Basado en siete principios de diseño integrados, la metodología World Café es un formato simple, efectivo y flexible para organizar diálogos de grupos grandes. Cada elemento del método tiene un propósito específico y corresponde a uno o más de los principios de diseño.
World Café se puede modificar para satisfacer una amplia variedad de necesidades. Los detalles del contexto, los números, el propósito, la ubicación y otras circunstancias se tienen en cuenta en la invitación, el diseño y la elección de preguntas únicas de cada evento, pero los siguientes cinco componentes comprenden el modelo básico:
1) Configuración: Cree un entorno «especial», a menudo modelado a partir de un café, es decir, pequeñas mesas redondas cubiertas con un mantel de lino a cuadros o blanco, papel en bloque de carnicero, bolígrafos de colores, un jarrón de flores y un artículo opcional de «bastón parlante». Debe haber cuatro sillas en cada mesa (de manera óptima), y no más de cinco.
2) Bienvenida e Introducción: El anfitrión comienza con una cálida bienvenida y una introducción al proceso del World Café, estableciendo el contexto, compartiendo la etiqueta del Café y poniendo a los participantes a gusto.
3) Rondas de grupos pequeños: El proceso comienza con la primera de tres o más rondas de conversación de veinte minutos para grupos pequeños de cuatro (cinco como máximo) personas sentadas alrededor de una mesa. Al final de los veinte minutos, cada miembro del grupo se mueve a una nueva mesa diferente. Pueden o no elegir dejar a una persona como «anfitriona de la mesa» para la siguiente ronda, que da la bienvenida al siguiente grupo y los informa brevemente sobre lo que sucedió en la ronda anterior.
4) Preguntas: cada ronda va precedida de una pregunta especialmente diseñada para el contexto específico y el propósito deseado del World Café. Las mismas preguntas se pueden usar para más de una ronda, o pueden basarse unas en otras para enfocar la conversación o guiar su dirección.
5) Cosecha: Después de los grupos pequeños (y/o entre rondas, según sea necesario), se invita a los individuos a compartir ideas u otros resultados de sus conversaciones con el resto del grupo grande. Estos resultados se reflejan visualmente en una variedad de formas, la mayoría de las veces mediante la grabación gráfica en la parte delantera de la habitación.
El proceso básico es simple y sencillo de aprender, pero las complejidades y matices de contexto, números, elaboración de preguntas y propósito pueden hacer que sea óptimo traer a un anfitrión experimentado para ayudar. Si ese fuera el caso, los servicios de consultoría profesional y los anfitriones senior están disponibles a través de World Cafe Services y estaremos encantados de hablar con usted sobre sus necesidades.