Una PMO es una Oficina de Gestión de Proyectos. Es una función dentro de una organización que define los estándares para la gestión de proyectos. Y puede hacer mucho más que eso también.
El propósito principal de una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) es asegurarse de que los proyectos y programas se ejecuten de manera repetible y estandarizada. Pero, ¿cómo hace realmente eso un PMO? ¿Y qué hace el equipo de PMO todo el día?
Tenemos las respuestas.
¿Cuáles Son las Funciones de una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)?
Un PMO es la columna vertebral de un enfoque de gestión de proyectos exitoso en una organización. Es una función que proporciona información de apoyo a las decisiones, aunque no toma ninguna decisión por sí misma.
Un PMO sustenta los mecanismos de ejecución de proyectos al garantizar que todos los cambios de negocio en una organización se gestionen de manera controlada. Las PMO tienen una gama de funciones, y los servicios que ofrecen a menudo dependen de la madurez del departamento y de las habilidades de las personas que trabajan en la PMO.
A un nivel muy básico, el PMO apoya a los equipos de gestión de proyectos, y las personas toman decisiones sobre la financiación, la priorización y la asignación de recursos.
Los PMO más maduros proporcionan:
- Gobernanza. El PMO se asegura de que las decisiones sean tomadas por las personas adecuadas, basadas en la información correcta. La función de gobernanza también puede incluir auditorías o revisiones por pares, el desarrollo de estructuras de proyectos y programas y la garantía de la rendición de cuentas a todos los niveles.
- Transparencia. El PMO es responsable de proporcionar información y ser la única fuente de la verdad. La información debe ser pertinente y precisa para apoyar la toma de decisiones efectiva, y debe proporcionarse a las personas de una manera que puedan comprender.
- Reutilización. El PMO facilita el intercambio de conocimientos. Esto evita que los equipos de proyecto reinventen la rueda y convierte a la PMO en el punto central de las lecciones aprendidas, las plantillas y las mejores prácticas.
- Soporte de entrega. El PMO facilita a los equipos de proyecto hacer su trabajo al reducir la burocracia, proporcionar capacitación, entrenamiento, tutoría y garantía de calidad.
- Trazabilidad. El PMO proporciona la función de gestionar la documentación, el historial de proyectos y el conocimiento organizacional.
En realidad, la mayoría de las PMO realizan una combinación de actividades y proporcionan una gama de servicios adaptados a las necesidades de la organización.
Entonces, ¿qué significa eso en la práctica? Los equipos de PMO cumplen una variedad de funciones en el día a día, que incluyen:
- Recopilar datos sobre el progreso del proyecto y producir informes
- Desarrollar estándares y procesos
- Fomentar (o hacer cumplir cuando sea necesario) el uso de esos estándares y procesos
- Administrar recursos para proyectos
- Impartir capacitación y tutoría a los miembros del equipo del proyecto
- Administrar dependencias en múltiples proyectos
- Rastrear y administrar los beneficios del proyecto
- Informar sobre información financiera como el retorno de la inversión.
Como parte de esto, el PMO también es el guardián de las herramientas de Gestión de proyectos Empresariales y los métodos de gestión de proyectos. Normalmente habrá un experto (o varios) en el PMO que pueden apoyar a los gerentes de proyectos y sus equipos con el uso de cualquier software relacionado con el proyecto.
¿Cuáles son los beneficios de un PMO?
Ejecutar proyectos y programas de manera estandarizada tiene muchos beneficios. Por un lado, es más barato que todos hagan las cosas de la misma manera. Hay economías de escala que vienen con la introducción de la estandarización, pero también es más eficiente.
Cuando cada gerente de proyecto tiene que elaborar su propia forma de gestionar el riesgo, la organización sufre una gran pérdida de tiempo. Si puedes entregarle a alguien una plantilla de cómo administrar el riesgo en un proyecto, le estás ahorrando esfuerzo. Además, puede capitalizar de manera más efectiva el conocimiento organizacional. Las lecciones aprendidas en un proyecto se pueden capturar e incorporar en la forma de hacer las cosas, para que otros proyectos también se beneficien de ese conocimiento.
Cuando hay una forma común de trabajar, los gerentes y sus equipos se acostumbran a lo que esperan. Esto significa que comenzar un proyecto ocurre más rápidamente, ya que todos comparten el vocabulario y las expectativas comunes para trabajar en un proyecto.
Como una ventaja adicional, los marcos de informes comunes significan que las personas pueden contribuir de manera más rápida y consistente al proyecto. Las partes interesadas no tienen que dedicar tiempo a determinar cómo van a informar sobre el progreso en la cadena, porque ya existe un marco para hacerlo.
¿Cuáles Son Los Diferentes Tipos de PMO?
La investigación de PM Solutions dice que el 85% de las organizaciones tienen PMO. El PMO promedio tiene un personal de nueve personas, cada una con alrededor de 10 años de experiencia en un puesto de proyecto. Funciona en 75 proyectos al año y tiene un presupuesto de 5 500k.
Por supuesto, no hay realmente algo como un PMO promedio. Los PMO se ven diferentes en diferentes organizaciones, como es de esperar.
Su PMO podría ser una función central que reporta a la Junta Directiva: el estudio del estado del PMO de PM Solutions apunta a que casi la mitad de los informes de PMO se envían a la C – suite. Sin embargo, hay alternativas que podrían funcionar mejor para usted y estar más alineadas con la forma en que su organización elige administrar el cambio.
Su PMO puede ser un departamento dentro de una división. Es posible que tenga un modelo de concentrador y radio con un PMO central y unidades divisionales en diferentes ubicaciones. El PMO podría incluso ser un equipo temporal, creado para apoyar un programa grande. Puede incorporar un centro de excelencia para la capacitación y las normas, o que podría ser independiente. En resumen, hay varias formas diferentes de operar para una PMO, y todas tienen el objetivo de proporcionar eficiencia operativa y apoyar la entrega exitosa del cambio.
Leer a continuación: Los 5 Tipos diferentes de PMO
Sea cual sea el modelo que elija para su PMO, obtener la implementación correcta sin duda marcará la diferencia entre una función que aumenta el éxito de los proyectos y una que solo se centra en informes retrospectivos.
Un PMO maduro realmente puede ayudar a una organización a aprovechar al máximo las herramientas, los métodos y el personal capacitado que tiene, asegurando que todos estos recursos se utilicen de la mejor manera posible para apoyar los objetivos estratégicos de la organización.
¿Qué Roles Encuentras Dentro de un PMO?
Al igual que con todos los equipos, un PMO está encabezado por un líder. Eso es todo lo que podemos decir con certeza! La razón por la que es más difícil ser específico es que los miembros del equipo dentro de la PMO serán elegidos para apoyar mejor la función y las capacidades de la PMO. Por ejemplo, si desea proporcionar un programa de capacitación a los gerentes de proyecto, querrá que su PMO esté integrado por personas con experiencia en impartir capacitación y, probablemente, con la experiencia de haber hecho el trabajo durante algún tiempo para que puedan responder más fácilmente a las preguntas.
Si su PMO proporciona principalmente información de gestión y análisis profundo de la cartera, querrá que alguien en el equipo conozca las herramientas de análisis de datos.
En general, tendrás una mezcla de habilidades en el equipo de PMO, cada una complementando a las demás. Puede tener administradores y coordinadores, analistas de datos y expertos en software, capacitadores, entrenadores y gerentes sénior. Todos en el equipo tendrán una gama de competencias de PMO que les permitirán contribuir a la organización.
En algunas empresas, los gerentes de proyecto informan directamente al PMO, aunque esto no es tan común como podría imaginar. La creciente madurez de la función de PMO significa que es probable que veamos más y más gerentes de proyecto reportando en un PMO en el futuro, lo que a su vez proporciona una mejor oportunidad para la estandarización y la incorporación de herramientas y procesos.
El PMO: Su Socio Estratégico
En última instancia, la Oficina de Gestión de Proyectos (PMO) debe actuar como un socio comercial estratégico. Está ahí para satisfacer las necesidades de la organización. Un buen PMO desafiará, tendrá las conversaciones difíciles y defenderá los enfoques que conducen a mejores resultados.
Con un PMO de apoyo detrás de usted, su organización puede alcanzar sus objetivos más rápidamente y entregar su estrategia con más certeza en el resultado. Si te tomas en serio la entrega de cambios, debes tomarte en serio la tarea de hacer que tu PMO sea lo mejor que pueda ser.
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