Un PMO est un Bureau de Gestion de projet. C’est une fonction au sein d’une organisation qui définit les normes de gestion de projet. Et cela peut faire beaucoup plus que cela aussi.
L’objectif principal d’un Bureau de gestion de projet (PMO) est de s’assurer que les projets et les programmes sont exécutés de manière reproductible et standardisée. Mais comment un PMO fait-il réellement cela? Et que fait l’équipe du PMO toute la journée?
Nous avons les réponses.
Quelles Sont les Fonctions d’un Bureau de Gestion de Projet (PMO) ?
Un PMO est l’épine dorsale d’une approche de gestion de projet réussie dans une organisation. C’est une fonction qui fournit des informations d’aide à la décision, bien qu’elle ne prenne aucune décision elle-même.
Un PMO sous-tend les mécanismes d’exécution des projets en veillant à ce que tous les changements opérationnels dans une organisation soient gérés de manière contrôlée. Les PMO ont une gamme de fonctions, et les services qu’ils offrent dépendent souvent de la maturité du département et des compétences des personnes travaillant au PMO.
À un niveau très basique, le PMO soutient les équipes de gestion de projet, et les gens prennent des décisions concernant le financement, l’établissement des priorités et l’affectation des ressources.
Les PMO les plus matures fournissent :
- Gouvernance. Le cabinet du premier ministre veille à ce que les décisions soient prises par les bonnes personnes, sur la base des bonnes informations. Le rôle de gouvernance peut également inclure des vérifications ou des examens par les pairs, l’élaboration de structures de projets et de programmes et la responsabilisation à tous les niveaux.
- Transparence. Le cabinet du premier ministre est responsable de fournir des informations et d’être la source unique de la vérité. L’information doit être pertinente et exacte pour appuyer une prise de décision efficace et être fournie aux gens d’une manière qu’ils peuvent comprendre.
- Réutilisabilité. Le cabinet du premier ministre facilite le partage des connaissances. Cela empêche les équipes de projet de réinventer la roue et fait du PMO le point central des leçons apprises, des modèles et des meilleures pratiques.
- Prise en charge de la livraison. Le PMO permet aux équipes de projet de faire facilement leur travail en réduisant la bureaucratie, en offrant de la formation, du coaching, du mentorat et de l’assurance qualité.
- Traçabilité. Le PMO assure la fonction de gestion de la documentation, de l’historique du projet et des connaissances organisationnelles.
En réalité, la plupart des PMO effectueront un mélange d’activités et fourniront une gamme de services adaptés aux besoins de l’organisation.
Alors qu’est-ce que cela signifie réellement dans la pratique? Les équipes du PMO remplissent une variété de fonctions au quotidien, notamment:
- Collecte de données sur l’état d’avancement du projet et production de rapports
- Élaboration de normes et de processus
- Encourager (ou appliquer si nécessaire) l’utilisation de ces normes et processus
- Gestion des ressources pour les projets
- Dispenser de la formation et du mentorat aux membres de l’équipe de projet
- Gestion des dépendances entre plusieurs projets
- Suivi et gestion des avantages du projet
- Rapports sur les informations financières telles que le retour sur investissement.
Dans ce cadre, le PMO est également le gardien des outils de gestion de projet d’entreprise et des méthodes de gestion de projet. Il y aura normalement un (ou plusieurs) expert(s) au sein du PMO qui peut aider les chefs de projet et leurs équipes à utiliser n’importe quel logiciel lié au projet.
Quels sont les avantages d’un PMO ?
Exécuter des projets et des programmes de manière standardisée présente de nombreux avantages. D’une part, il est moins coûteux que tout le monde fasse les choses de la même manière. Il y a des économies d’échelle qui viennent avec l’introduction de la normalisation, mais c’est aussi plus efficace.
Lorsque chaque chef de projet doit élaborer sa propre façon de gérer les risques, l’organisation souffre d’une perte de temps considérable. Si vous pouvez remettre à quelqu’un un modèle de gestion des risques sur un projet, vous lui épargnez des efforts. De plus, vous pouvez capitaliser plus efficacement sur les connaissances organisationnelles. Les leçons apprises sur un projet peuvent être capturées et intégrées à la façon dont vous faites les choses – afin que d’autres projets bénéficient également de ces connaissances.
Lorsqu’il existe une façon de travailler commune, les managers et leurs équipes s’habituent à ce à quoi ils doivent s’attendre. Cela signifie que le démarrage d’un projet se fait plus rapidement, car tout le monde partage déjà le vocabulaire commun et les attentes pour travailler sur un projet.
En prime, les cadres de reporting communs permettent aux personnes de contribuer plus rapidement et de manière cohérente au projet. Les intervenants n’ont pas à passer du temps à déterminer comment ils vont rendre compte des progrès dans la chaîne, car un cadre est déjà en place pour le faire.
Quels Sont Les Différents Types de PMO ?
Les recherches de PM Solutions indiquent que 85% des organisations ont des PMO. Le PMO moyen compte un personnel de neuf personnes, chacune ayant environ 10 ans d’expérience dans un rôle de projet. Il travaille sur 75 projets par an et dispose d’un budget de 500 000 $.
Bien sûr, il n’existe pas vraiment de PMO moyen. Les PMO ont une apparence différente selon les organisations, comme vous pouvez vous y attendre.
Votre PMO pourrait être une fonction centrale qui rend compte au Conseil d’administration – L’étude sur l’état du PMO de PM Solutions indique que près de la moitié des PMO rendent compte à la direction. Cependant, il existe des alternatives qui pourraient mieux fonctionner pour vous et être plus alignées sur la façon dont votre organisation choisit de gérer le changement.
Votre PMO peut être un département au sein d’une division. Vous pouvez avoir un modèle en étoile avec un PMO central et des unités divisionnaires à différents endroits. Le cabinet du premier ministre pourrait même être une équipe temporaire, mise sur pied pour soutenir un vaste programme. Il peut comporter un centre d’excellence pour la formation et les normes, ou être distinct. En bref, il existe différentes façons pour un cabinet de premier plan de fonctionner, et elles ont toutes pour objectif de fournir des gains d’efficacité opérationnelle et de soutenir la mise en œuvre réussie du changement.
Lire la suite: Les 5 Différents types de PMO
Quel que soit le modèle que vous choisissez pour votre PMO, la bonne implémentation fera sans aucun doute la différence entre une fonction qui augmente le succès des projets et une fonction qui se concentre uniquement sur le reporting rétrospectif.
Un PMO mature peut vraiment aider une organisation à tirer le meilleur parti des outils, des méthodes et du personnel qualifié dont elle dispose, en veillant à ce que toutes ces ressources soient utilisées de la meilleure façon possible pour soutenir les objectifs stratégiques de l’organisation.
Quels Rôles Trouvez-Vous Au Sein D’un PMO ?
Comme pour toutes les équipes, un PMO est dirigé par un leader. C’est à peu près tout ce que nous pouvons dire avec certitude! La raison pour laquelle il est plus difficile d’être précis est que les membres de l’équipe au sein du cabinet du premier ministre seront choisis pour soutenir au mieux la fonction et les capacités du cabinet. Par exemple, si vous souhaitez offrir un programme de formation aux chefs de projet, vous voudriez que votre cabinet de premier ministre soit doté de personnes ayant de l’expérience dans la prestation de la formation, et probablement ayant déjà fait le travail pendant un certain temps, afin qu’ils puissent plus facilement répondre aux questions.
Si votre PMO fournit principalement des informations de gestion et une analyse approfondie du portefeuille, vous voudriez que quelqu’un de l’équipe sache comment utiliser les outils d’analyse de données.
En général, vous aurez un mélange de compétences dans l’équipe du PMO, chacune complétant les autres. Vous pouvez avoir des administrateurs et des coordinateurs, des analystes de données et des experts en logiciels, des formateurs, des entraîneurs et des cadres supérieurs. Tous les membres de l’équipe auront une gamme de compétences du cabinet du premier ministre qui leur permettront de contribuer à l’organisation.
Dans certaines entreprises, les chefs de projet relèvent directement du PMO, bien que ce ne soit pas aussi courant que vous pourriez l’imaginer. La maturité croissante de la fonction PMO signifie que nous verrons probablement de plus en plus de chefs de projet rendre compte dans un PMO à l’avenir, ce qui offre à son tour une meilleure opportunité de standardisation et d’intégration des outils et des processus.
Le PMO : Votre Partenaire stratégique
En fin de compte, le Bureau de gestion de projet (PMO) devrait agir en tant que partenaire commercial stratégique. Il est là pour répondre aux besoins de l’organisation. Un bon PMO mettra au défi, aura des conversations difficiles et des approches de champion qui mèneront à de meilleurs résultats.
Avec un PMO de soutien derrière vous, votre organisation peut atteindre vos objectifs plus rapidement et livrer votre stratégie avec plus de certitude dans les résultats. Si vous voulez vraiment apporter du changement, vous devriez sérieusement faire en sorte que votre cabinet du premier ministre soit le meilleur possible.
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