opierając się na siedmiu zintegrowanych zasadach projektowania, Metodologia World Cafe jest prostym, skutecznym i elastycznym formatem prowadzenia dialogu w dużych grupach. Każdy element metody ma określony cel i odpowiada jednej lub kilku zasadom projektowania.
World Café można modyfikować, aby zaspokoić różnorodne potrzeby. Specyfika kontekstu, liczb, celu, lokalizacji i innych okoliczności są uwzględniane w unikalnym zaproszeniu, projekcie i wyborze pytań każdego wydarzenia, ale następujące pięć elementów składa się na podstawowy model:
1) Ustawienie: Stwórz „specjalne” środowisko, najczęściej wzorowane na kawiarni, tj. małe okrągłe stoły pokryte obrusem w kratkę lub białym lnem, papier rzeźniczy, kolorowe długopisy, wazon z kwiatami i opcjonalny przedmiot „talking stick”. Przy każdym stole powinny znajdować się cztery krzesła (optymalnie) – i nie więcej niż pięć.
2) Powitanie i wprowadzenie: Gospodarz rozpoczyna od ciepłego powitania i wprowadzenia w proces kawiarniany Świata, ustalenia kontekstu, dzielenia się etykietą kawiarni i uspokojenia uczestników.
3) rundy w małych grupach: proces rozpoczyna się od pierwszej z trzech lub więcej dwudziestominutowych rund rozmowy dla małych grup składających się z czterech (maksymalnie pięciu) osób siedzących przy stole. Pod koniec dwudziestu minut każdy członek grupy przechodzi do innego nowego stołu. Mogą, ale nie muszą, pozostawić jedną osobę jako „gospodarza stołu” w następnej rundzie, która wita następną grupę i krótko informuje ich o tym, co wydarzyło się w poprzedniej rundzie.
4) pytania: każda runda jest poprzedzona pytaniem specjalnie przygotowanym dla konkretnego kontekstu i pożądanego celu World Café. Te same pytania mogą być używane przez więcej niż jedną rundę lub mogą opierać się na sobie, aby skupić rozmowę lub pokierować jej kierunkiem.
5) zbiór: Po małych grupach (i/lub pomiędzy rundami, w razie potrzeby) osoby są zapraszane do dzielenia się spostrzeżeniami lub innymi wynikami swoich rozmów z resztą dużej grupy. Wyniki te są odzwierciedlane wizualnie na różne sposoby, najczęściej za pomocą zapisu graficznego z przodu pomieszczenia.
podstawowy proces jest prosty i łatwy do nauczenia, ale złożoność i niuanse kontekstu, liczb, tworzenia pytań i celu mogą sprawić, że optymalne będzie sprowadzenie doświadczonego gospodarza do pomocy. W takim przypadku, profesjonalne usługi doradcze i starsi gospodarze są dostępne za pośrednictwem World Cafe Services i chętnie porozmawiamy z tobą o twoich potrzebach.