PMO je projektový Management Office. Je to funkce v rámci organizace, která definuje standardy pro řízení projektů. A může to udělat mnohem víc než to.
hlavním účelem kanceláře pro řízení projektů (PMO) je zajistit, aby projekty a programy byly spuštěny opakovatelným, standardizovaným způsobem. Ale jak to vlastně dělá PMO? A co dělá tým PMO celý den?
máme odpovědi.
jaké jsou funkce kanceláře projektového řízení (PMO)?
PMO je páteří úspěšného přístupu k řízení projektů v Organizaci. Je to funkce, která poskytuje informace o podpoře rozhodování, i když sama o sobě nerozhoduje.
PMO podporuje mechanismy realizace projektu tím, že zajišťuje, že všechny obchodní změny v organizaci jsou řízeny kontrolovaným způsobem. PMO mají řadu funkcí a služby, které nabízejí, často závisí na zralosti oddělení a dovednostech lidí pracujících v PMO.
na velmi základní úrovni podporuje PMO týmy pro řízení projektů a lidé rozhodují o financování,stanovení priorit a zajištění zdrojů.
nejzralejší PMO poskytují:
- . PMO zajišťuje, že rozhodnutí přijímají správní lidé na základě správných informací. Role správy může také zahrnovat audity nebo vzájemné hodnocení, Rozvoj struktur projektů a programů a zajištění odpovědnosti na všech úrovních.
- průhlednost. PMO je zodpovědný za poskytování informací a je jediným zdrojem pravdy. Informace by měly být relevantní a přesné, aby podporovaly efektivní rozhodování, a poskytovat lidem způsobem, kterému rozumějí.
- znovupoužitelnost. PMO usnadňuje sdílení znalostí. To brání projektovým týmům v objevování kola a činí z PMO ústřední bod pro poučení, šablony a osvědčené postupy.
- podpora doručení. PMO usnadňuje projektovým týmům práci tím, že snižuje byrokracii, poskytuje školení, koučování, mentoring a zajištění kvality.
- sledovatelnost. PMO poskytuje funkci pro správu dokumentace, historie projektu a organizační znalosti.
ve skutečnosti bude většina PMO provádět kombinaci činností a poskytovat řadu služeb přizpůsobených potřebám organizace.
Co to vlastně znamená v praxi? Týmy PMO plní každý den řadu funkcí, včetně:
- Sběr dat o průběhu projektu a vytváření zpráv
- vypracování norem a procesů
- Podpora (nebo výkonu, kde je to nutné) použití těchto standardů a procesů
- Správa zdrojů pro projekty
- Poskytování školení a mentoring členům týmu projektu
- Správa závislostí mezi více projekty
- Sledování a řízení projektu, přínosy
- podávání Zpráv o finanční informace, jako je návratnost investic.
v rámci toho je PMO také strážcem nástrojů pro řízení podnikových projektů a metod řízení projektů. V PMO bude obvykle odborník (nebo několik), který může podporovat projektové manažery a jejich týmy pomocí jakéhokoli softwaru souvisejícího s projektem.
jaké jsou výhody PMO?
Běh projektů a programů standardizovaným způsobem má mnoho výhod. Pro jednoho, je levnější, aby všichni dělali věci stejným způsobem. Existují úspory z rozsahu, které přicházejí se zavedením standardizace, ale je to také efektivnější.
Když každý projektový manažer musí vypracovat svůj vlastní způsob řízení rizik, organizace trpí spoustou promarněného času. Pokud můžete někomu předat šablonu, jak řídit riziko v projektu, šetříte mu úsilí. Navíc můžete efektivněji vydělávat na organizačních znalostech. Poučení z jednoho projektu lze zachytit a začlenit do způsobu, jakým děláte věci – aby z těchto znalostí měly prospěch i jiné projekty.
když existuje společný způsob práce, manažeři a jejich týmy si zvyknou na to, co mohou očekávat. To znamená, že zahájení projektu se děje rychleji, protože všichni již sdílejí společnou slovní zásobu a očekávání pro práci na projektu.
jako bonus navíc společné rámce pro podávání zpráv znamenají, že lidé mohou do projektu přispívat rychleji a důsledněji. Zúčastněné strany nemusí trávit čas vypracováním toho, jak budou hlásit pokrok v řetězci, protože k tomu již existuje rámec.
jaké jsou různé typy PMO?
výzkum společnosti PM Solutions říká, že 85% organizací má PMO. Průměrný PMO má personál devíti lidí, z nichž každý má přibližně 10 let zkušeností v projektové roli. Pracuje na 75 projektech ročně a má rozpočet $500k.
samozřejmě neexistuje nic takového jako průměrný PMO. PMO vypadají v různých organizacích jinak, jak byste očekávali.
vaše PMO může být Ústřední funkcí hlášení do Rady-stav PM Solutions studie PMO ukazuje na téměř polovinu PMO hlášení do C-suite. Existují však alternativy, které by pro vás mohly fungovat lépe a být více přizpůsobeny způsobu, jakým se vaše organizace rozhodne spravovat změny.
vaše PMO může být oddělení v rámci divize. Můžete mít model s nábojem a paprskem s centrálním PMO a divizními jednotkami na různých místech. PMO může být dokonce dočasný tým, sestavený na podporu velkého programu. Může zahrnovat centrum excelence pro školení a standardy, nebo to může být samostatné. Stručně řečeno, existuje řada různých způsobů, jak může PMO fungovat, a všechny mají za cíl zajistit provozní efektivitu a podpořit úspěšné provedení změn.
Číst dál: 5 Různých Typů PMO,
bez ohledu na model si vyberete pro vaši PMO, dostat provádění pravou bude nepochybně znamenat rozdíl mezi funkce, která zvyšuje úspěšnost projektů a ten, který se právě zaměřuje na zpětné hlášení.
zralý PMO může skutečně pomoci organizaci co nejlépe využít nástroje, metody a kvalifikovaný personál, který má, tím, že zajistí, že všechny tyto zdroje budou využívány nejlepším možným způsobem k podpoře strategických cílů organizace.
jaké role najdete v PMO?
stejně jako u všech týmů je PMO vedeno vůdcem. To je asi vše, co můžeme s jistotou říci! Důvodem, proč je těžší být konkrétní, je to, že členové týmu v rámci PMO budou vybráni tak, aby co nejlépe podporovali funkci a schopnosti PMO. Například, pokud chcete poskytnout vzdělávací program pro projektové manažery, chtěli byste PMO být pracují lidé se zkušenostmi z poskytování školení, a pravděpodobně se zkušeností, že udělal práci za nějaký čas už tak mohli snáze odpovědět na otázky.
Pokud vaše PMO převážně poskytuje informace o správě a hlubokou analýzu portfolia, chcete, aby někdo v týmu znal svou cestu kolem nástrojů pro analýzu dat.
obecně budete mít mix dovedností v týmu PMO, každý doplňuje ostatní. Můžete mít administrátory a koordinátory, datové analytiky a softwarové experty, trenéry, kouče a vrcholové manažery. Každý v týmu bude mít řadu kompetencí PMO, které jim umožní přispět k organizaci.
v některých společnostech se projektoví manažeři hlásí přímo PMO, i když to není tak běžné, jak si dokážete představit. Zvyšující se splatnost PMO funkce znamená, že jsme pravděpodobně vidět více a více projektových manažerů hlášení do PMO v budoucnu, což poskytuje lepší příležitost pro normalizaci a vkládání nástrojů a procesů.
PMO: váš strategický Partner
nakonec by kancelář pro řízení projektů (PMO) měla působit jako strategický obchodní partner. Je tam, aby sloužil potřebám organizace. Dobrý PMO bude výzvou, mít obtížné rozhovory a přístupy šampionů, které vedou k lepším výsledkům.
s podpůrnou PMO za vámi může vaše organizace rychleji dosáhnout vašich cílů a poskytnout vaši strategii s větší jistotou ve výsledku. Pokud to s doručováním změn myslíte vážně, měli byste to s tím, aby byl váš PMO nejlepší, co může být, myslet vážně.
další související články
otázky, které byste měli položit při implementaci PMO
měnící se Role správce PMO
jaký druh PMO jste?
řízení PMO: globální výzva zůstat relevantní
Jak PMO přispívají k organizačnímu sladění
vybavit vaše PMO pro správu výhod