A PMO on Projektinhallintatoimisto. Se on organisaation sisäinen toiminto, joka määrittelee projektinhallinnan standardit. Ja se voi tehdä paljon muutakin.
Projektinhallintatoimiston (Project Management Office, PMO) päätarkoitus on varmistaa, että projektit ja ohjelmat ajetaan toistettavalla, standardoidulla tavalla. Mutta miten PMO tekee sen? Mitä PMO-tiimi tekee koko päivän?
saimme vastaukset.
mitkä ovat Projektinhallintatoimiston tehtävät?
PMO on onnistuneen projektinhallinnan selkäranka organisaatiossa. Se on toiminto, joka tarjoaa päätöksentekoa tukevaa tietoa, vaikka se ei tee mitään päätöksiä itse.
PMO tukee projektin toteutusmekanismeja varmistamalla, että kaikki organisaatiossa tapahtuva liiketoiminnan muutos hoidetaan hallitusti. Pmoilla on useita toimintoja, ja niiden tarjoamat palvelut riippuvat usein osaston kypsyydestä ja PMO: ssa työskentelevien ihmisten taidoista.
hyvin perustasolla PMO tukee projektin johtoryhmiä, ja ihmiset tekevät päätökset rahoituksesta, priorisoinnista ja resursoinnista.
kypsimmät Pmot tarjoavat:
- hallintoa. PMO varmistaa, että päätökset tekevät oikeat ihmiset oikeiden tietojen pohjalta. Hallintotehtävään voi kuulua myös auditointeja tai vertaisarviointeja, projekti-ja ohjelmarakenteiden kehittämistä sekä vastuuvelvollisuuden varmistamista kaikilla tasoilla.
- avoimuus. PMO: n tehtävänä on antaa tietoa ja olla yksi totuuden lähde. Tiedon tulisi olla relevanttia ja täsmällistä tehokkaan päätöksenteon tueksi, ja sitä tulisi antaa ihmisille heidän ymmärtämällään tavalla.
- uudelleenkäytettävyys. PMO helpottaa tiedon jakamista. Tämä estää projektiryhmiä keksimästä pyörää uudelleen ja tekee PMO: sta keskeisen pisteen saaduille kokemuksille, malleille ja parhaille käytännöille.
- Toimitustuki. PMO helpottaa projektiryhmien työtä vähentämällä byrokratiaa, tarjoamalla koulutusta, valmennusta, mentorointia ja laadunvarmistusta.
- jäljitettävyys. PMO tarjoaa toiminnon dokumentaation, projektihistorian ja organisatorisen tietämyksen hallintaan.
todellisuudessa useimmat PMOs: t tekevät sekoituksen toimintoja ja tarjoavat erilaisia palveluita, jotka on räätälöity organisaation tarpeisiin.
Mitä se käytännössä tarkoittaa? PMO-tiimit suorittavat erilaisia tehtäviä päivittäin, mukaan lukien:
- kerää tietoa hankkeen etenemisestä ja tuottaa raportteja
- standardien ja prosessien kehittäminen
- rohkaisee (tai tarvittaessa valvoo) kyseisten standardien ja prosessien käyttöä
- hankkeiden resurssien hallinta
- hankeryhmän jäsenten koulutus-ja mentorointitoiminta
- riippuvuuksien hallinta useissa hankkeissa
- hankkeen hyötyjen seuranta ja hallinta
- raportointi taloudellisista tiedoista, kuten sijoitetun pääoman tuotosta.
osana tätä PMO on myös yritysten projektinhallintatyökalujen ja projektinhallintamenetelmien suojelija. PMO: ssa on yleensä asiantuntija (tai useampi), joka voi tukea projektipäälliköitä ja heidän tiimejään minkä tahansa projektiin liittyvän ohjelmiston käytössä.
mitä hyötyä PMO: sta on?
projektien ja ohjelmien pyörittämisestä standardoidulla tavalla on paljon hyötyä. Yhdelle on halvempaa, että kaikki tekevät asiat samalla tavalla. On mittakaavaetuja, jotka tulevat käyttöön standardointi, mutta se on myös tehokkaampaa.
kun jokaisen projektipäällikön on keksittävä oma tapansa hallita riskejä, organisaatio kärsii paljon hukkaan heitetystä ajasta. Jos voit antaa jollekin mallin siitä, miten hallita riskejä projektissa, säästät heiltä vaivaa. Lisäksi voit hyödyntää organisaatiotietoutta tehokkaammin. Yhdessä projektissa opitut asiat voi ottaa talteen ja sisällyttää omaan tekemiseensä – niin, että myös muut projektit hyötyvät tästä tiedosta.
kun on yhteinen tapa toimia, esimiehet tiimeineen tottuvat siihen, mitä odottaa. Tämä tarkoittaa, että projektin aloittaminen tapahtuu nopeammin, koska kaikilla on jo yhteinen sanasto ja odotukset projektityöskentelylle.
lisäbonuksena yhteiset raportointikehykset tarkoittavat, että ihmiset voivat osallistua projektiin nopeammin ja johdonmukaisemmin. Sidosryhmien ei tarvitse käyttää aikaa sen selvittämiseen, miten ne aikovat raportoida edistymisestä ketjussa, koska sille on jo olemassa puitteet.
mitkä ovat PMO: n eri tyypit?
pm Solutionsin tutkimuksen mukaan 85 prosentilla organisaatioista on PMOs. Keskimäärin PMO: ssa työskentelee yhdeksän henkilöä, joista jokaisella on noin 10 vuoden kokemus projektiroolista. Se toimii 75 projektissa vuodessa ja sen budjetti on 500 dollaria.
ei tietenkään ole mitään sellaista kuin keskimääräinen PMO. PMOs näyttää erilaiselta eri organisaatioissa, kuten arvata saattaa.
PMO saattaa olla keskeinen funktio, joka raportoi johtokunnalle – PMO-tutkimuksen PMO-tilan PMO-tutkimuksen mukaan lähes puolet PMOs-raportoinnista C-Suiteen. On kuitenkin olemassa vaihtoehtoja, jotka voivat toimia paremmin sinun kannaltasi ja olla paremmin linjassa sen kanssa, miten organisaatiosi päättää hallita muutosta.
PMO saattaa olla osastoon kuuluva osasto. Sinulla voi olla napa-ja-puhui malli Keski PMO ja divisioonien yksiköitä eri paikoissa. PMO saattaa olla jopa väliaikainen tiimi, joka on koottu tukemaan suurta ohjelmaa. Se voi sisältää koulutuksen ja standardien osaamiskeskuksen, tai se voi olla erillinen. Lyhyesti sanottuna PMO: lla on useita eri tapoja toimia, ja niiden kaikkien tavoitteena on tarjota toiminnallista tehokkuutta ja tukea muutoksen onnistunutta toteuttamista.
Read Next: 5 erilaista PMO: ta
riippumatta siitä, minkä mallin valitset PMO: llesi, toteutusoikeuksien saaminen tekee epäilemättä eron projektien onnistumista lisäävän toiminnon ja pelkästään takautuvaan raportointiin keskittyvän toiminnon välillä.
kypsä PMO voi todella auttaa organisaatiota hyödyntämään käytössään olevia työkaluja, menetelmiä ja ammattitaitoista henkilökuntaa varmistamalla, että kaikkia näitä resursseja käytetään parhaalla mahdollisella tavalla organisaation strategisten tavoitteiden tukemiseen.
mitä rooleja löytyy PMO: sta?
kuten kaikilla joukkueilla, PMO: ta johtaa johtaja. Enempää emme voi varmuudella sanoa! Syy on vaikeampi olla tarkka on, että tiimin jäsenet sisällä PMO valitaan parhaiten tukemaan toimintaa ja valmiuksia PMO. Esimerkiksi, jos haluat tarjota koulutusohjelman projektipäälliköille, haluat, että PMO: n henkilökuntaan kuuluu ihmisiä, joilla on kokemusta koulutuksen toimittamisesta ja luultavasti kokemusta siitä, että he ovat tehneet työtä jo jonkin aikaa, jotta he voisivat helpommin vastata kysymyksiin.
Jos PMO tarjoaa pääasiassa johtamistietoa ja syvällistä portfolioanalyysiä, toivoisit jonkun tiimissä tuntevan tietonsa tietojen analysointityökaluista.
yleensä PMO-joukkueessa on erilaisia taitoja, joista jokainen täydentää muita. Sinulla voi olla järjestelmänvalvojia ja koordinaattoreita, data-analyytikkoja ja ohjelmisto-asiantuntijoita, kouluttajia, valmentajia ja ylempiä johtajia. Jokaisella tiimissä on erilaisia PMO-taitoja, joiden avulla he voivat osallistua organisaatioon.
joissakin yrityksissä projektipäälliköt raportoivat suoraan PMO: lle, vaikka tämä ei olekaan niin yleistä kuin voisi kuvitella. PMO-toiminnon kasvava kypsyys tarkoittaa, että näemme todennäköisesti yhä useamman projektipäällikön raportoivan tulevaisuudessa PMO: Hon, mikä puolestaan tarjoaa paremmat mahdollisuudet standardointiin ja työkalujen ja prosessien upottamiseen.
PMO: strateginen kumppanisi
Viime kädessä Projektinhallintatoimiston (PMO) tulisi toimia strategisena liikekumppanina. Se palvelee organisaation tarpeita. Hyvä PMO haastaa, on vaikeita keskusteluja ja mestari lähestymistapoja, jotka johtavat suurempiin tuloksiin.
kun tukena on PMO, organisaatiosi voi saavuttaa tavoitteesi nopeammin ja toimittaa strategiasi varmemmin lopputulokseen. Jos olet tosissasi tuottaa muutosta, sinun pitäisi saada vakavia tehdä PMO paras se voi olla.
muita aiheeseen liittyviä artikkeleita
kysymyksiä, joita kannattaa kysyä PMO: ta toteutettaessa
PMO: n johtajan vaihtuva rooli
millainen PMO olet?
PMO Management: the Global Challenge to Stay Relevant
How PMOs Contribute to Organizational harmonization