Processo vs procedura è sempre un tema per dibattiti e molti dubbi. Se mescoli le cose e credi che un processo e una procedura siano le stesse cose questo post sul blog è per te!
Molte persone fanno questa correlazione diretta e finiscono per mescolare concetti, come Processo vs Progetto, che abbiamo già discusso. Quindi chiariamo cos’è una procedura e in che modo le procedure sono correlate ai processi.
Per cominciare, definiamo cos’è un processo e cos’è una procedura.
Che cos’è un processo?
Tornando a un concetto che abbiamo già esplorato a fondo, potremmo facilmente definire un processo come la serie di passaggi necessari per convertire un determinato input in un output.
I processi operano a un livello superiore, il che significa che non sono limitati e / o vincolati a una specifica funzione o reparto. I processi possono dipendere dall’integrazione di più reparti ed è molto probabile che contengano una o più procedure.
I processi possono anche fare riferimento e interagire con le procedure di altri processi.
Che cos’è una procedura?
Il termine procedura è ampiamente utilizzato in quasi tutti i settori per definire una serie di misure adottate per ottenere un risultato coerente (che può essere il risultato del processo, ma non necessariamente). Altri termini comunemente usati per riferirsi alle procedure sono SOP (procedura operativa standard) o una best practice aziendale.
Le procedure sono normalmente richieste dai reparti di conformità interni e possono essere estremamente utili per la formazione di nuovi membri del team. Una procedura è un ottimo strumento per conservare e registrare informazioni importanti.
La quantità di procedure in un processo è direttamente correlata alla complessità del processo – anche se i processi semplici possono essere descritti da una singola procedura, più complesso è il processo, più procedure avrà.
Esempio
Consideriamo una procedura di registrazione del cliente. Elenca tutti i passaggi necessari per creare la registrazione di un nuovo cliente all’interno del database degli utenti, ad esempio chiedendo il loro nome completo, e-mail, indirizzo, ecc. Questa procedura di per sé può rappresentare l’integrità di un processo di registrazione del cliente, nonché essere una delle procedure incluse nel processo di vendita (dopo tutto, ha senso registrare un nuovo cliente prima di vendere a lui/lei).
Processo vs Routine
Per rendere più chiare le cose, possiamo dire che un processo si concentra su ciò che deve essere realizzato su un livello superiore, che descrive in che modo le attività di uno o più reparti di integrare insieme, anche se una procedura è interamente circa le azioni specifiche (ad esempio, la compilazione di specifici campi di registrazione durante la registrazione di un nuovo cliente), che darà istruzioni specifiche su come una persona o un gruppo di persone che dovrebbero fare il loro lavoro.
Se pensiamo a quanto sia comune vedere le procedure operative standard in atto, è sicuro definire una procedura come documentazione valida che può essere utilizzata per insegnare a una nuova persona come eseguire una determinata funzione.
Le procedure non hanno lo stesso obiettivo dei processi per una semplice ragione: le procedure sono così specifiche, hanno un livello così alto di dettaglio che non ti permettono di vedere il quadro generale, il processo end-to-end.
Per riassumere, possiamo definire la differenza principale tra una procedura e un processo facendo una semplice analogia usando diversi livelli di zoom: un processo è come un’immagine ingrandita o panoramica di un tramonto, mostra l’intera immagine e mette in evidenza tutto ciò che è essenziale per la tua attività.
Le procedure, d’altra parte, sono un’immagine ingrandita di un’ape su un petalo di fiore-aggiungono molte informazioni e dettagli all’immagine senza preoccuparsi dello sfondo.
Come combinarli
Il confronto tra processo e procedura termina con due significati diversi, ma concetti direttamente correlati. Insieme esistono per aiutarti a strutturare la tua attività e creare standard di esecuzione per le tue attività a livello macro e micro.
Quindi se inizi a creare un processo standard, di conseguenza, creerai delle procedure. Il punto più importante—che è il modello di esecuzione—viene seguito.
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