Un PMO è un ufficio di gestione dei progetti. È una funzione all’interno di un’organizzazione che definisce gli standard per la gestione del progetto. E può fare molto di più.
Lo scopo principale di un Project Management Office (PMO) è quello di assicurarsi che progetti e programmi siano eseguiti in modo ripetibile e standardizzato. Ma come fa un PMO a farlo? E cosa fa il team PMO tutto il giorno?
Abbiamo le risposte.
Quali sono le funzioni di un Project Management Office (PMO)?
Un PMO è la spina dorsale di un approccio di gestione del progetto di successo in un’organizzazione. Si tratta di una funzione che fornisce informazioni di supporto decisionale, anche se non prende alcuna decisione in sé.
Un PMO sostiene i meccanismi di consegna del progetto assicurando che tutti i cambiamenti aziendali in un’organizzazione siano gestiti in modo controllato. I PMO hanno una gamma di funzioni e i servizi che offrono spesso dipendono dalla maturità del dipartimento e dalle capacità delle persone che lavorano nel PMO.
A un livello molto semplice, il PMO supporta i team di gestione del progetto e le persone prendono decisioni su finanziamenti, priorità e risorse.
I PMOS più maturi forniscono:
- Governance. Il PMO assicura che le decisioni siano prese dalle persone giuste, sulla base delle giuste informazioni. Il ruolo di governance può anche includere audit o revisioni tra pari, sviluppare strutture di progetti e programmi e garantire la responsabilità a tutti i livelli.
- Trasparenza. Il PMO è responsabile della fornitura di informazioni e di essere l’unica fonte della verità. Le informazioni dovrebbero essere pertinenti e accurate per sostenere un processo decisionale efficace e fornite alle persone in un modo che possano comprendere.
- Riusabilità. Il PMO facilita la condivisione delle conoscenze. Ciò impedisce ai team di progetto di reinventare la ruota e rende il PMO il punto centrale per le lezioni apprese, i modelli e le migliori pratiche.
- Supporto di consegna. Il PMO rende facile per i team di progetto fare il loro lavoro riducendo la burocrazia, fornendo formazione, coaching, mentoring e garanzia di qualità.
- Tracciabilità. Il PMO fornisce la funzione per la gestione della documentazione, la storia del progetto e la conoscenza organizzativa.
In realtà, la maggior parte dei PMOS farà una miscela di attività e fornirà una gamma di servizi su misura per le esigenze dell’organizzazione.
Quindi cosa significa in pratica? I team PMO svolgono una varietà di funzioni su base giornaliera, tra cui:
- la Raccolta dei dati sull’avanzamento del progetto e la creazione di report
- lo Sviluppo di standard e processi
- Incoraggianti (o applicando ove necessario) l’uso di tali standard e processi
- Gestione di risorse per progetti
- l’offerta di formazione e mentoring membri del team di progetto
- Gestire le dipendenze tra più progetti
- controllo e gestione dei benefici del progetto
- creazione di report sulle informazioni finanziarie, come il ritorno sull’investimento.
Come parte di questo, il PMO è anche il custode degli strumenti di gestione dei progetti aziendali e dei metodi di gestione dei progetti. Normalmente ci sarà un esperto (o più) nel PMO che può supportare i project manager e i loro team con l’utilizzo di qualsiasi software relativo al progetto.
Quali sono i vantaggi di un PMO?
L’esecuzione di progetti e programmi in modo standardizzato ha molti vantaggi. Per uno, è più economico avere tutti a fare le cose allo stesso modo. Ci sono economie di scala che vengono con l’introduzione di standardizzazione, ma è anche più efficiente.
Quando ogni project manager deve elaborare il proprio modo di gestire il rischio, l’organizzazione soffre di un sacco di tempo sprecato. Se si può consegnare a qualcuno un modello di come gestire il rischio su un progetto, si sta salvando loro sforzo. Inoltre, è possibile capitalizzare in modo più efficace sulla conoscenza organizzativa. Le lezioni apprese su un progetto possono essere catturate e incorporate nel modo in cui fai le cose – in modo che anche altri progetti traggano beneficio da quella conoscenza.
Quando esiste un modo comune di lavorare, i manager e i loro team si abituano a cosa aspettarsi. Ciò significa che l’avvio di un progetto avviene più rapidamente, poiché tutti condividono già il vocabolario e le aspettative comuni per lavorare su un progetto.
Come bonus extra, i framework di reporting comuni significano che le persone possono contribuire in modo più rapido e coerente al progetto. Le parti interessate non devono perdere tempo a capire come segnaleranno i progressi nella catena, perché esiste già un quadro per farlo.
Quali sono i diversi tipi di PMO?
La ricerca di PM Solutions afferma che l ‘ 85% delle organizzazioni ha PMOS. Il PMO medio ha uno staff di nove persone, ognuna con circa 10 anni di esperienza in un ruolo di progetto. Funziona su 75 progetti all’anno e ha un budget di 5 500k.
Ovviamente, non esiste davvero una cosa come un PMO medio. I PMOS hanno un aspetto diverso nelle diverse organizzazioni, come ci si aspetterebbe.
Il tuo PMO potrebbe essere una funzione centrale che riporta allo stato del Board – PM Solutions dello studio PMO punta a quasi la metà dei PMOS che segnalano nella C-suite. Tuttavia, ci sono alternative che potrebbero funzionare meglio per te e essere più allineate al modo in cui la tua organizzazione sceglie di gestire il cambiamento.
Il tuo PMO potrebbe essere un dipartimento all’interno di una divisione. Potresti avere un modello hub-and-spoke con un PMO centrale e unità divisionali in posizioni diverse. Il PMO potrebbe anche essere un team temporaneo, messo insieme per supportare un grande programma. Può includere un centro di eccellenza per la formazione e gli standard, o che potrebbe essere separato. In breve, ci sono un certo numero di modi diversi per un PMO di operare, e tutti hanno l’obiettivo di fornire efficienze operative e sostenere la consegna di successo del cambiamento.
Leggi avanti: I 5 diversi tipi di PMO
Qualunque sia il modello che scegli per il tuo PMO, ottenere la giusta implementazione farà indubbiamente la differenza tra una funzione che aumenta il successo dei progetti e una che si concentra solo sulla segnalazione retrospettiva.
Un PMO maturo può davvero aiutare un’organizzazione a sfruttare al meglio gli strumenti, i metodi e il personale qualificato di cui dispone, garantendo che tutte queste risorse siano utilizzate nel miglior modo possibile per supportare gli obiettivi strategici dell’organizzazione.
Quali ruoli trovi all’interno di un PMO?
Come con tutte le squadre, un PMO è guidato da un leader. Questo è tutto ciò che possiamo dire con certezza! Il motivo per cui è più difficile essere specifici è che i membri del team all’interno del PMO saranno scelti per supportare al meglio la funzione e le capacità del PMO. Ad esempio, se si desidera fornire un programma di formazione ai project manager, si vorrebbe che il PMO fosse composto da persone con esperienza di formazione e probabilmente con l’esperienza di aver già svolto il lavoro per un po ‘ di tempo in modo che potessero rispondere più facilmente alle domande.
Se il tuo PMO fornisce prevalentemente informazioni di gestione e analisi approfondita del portafoglio, vorresti che qualcuno nel team conoscesse gli strumenti di analisi dei dati.
In generale, avrai un mix di abilità nel team PMO, ognuna complementare alle altre. Si possono avere amministratori e coordinatori, analisti di dati ed esperti di software, formatori, allenatori e dirigenti. Tutti i membri del team avranno una gamma di competenze PMO che consentono loro di contribuire all’organizzazione.
In alcune aziende, i project manager riferiscono direttamente al PMO, anche se questo non è così comune come si potrebbe immaginare. La crescente maturità della funzione PMO significa che è probabile che in futuro vedremo sempre più project manager riferire in un PMO, il che a sua volta offre una migliore opportunità per la standardizzazione e l’incorporamento di strumenti e processi.
Il PMO: il tuo partner strategico
In definitiva, il Project Management Office (PMO) dovrebbe fungere da partner commerciale strategico. È lì per servire le esigenze dell’organizzazione. Un buon PMO sfiderà, avrà le conversazioni difficili e gli approcci dei campioni che porteranno a risultati maggiori.
Con un PMO di supporto alle spalle, la tua organizzazione può raggiungere i tuoi obiettivi più rapidamente e fornire la tua strategia con maggiore certezza nel risultato. Se sei serio nel fornire il cambiamento, dovresti fare sul serio nel rendere il tuo PMO il meglio che può essere.
Altri articoli correlati
Domande da porre quando si implementa un PMO
Il ruolo mutevole del gestore PMO
Che tipo di PMO sei?
Gestione PMO: la sfida globale per rimanere rilevante
Come i PMO contribuiscono all’allineamento organizzativo
Dotare il PMO per la gestione dei benefici