ca startup nonprofit, există multe priorități de abordat pe lista dvs. de sarcini. Planificarea bugetului pentru multitudinea de activități, mai ales atunci când abia începeți, poate cădea pe marginea drumului.
aceasta ar fi o greșeală! Crearea unui buget, planificarea finanțelor pentru viitor și analizarea datelor financiare vă vor separa de timpuriu ca organizație de finanțatori și parteneri și vor facilita planificarea zilnică și strategică.
și dacă sunteți CEO al organizației nonprofit sau un nou membru al personalului, este important să înțelegeți modul în care bugetul organizației dvs. este structurat și contribuie la operațiunile organizației nonprofit.
Bugetarea corectă și analiza sănătății financiare a organizațiilor nonprofit sunt importante, atât pentru cererile de strângere de fonduri, cât și pentru gestionarea operațiunilor generale. Bugetarea poate ajuta prin:
- ajutându-vă să analizați și să urmăriți sănătatea organizațională
- planificarea campaniei de crowdfunding și strângere de fonduri
- identificarea nevoilor de finanțare și modul în care crowdfunding poate juca un rol în completarea acestor lacune
- aplicarea pentru subvenții
- furnizarea de date financiare actualizate finanțatorilor.
Scopul acestui ghid
Acest ghid va oferi organizațiilor nonprofit de pornire o imagine de ansamblu asupra bugetului — ce informații trebuie urmărite și cum și cum să analizați sănătatea financiară a organizației dvs. Vom discuta, De asemenea, cadrul și instrumentele pentru a configura, ajusta și analiza propriul buget și planificarea financiară, la orice nivel al organizației.
în sensul acestui ghid, vom folosi exemplul unui program educațional după școală. Acest nonprofit fictiv oferă activități extracurriculare, cum ar fi sportul, copiilor din comunitatea lor.
vom numi nonprofit „distracție după școală.”After School Fun (ASF) a funcționat informal cu sprijinul a doi donatori generoși, dar acum desfășoară o campanie de crowdfunding pentru a-și extinde și a începe să-și ofere activitățile extracurriculare la cinci școli noi. Ei percep o mică taxă pentru programele lor, iar restul este acoperit de donatorii și partenerii lor generoși.
ce să urmăriți în bugetul dvs.
acea grămadă de chitanțe și note notate nu o vor tăia atunci când vine vorba de bugetare. Startup-urile nonprofit ar trebui să țină evidența cheltuielilor și veniturilor lor (donații de strângere de fonduri sau taxe de servicii) într-o foaie de calcul sau alt sistem de contabilitate. Acest lucru face ca datele să fie accesibile persoanelor de la toate nivelurile organizației, cu flexibilitate pentru ajustarea datelor pe măsură ce nevoile bugetare se schimbă.
costurile de pornire/investiții în avans
ca un non-profit de pornire, sunteți deja conștienți de faptul că aveți cheltuieli inițiale înainte de a avea cheltuielile operaționale reale. Aceste cheltuieli de pornire ar putea include costurile implicate în crowdfunding sau ceea ce sperați că va acoperi crowdfunding-ul. Alte costuri de pornire ar putea include costurile inițiale pentru branding și logo, echipamente și salariile primului membru al personalului.
este important să se facă diferența între ceea ce ar putea fi un startup și costurile inițiale unice și costurile obișnuite. Unele costuri de pornire s-ar putea transfera la bugetul obișnuit, în timp ce altele ar putea să nu fie incluse în bugetele viitoare.
în exemplul nostru, să presupunem că ASF are nevoie de investiții de pornire pentru a acoperi costurile pentru campania de crowdfunding și video și speră că campania și un partener corporativ Generos vor acoperi personalul și proviziile necesare pentru a oferi programe în două școli. În timp ce salariile personalului și proviziile inițiale vor trebui incluse în bugetul obișnuit al ASF, costurile de branding și design de logo pentru începerea campaniei de crowdfunding sunt costuri unice care nu vor fi incluse în bugetele viitoare.
bugetul obișnuit
bugetele nonprofit obișnuite ar trebui împărțite între cheltuieli și venituri, cu cheltuielile împărțite între program și cheltuielile generale și administrative.
este important să se facă diferența între program și alte cheltuieli, deoarece mulți donatori le place să înțeleagă diferența dintre costurile administrative și cele ale programului. Acesta arată Donatorilor și partenerilor câți dolari sunt cheltuiți pentru misiunea nonprofit față de executarea misiunii.
există o concepție greșită în spațiul nonprofit că organizațiile nonprofit sănătoase și bune au costuri administrative și de strângere de fonduri reduse și își cheltuiesc majoritatea finanțării pe costurile programului.
deși aceasta nu este o politică puternică pentru a conduce o organizație nonprofit puternică, este încă răspândită. Este important să separați cheltuielile de program, administrative și de strângere de fonduri. Separarea acestor costuri servesc, de asemenea, ca verificări împotriva modului în care organizația dvs. își distribuie fondurile.
cheltuielile programului
cheltuielile programului sunt costurile care sunt direct legate de rularea programelor. Pentru ASF, care include nimic legat de rularea programelor extracurriculare, inclusiv personal și bunuri (adică mingi de fotbal). Salariile pentru activitățile de facilitare a personalului sunt cheltuieli de program. Cheltuielile lor de program includ, de asemenea, publicitatea programului și instruirea personalului și costurile de călătorie.
cheltuieli generale și Administrative
aceste cheltuieli includ salariile personalului administrativ, de sprijin și de strângere de fonduri. De asemenea, incluse în această secțiune ar putea fi chirie, utilități, și tehnologie pentru spatii de birouri, și juridice și alte cheltuieli diverse. În special, toate costurile de strângere de fonduri sunt urmărite în această categorie.
ASF are o strângere de fonduri cu normă întreagă, iar salariul lor se încadrează în această categorie. De asemenea, închiriază un mic spațiu de birouri. Directorul lor de program și activitățile salariile personalului și bugetul programului sunt urmărite în cheltuielile programului.
costuri fixe și variabile
este important să țineți cont de diferența dintre costurile fixe și cele variabile atunci când urmăriți cheltuielile. Costurile fixe ar putea include salariile personalului și chiria clădirilor. Costurile variabile sunt cele care variază în funcție de necesități sau de prețurile pieței.
de exemplu, pentru ASF, prețul închirierii spațiului de teren pentru practicarea fotbalului ar putea fluctua pe tot parcursul anului sau în funcție de nevoi (nevoi sezoniere sau modificări programatice). Este important să înțelegem ce costuri sunt fixe și care sunt variabile–deoarece costurile fixe sunt mai statice pe tot parcursul anului și ar putea fi nevoie să fie finanțate indiferent de situație, în timp ce costurile variabile se pot schimba și pot fi ajustate cu modificări sau înlocuiri ale programului.
venituri și Profit
veniturile sunt banii pe care îi primiți ca organizație. Aceasta include donații și taxe pentru servicii, precum și orice alte produse vândute.
de exemplu, ASF percepe 5 USD pe student pe sesiune, astfel încât veniturile lor ar fi numărul total de studenți deserviți înmulțit cu 5 USD fiecare. De asemenea, au donatori individuali și donații de crowdfunding care sunt considerate venituri.
este important să urmăriți veniturile nonprofit, deoarece, combinate cu analizarea cheltuielilor dvs., vă ajută să înțelegeți profiturile și dacă aveți suficienți bani pentru a susține operațiunile sau dacă donațiile trebuie să crească sau cheltuielile să scadă.
doar pentru că ești „nonprofit” nu înseamnă că nu poți sau nu ar trebui să faci profit. Profitul dvs. este venitul total-donații și alte surse–minus costurile totale pentru a conduce organizația. Organizațiile nonprofit, la fel ca orice altă afacere, ar trebui să urmărească obținerea unui profit pentru a menține o organizație sănătoasă, pentru a permite scalarea și pentru a avea fonduri de urgență, după cum este necesar.
fluxul de numerar
o altă metodă de urmărire a bugetului dvs. este urmărirea și proiectarea fluxului de numerar pentru anul respectiv. Cel mai bun mod de a face acest lucru este de a urmări fluxul de numerar–venituri și donații–și fluxul de numerar–cheltuieli. Acest lucru vă ajută să înțelegeți mai bine când aveți venituri care vin și cheltuieli care ies, lunar și anual.
de exemplu, poate că donatorul dvs. principal vă trimite doar un cec mare pe an în ianuarie. În timp ce cecul respectiv acceptă o mare parte din cheltuielile dvs., trebuie să vă asigurați că îl distribuiți uniform pe tot parcursul anului sau este posibil să nu aveți suficienți bani pentru a acoperi cheltuielile la sfârșitul anului.pentru ASF, ei știu că au un donator care contribuie cu o sumă mare în februarie și un alt donator la nivel înalt în iulie. Au cheltuieli lunare și știu că au crescut cheltuielile pentru un eveniment de strângere de fonduri pe care îl găzduiesc în fiecare iunie. Ei trebuie să aloce banii lor de la donatorii lor mari și mici și taxele de program în consecință. Prin crearea unui flux de numerar lunar, ei pot prezice mai bine nevoile lor de finanțare.
restricționat și nerestricționat
de asemenea, este important să urmăriți fondurile restricționate și nerestricționate și modul în care le cheltuiți. Când desfășurați o campanie de strângere de fonduri și spuneți că toate donațiile vor merge direct la cheltuielile programului, acestea sunt fonduri restricționate pe care trebuie să le utilizați pentru a sprijini programele.
taxele pentru servicii ar putea fi, de asemenea, considerate fonduri restricționate. Dacă desfășurați o campanie generală de strângere de fonduri și nu specificați finanțare directă, aceste donații sunt nerestricționate și le puteți utiliza la discreția dvs. Această distincție și menținerea unui echilibru uniform al ambelor tipuri de fonduri sunt esențiale pentru sănătatea organizațională. Dacă aveți doar fonduri restricționate, nu veți avea suficienți bani pentru a vă susține costurile generale.
membrii personalului Nonprofit ar trebui să fie conștienți de diferența dintre fondurile restricționate și cele nerestricționate, astfel încât să poată înțelege diferențele dintre bugetele programului.
pentru ASF, programul tee soccer a restricționat finanțarea de la un donator cu un interes special pentru fotbal, dar programul de baschet este susținut de fonduri nerestricționate, care sunt mai limitate.
ipoteze și alte
când stabiliți un buget, este important să vă aranjați ipotezele, pe foaia de calcul sau pe un document însoțitor. Acest lucru nu numai că vă ajută să vă amintiți cum ați venit cu anumite cifre, dar ajută orice membru al personalului, potențial donator sau un consilier care se uită la buget să-l înțeleagă mai bine.
ipotezele dvs. ar putea include numărul de beneficiari cu care lucrați, numărul de personal, cantitatea de bunuri sau echipamente. Atunci când faceți un buget, este de asemenea important să urmăriți inflația și beneficiile marginale, mai ales dacă construiți un buget proiectat pe mai mulți ani.
inflația reprezintă creșteri ușoare ale costurilor în timp, iar beneficiile marginale sunt costurile non-salariale pentru angajați dacă oferiți (sau intenționați să oferiți) beneficii personalului dvs. pe măsură ce creșteți ca organizație.
analiza bugetului dvs.
odată ce sunteți în funcțiune și urmăriți bugetul, puteți analiza bugetul dvs. analizând rapoartele. Rapoartele vă ajută să înțelegeți cum vă descurcați financiar și pot fi utilizate în mai multe moduri:
- vă ajută să identificați schimbările de-a lungul anilor
- incluse în planificarea strategică și valorile de performanță
- partajate cu personalul, donatorii și consilierii atât pentru succese, cât și pentru repere pentru îmbunătățiri
- ajutați membrii personalului să înțeleagă unde și cum pot îmbunătăți bugetarea propriului departament și modul în care munca lor contribuie la sănătatea organizațională generală
iată câteva rapoarte care ar putea, mai ales în etapa de pornire.
eficiența strângerii de fonduri: donații totale/Cheltuieli totale de strângere de fonduri
aceasta urmărește suma medie de bani strânsă pe dolar cheltuit pentru strângerea de fonduri și arată cât de eficiente sunt eforturile dvs. de strângere de fonduri.
rata de încredere: cel mai mare tip de venituri/venituri totale
Acest raport arată riscul potențial al unei reduceri majore a finanțării dacă această sursă este redusă sau se oprește.
rata cheltuielilor programelor: cheltuielile programului/cheltuielile totale
acesta este câți bani cheltuiți pentru cheltuielile programului. Un punct de referință este de 80%, dar nu este o regulă grea și rapidă și depinde de nevoile dvs. organizaționale.
cheltuieli generale: cheltuieli de gestionare, Administrative și de strângere de fonduri/Cheltuieli totale
acesta este câți bani cheltuiți pentru cheltuieli non-program. Un punct de referință este de 20%, dar nu este o regulă grea și rapidă și depinde de nevoile dvs. organizaționale.
zile Cash on Hand: total disponibil Cash/(cheltuieli/365)
acesta este numărul de zile în care organizația dvs. ar putea funcționa dacă toate veniturile ar deveni brusc indisponibile (toți donatorii nu vă mai susțin sau ați cheltuit toți banii). 90 de zile de numerar la îndemână este un bun punct de referință.
rata fondurilor restricționate: fonduri restricționate/(fonduri restricționate + nerestricționate)
Acest raport vă spune dacă aveți un echilibru sănătos de fonduri pentru a sprijini atât cheltuielile generale, cât și programele. De asemenea, puteți utiliza acest lucru pentru a compara cu programul dvs. și cheltuielile generale trebuie să înțelegeți dacă aveți suficient în fiecare tip de fond pentru a vă susține cheltuielile.
următorii pași Acționabili
acum, că înțelegeți mai bine elementele de bază ale planificării financiare nonprofit, întâlniți-vă cu echipa dvs. și creați un buget și un flux de numerar.pe măsură ce organizația dvs. crește sau dacă sunteți deja operațional, analizați–vă bugetul folosind rapoartele sugerate și evaluați dacă puteți face îmbunătățiri în bugetul dvs.-poate că puteți fi mai eficient la strângerea de fonduri sau ar trebui să ajustați cheltuielile pentru a avea mai multe zile numerar la îndemână.