un PMO este un birou de Management de proiect. Este o funcție în cadrul unei organizații care definește standardele pentru managementul de proiect. Și poate face mult mai mult decât atât.
scopul principal al unui birou de management de proiect (PMO) este de a se asigura că proiectele și programele sunt rulate într-un mod repetabil, standardizat. Dar cum face un PMO de fapt asta? Și ce face echipa PMO toată ziua?
avem răspunsurile.
care sunt funcțiile unui birou de management de proiect (PMO)?
un PMO este coloana vertebrală a unei abordări de management de proiect de succes la o organizație. Este o funcție care oferă informații de asistență decizională, deși nu ia nicio decizie în sine.
un PMO stă la baza mecanismelor de livrare a proiectelor, asigurându-se că toate schimbările de afaceri dintr-o organizație sunt gestionate într-un mod controlat. PMOs au o serie de funcții, iar serviciile pe care le oferă depind adesea de maturitatea departamentului și de abilitățile persoanelor care lucrează în PMO.
la un nivel foarte de bază, PMO sprijină echipele de management de proiect, iar oamenii iau decizii cu privire la finanțare, prioritizare și resurse.
cele mai mature PMOs oferă:
- guvernare. PMO se asigură că deciziile sunt luate de persoanele potrivite, pe baza informațiilor corecte. Rolul guvernării poate include, de asemenea, audituri sau evaluări inter pares, dezvoltarea structurilor de proiecte și programe și asigurarea responsabilității la toate nivelurile.
- transparență. PMO este responsabil pentru furnizarea de informații și este singura sursă a adevărului. Informațiile ar trebui să fie relevante și exacte pentru a sprijini un proces decizional eficient și să fie furnizate oamenilor într-un mod pe care aceștia îl pot înțelege.
- reutilizare. PMO facilitează schimbul de cunoștințe. Acest lucru împiedică echipele de proiect să reinventeze roata și face din PMO punctul central pentru lecțiile învățate, șabloanele și cele mai bune practici.
- suport de livrare. PMO facilitează echipelor de proiect să își facă treaba prin reducerea birocrației, oferind instruire, coaching, mentorat și asigurarea calității.
- trasabilitate. PMO oferă funcția de gestionare a documentației, a istoricului proiectului și a cunoștințelor organizaționale.
în realitate, cele mai multe PMOs va face un amestec de activități, și să ofere o serie de servicii adaptate la nevoile organizației.
deci, ce înseamnă asta în practică? Echipele PMO îndeplinesc o varietate de funcții în fiecare zi, inclusiv:
- colectarea de date despre progresul proiectului și producerea de rapoarte
- dezvoltarea de standarde și procese
- încurajarea (sau aplicarea acolo unde este necesar) utilizarea acestor standarde și procese
- gestionarea resurselor pentru proiecte
- furnizarea de formare și mentorat membrii echipei de proiect
- gestionarea dependențelor în mai multe proiecte
- urmărirea și gestionarea beneficiilor proiectului
- raportarea informațiilor financiare, cum ar fi randamentul investițiilor.
ca parte a acestui fapt, PMO este, de asemenea, gardianul instrumentelor de gestionare a proiectelor de întreprindere și al metodelor de gestionare a proiectelor. În mod normal, va exista un expert (sau mai mulți) în PMO care poate sprijini managerii de proiect și echipele lor cu utilizarea oricărui software legat de proiect.
care sunt beneficiile unui PMO?
rularea proiectelor și programelor într-un mod standardizat are o mulțime de beneficii. Pentru unul, este mai ieftin ca toată lumea să facă lucrurile la fel. Există economii de scară care vin cu introducerea standardizării, dar este și mai eficientă.
când fiecare manager de proiect trebuie să-și elaboreze propriul mod de gestionare a riscului, organizația suferă de mult timp pierdut. Dacă puteți înmâna cuiva un șablon despre cum să gestionați riscul într-un proiect, îi economisiți efortul. În plus, puteți valorifica mai eficient cunoștințele organizaționale. Lecțiile învățate într – un proiect pot fi capturate și încorporate în modul în care faceți lucrurile-astfel încât și alte proiecte să beneficieze de aceste cunoștințe.
când există un mod comun de lucru, managerii și echipele lor se obișnuiesc cu ce să se aștepte. Aceasta înseamnă că începerea unui proiect se întâmplă mai repede, deoarece toată lumea împărtășește deja vocabularul comun și așteptările de a lucra la un proiect.
ca un bonus suplimentar, cadrele comune de raportare înseamnă că oamenii pot contribui mai rapid și mai consecvent la proiect. Părțile interesate nu trebuie să-și petreacă timpul elaborând modul în care vor raporta progresele înregistrate în lanț, deoarece există deja un cadru pentru a face acest lucru.
care sunt diferitele tipuri de PMO?
cercetările de la PM Solutions spun că 85% dintre organizații au PMOs. PMO medie are un personal de nouă persoane, fiecare cu aproximativ 10 ani de experiență într-un rol de proiect. Acesta funcționează pe 75 de proiecte pe an și are un buget de $500K.
desigur, nu există într-adevăr nici un astfel de lucru ca o medie PMO. PMOs arată diferit în diferite organizații, așa cum v-ați aștepta.
PMO – ul dvs. ar putea fi o funcție centrală de raportare către Consiliu-starea PM Solutions a studiului PMO indică aproape jumătate din raportarea PMOs în C-suite. Cu toate acestea, există alternative care ar putea funcționa mai bine pentru dvs. și ar putea fi mai aliniate la modul în care organizația dvs. alege să gestioneze schimbarea.
PMO-ul dvs. ar putea fi un departament dintr-o divizie. Este posibil să aveți un model hub-and-spoke cu un PMO central și unități divizionare în diferite locații. PMO ar putea fi chiar o echipă temporară, reunită pentru a sprijini un program amplu. Acesta poate include un centru de Excelență pentru formare și standarde, sau care ar putea fi separat. Pe scurt, există o serie de moduri diferite de funcționare a PMO și toate au obiectivul de a oferi eficiență operațională și de a sprijini livrarea cu succes a schimbării.
citiți în continuare: cele 5 tipuri diferite de PMO
indiferent de modelul pe care îl alegeți pentru PMO, obținerea corectă a implementării va face, fără îndoială, diferența dintre o funcție care crește succesul proiectelor și una care se concentrează doar pe raportarea retrospectivă.
un PMO matur poate ajuta într-adevăr o organizație să profite la maximum de instrumentele, metodele și personalul calificat pe care îl au, asigurându-se că toate aceste resurse sunt utilizate în cel mai bun mod posibil pentru a sprijini obiectivele strategice ale organizației.
ce roluri găsiți într-un PMO?
ca și în cazul tuturor echipelor, un PMO este condus de un lider. Asta e tot ce putem spune cu certitudine! Motivul pentru care este mai greu să fii specific este că membrii echipei din cadrul PMO vor fi aleși pentru a sprijini cel mai bine funcția și capacitățile PMO. De exemplu, dacă doriți să oferiți un program de instruire managerilor de proiect, doriți ca PMO-ul dvs. să fie format din persoane cu experiență în furnizarea de instruire și, probabil, cu experiența de a fi făcut treaba de ceva timp deja, astfel încât să poată răspunde mai ușor la întrebări.
dacă PMO-ul dvs. oferă în principal informații de management și analize profunde ale portofoliului, ați dori ca cineva din echipă să-și cunoască drumul în jurul instrumentelor de analiză a datelor.
În general, veți avea un amestec de abilități în echipa PMO, fiecare completându-le pe celelalte. Este posibil să aveți administratori și coordonatori, analiști de date și experți în software, formatori, antrenori și manageri superiori. Toată lumea din echipă va avea o serie de competențe PMO care le permit să contribuie la organizație.
în unele companii, managerii de proiect raportează direct la PMO, deși acest lucru nu este atât de comun pe cât v-ați putea imagina. Maturitatea crescândă a funcției PMO înseamnă că este probabil să vedem din ce în ce mai mulți manageri de proiect raportând într-un PMO în viitor, ceea ce la rândul său oferă o oportunitate mai bună pentru standardizare și instrumente și procese de încorporare.
PMO: partenerul dvs. Strategic
în cele din urmă, Biroul de Management de proiect (PMO) ar trebui să acționeze ca un partener strategic de afaceri. Este acolo pentru a servi nevoile organizației. Un PMO bun va provoca, va avea conversațiile dificile și abordările campionului care duc la rezultate mai mari.
cu un PMO de susținere în spatele dvs., organizația dvs. vă poate atinge obiectivele mai repede și vă poate livra strategia cu mai multă certitudine în rezultat. Dacă sunteți serios în ceea ce privește livrarea schimbării, ar trebui să fiți serios în a vă face PMO-ul cel mai bun.
Alte articole conexe
întrebări pe care ar trebui să le puneți atunci când implementați un PMO
rolul în schimbare al managerului PMO
Ce fel de PMO sunteți?
Managementul PMO: provocarea globală de a rămâne Relevant
modul în care PMO contribuie la alinierea organizațională
echiparea PMO pentru gestionarea beneficiilor