proces vs procedura jest zawsze tematem debat i wielu wątpliwości. Jeśli mieszasz rzeczy i wierzysz, że proces i procedura to te same rzeczy, ten post na blogu jest dla Ciebie!
Wiele osób dokonuje tej bezpośredniej korelacji i kończy się mieszaniem pojęć, takich jak proces vs projekt, które już omówiliśmy. Wyjaśnijmy więc, czym jest procedura i jak procedury są powiązane z procesami.
na początek zdefiniujmy, co to jest proces, a co procedura.
co to jest proces?
wracając do koncepcji, którą już dokładnie zbadaliśmy, możemy łatwo zdefiniować proces jako serię kroków, które trzeba wykonać, aby przekształcić dane wejściowe w dane wyjściowe.
procesy działają na wyższym poziomie, co oznacza, że nie są ograniczone i/lub ograniczone do określonej funkcji lub działu. Procesy mogą zależeć od integracji więcej niż jednego działu i są bardzo prawdopodobne, że zawierają jedną procedurę – lub więcej.
procesy mogą nawet odwoływać się do procedur innych procesów i współdziałać z nimi.
co to jest procedura?
termin procedura jest w dużej mierze używany w prawie każdej branży do określenia szeregu kroków podjętych w celu osiągnięcia spójnego wyniku (może to być rezultat procesu, ale niekoniecznie). Innymi powszechnie używanymi terminami odnoszącymi się do procedur są SOP (standardowa procedura operacyjna) lub najlepsza praktyka biznesowa.
procedury są zwykle wymagane przez wewnętrzne działy zgodności i mogą być bardzo pomocne w szkoleniu nowych członków zespołu. Procedura jest doskonałym narzędziem do przechowywania i rejestrowania ważnych informacji.
ilość procedur w procesie jest bezpośrednio związana ze złożonością procesu – nawet jeśli proste procesy można opisać za pomocą jednej procedury, im bardziej złożony proces, tym więcej procedur będzie miał.
przykład
rozważmy procedurę rejestracji klienta. Zawiera listę wszystkich kroków niezbędnych do utworzenia rejestracji nowego klienta w bazie danych użytkownika, takich jak prośba o pełne imię i nazwisko, adres e-mail, adres itp. Ta procedura sama w sobie może reprezentować integralność procesu rejestracji klienta, a także być jedną z procedur zawartych w procesie sprzedaży (w końcu warto zarejestrować nowego klienta przed sprzedażą).
proces vs procedura
aby wszystko było jaśniejsze, możemy powiedzieć, że proces koncentruje się na tym, co należy osiągnąć na wyższym poziomie, opisując, w jaki sposób działania z jednego lub więcej działów integrują się ze sobą, podczas gdy procedura dotyczy konkretnych działań (takich jak wypełnianie określonych pól rejestracyjnych podczas rejestracji nowego klienta), które dają szczegółowe instrukcje dotyczące tego, jak dana osoba – lub grupa ludzi – powinna wykonywać swoją pracę.
jeśli pomyślimy o tym, jak powszechne jest zobaczenie standardowych procedur operacyjnych, bezpiecznie jest zdefiniować procedurę jako prawidłową dokumentację, która może być użyta do nauczenia nowej osoby, jak wykonywać określoną funkcję.
procedury nie mają tego samego celu co procesy z prostego powodu: procedury są tak specyficzne, mają tak wysoki poziom szczegółowości, że nie pozwalają zobaczyć całościowego obrazu, procesu end-to-end.
podsumowując, możemy zdefiniować główną różnicę między procedurą a procesem, wykonując prostą analogię przy użyciu różnych poziomów powiększenia: Proces jest jak powiększony lub panoramiczny obraz zachodu Słońca, pokazuje cały obraz i podkreśla wszystko, co jest niezbędne w Twojej firmie.
z drugiej strony procedury są powiększonym obrazem pszczoły na płatku kwiatu-dodają wiele informacji i szczegółów do zdjęcia, nie martwiąc się o tło.
jak je połączyć
porównanie procesu i procedury kończy się dwoma różnymi znaczeniami, ale pojęciami bezpośrednio skorelowanymi. Razem istnieją, aby pomóc ci w uporządkowaniu Twojej firmy i stworzeniu standardów realizacji dla Twoich działań na poziomie makro i mikro.
więc jeśli zaczniesz tworzyć standardowy proces, w konsekwencji stworzysz procedury. Najważniejszy punkt—czyli wzór wykonania—jest przestrzegany.
i aby tworzyć wydajne i ustandaryzowane procesy, możesz liczyć na Pipefy. Zapoznaj się z najlepszymi przypadkami użycia, jakie mamy i zacznij zarządzać swoimi procesami i procedurami: