását.
olvassa tovább: az 5 különböző típusú PMO
bármelyik modellt választja a PMO-hoz, a végrehajtási jog megszerzése kétségtelenül különbséget tesz egy olyan funkció között, amely növeli a projektek sikerét, és amely csak a visszamenőleges jelentésre összpontosít.
az érett PMO valóban segíthet egy szervezetnek abban, hogy a lehető legtöbbet hozza ki az általuk használt eszközökből, módszerekből és képzett személyzetből azáltal, hogy biztosítja, hogy ezeket az erőforrásokat a lehető legjobb módon használják fel a szervezet stratégiai céljainak támogatására.
milyen szerepeket talál a PMO-n belül?
mint minden csapat, a PMO élén egy vezető. Ez minden, amit biztosan mondhatunk! Azért nehezebb konkrétnak lenni, mert a PMO-n belüli csapattagokat úgy választják ki, hogy a lehető legjobban támogassák a PMO működését és képességeit. Például, ha azt szeretnénk, hogy a képzési program, projekt menedzserek, azt szeretné, hogy az PMO, hogy munkatársai az emberek a tapasztalat az megvalósítása a képzés, de talán az a tapasztalat, hogy kész a munka már egy ideje, így azok könnyebben válaszol a kérdésekre.
Ha a PMO túlnyomórészt vezetői információkat és mély portfólióelemzést nyújt, azt szeretné, ha valaki a csapatból megismerné az adatelemző eszközöket.
általában a készségek keveréke lesz a PMO csapatban, mindegyik kiegészíti a többieket. Lehetnek adminisztrátorok és koordinátorok, adatelemzők és szoftverszakértők, oktatók, edzők és felsővezetők. A csapat minden tagja számos PMO kompetenciával rendelkezik, amelyek lehetővé teszik számukra, hogy hozzájáruljanak a szervezethez.
egyes vállalatoknál a projektmenedzserek közvetlenül a PMO-nak jelentenek, bár ez nem olyan gyakori, mint gondolnád. A PMO funkció növekvő érettsége azt jelenti, hogy a jövőben valószínűleg egyre több projektmenedzser jelentkezik PMO-ba, ami viszont jobb lehetőséget kínál az eszközök és folyamatok szabványosítására és beágyazására.
A PMO: stratégiai partnere
végül a projektmenedzsment irodának (PMO) stratégiai üzleti partnerként kell működnie. Ott van, hogy szolgálja a szervezet igényeit. Egy jó PMO kihívást jelent, a nehéz beszélgetések és a bajnok megközelítések, amelyek nagyobb eredményekhez vezetnek.
egy támogató PMO mögött, a szervezet elérheti a céljait gyorsabban, és adja meg a stratégia nagyobb bizonyossággal az eredmény. Ha komolyan gondolja a változást, komolyan kell vennie, hogy a PMO-t a lehető legjobbá tegye.
egyéb kapcsolódó cikkek
kérdések, amelyeket fel kell tennie a PMO végrehajtásakor
a PMO menedzser változó szerepe
milyen PMO vagy?
PMO Management: A globális kihívás, hogy releváns maradjon
hogyan járul hozzá a PMOs a szervezeti összehangoláshoz
a PMO felszerelése az előnyök kezelésére