als een startup nonprofit zijn er veel prioriteiten aan te pakken op uw to-do lijst. Het plannen van uw budget voor de talloze activiteiten, vooral als je net begonnen bent, kan aan de kant vallen.
Dit zou een vergissing zijn! Het creëren van een budget, het plannen van Financiën voor de toekomst, en het analyseren van financiële gegevens zal u al vroeg onderscheiden als een organisatie aan financiers en partners, en maken dagelijkse en strategische planning gemakkelijker.
en of u nu CEO bent van uw non-profitorganisatie of een nieuw personeelslid, het is belangrijk om te begrijpen hoe het budget van uw organisatie gestructureerd is en bijdraagt aan de activiteiten van de non-profitorganisatie.
budgettering en analyse van de financiële gezondheid van non-profitorganisaties is belangrijk, zowel voor fondsenwervingsaanvragen als voor het beheer van algemene operaties. Budgettering kan helpen door:
- helpen bij het analyseren en volgen van de gezondheid van organisaties
- het plannen van crowdfunding en fondsenwervingscampagne
- het identificeren van financieringsbehoeften en hoe crowdfunding een rol kan spelen bij het opvullen van die hiaten
- het aanvragen van subsidies
- het verstrekken van bijgewerkte financiële gegevens aan financiers.
doel van deze gids
Deze gids biedt startende non — profitorganisaties een overzicht van budgettering-welke informatie te volgen en hoe, en hoe de financiële gezondheid van uw organisatie te analyseren. We bespreken ook framework en tools voor het opzetten, aanpassen en analyseren van uw eigen budget en financiële planning, op elk niveau van de organisatie.
voor deze gids gebruiken we het voorbeeld van een naschoolse onderwijsprogramma. Deze fictieve non-profit biedt buitenschoolse activiteiten, zoals sport, aan kinderen in hun gemeenschap.
we noemen de non-profit “After School Fun.”After School Fun (ASF) is informeel actief met steun van twee genereuze donoren, maar nu voeren ze een crowdfundingcampagne om hun buitenschoolse activiteiten op vijf nieuwe scholen op te schalen en aan te bieden. Ze rekenen een kleine vergoeding voor hun programma ‘ s, en de rest wordt gedekt door hun genereuze donoren en partners.
wat te volgen in uw Budget
die stapel van ontvangsten en notitieblokken zal het niet snijden als het gaat om budgettering. Startup non-profitorganisaties moeten hun uitgaven en inkomsten (fondsenwerving donaties of servicekosten) bijhouden in een spreadsheet of ander boekhoudsysteem. Dit maakt de gegevens toegankelijk voor individuen op alle niveaus van de organisatie met flexibiliteit voor het aanpassen van de gegevens als budgettering behoeften veranderen.
opstartkosten / investeringen vooraf
als een startende non-profitorganisatie bent u zich er al van bewust dat u initiële kosten hebt voordat u uw werkelijke operationele kosten hebt. Deze opstartkosten kunnen de kosten omvatten die betrokken zijn bij crowdfunding, of wat je hoopt dat de crowdfunding zal dekken. Andere opstartkosten kunnen initiële kosten voor branding en logo, apparatuur, en eerste medewerker salarissen omvatten.
Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen wat een startup zou kunnen zijn en eenmalige initiële kosten en reguliere kosten. Sommige opstartkosten kunnen worden overgeheveld naar het reguliere budget, terwijl andere niet in toekomstige budgetten hoeven te worden opgenomen.in ons voorbeeld, laten we zeggen dat ASF start-up investeringen nodig heeft om de kosten voor de crowdfunding campagne en video te dekken en hoopt dat de campagne en een genereuze corporate partner het personeel en de benodigdheden zullen dekken die nodig zijn om programma ‘ s aan te bieden op twee scholen. Terwijl de salarissen van het personeel en de eerste benodigdheden in het reguliere budget van ASF moeten worden opgenomen, zijn de branding-en logo-ontwerpkosten voor het starten van de crowdfunding-campagne eenmalige kosten die niet in toekomstige budgetten zullen worden opgenomen.
reguliere budget
reguliere budgetten zonder winstoogmerk moeten worden opgesplitst tussen uitgaven en inkomsten, met uitgaven verdeeld tussen programma -, en algemene en administratieve uitgaven.
Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen het programma en andere uitgaven, omdat veel donoren graag het verschil begrijpen tussen administratieve en programmakosten. Het toont donoren en partners hoeveel dollars worden besteed aan de missie van de non-profit versus het uitvoeren van de missie.
Er is een misvatting in de non-profit ruimte dat gezonde en goede non-profitorganisaties lage administratieve en fondsenwervingskosten hebben, en het grootste deel van hun financiering besteden aan programmakosten.
hoewel dit geen sterk beleid is voor het runnen van een sterke non-profit, is het nog steeds wijdverbreid. Het is belangrijk om programma -, administratieve en fondsenwervingskosten te scheiden. Het scheiden van deze kosten dient ook als controle op de manier waarop uw organisatie is de verdeling van haar middelen.
programmakosten
programmakosten zijn de kosten die direct gerelateerd zijn aan het draaien van uw programma ‘ s. Voor ASF, dat omvat alles met betrekking tot het uitvoeren van de buitenschoolse programma ‘ s, met inbegrip van personeel en benodigdheden (dat wil zeggen voetbal). De salarissen voor het personeel faciliteren activiteiten zijn programma uitgaven. Hun programma kosten omvatten ook programma reclame en opleiding van het personeel en reiskosten.
algemene en administratieve uitgaven
deze uitgaven omvatten salarissen voor administratief, ondersteunend en fondsenwervend personeel. Ook inbegrepen in deze sectie kan zijn huur, nutsbedrijven, en technologie voor kantoorruimte, en juridische en andere diverse uitgaven. Met name alle fondsenwervingskosten worden bijgehouden in deze categorie.
ASF heeft één fulltime fondsenwerver, en hun salaris valt onder deze categorie. Ze huren ook een kleine kantoorruimte. Hun programma directeur en activiteiten personeel salarissen en programma budget worden bijgehouden in het programma uitgaven.
vaste en variabele kosten
Het is belangrijk om rekening te houden met het verschil tussen vaste en variabele kosten wanneer u de kosten traceert. De vaste kosten kunnen de salarissen van het personeel en de huur van gebouwen omvatten. Variabele kosten zijn kosten die variëren op basis van de behoefte of marktprijzen.
bijvoorbeeld, voor ASF kan de prijs van het huren van veldruimte voor voetbaltraining het hele jaar door fluctueren of afhankelijk zijn van de behoefte (seizoensgebonden behoefte of programmatische veranderingen). Het is belangrijk om te begrijpen welke kosten vast zijn en welke variabel–omdat vaste kosten het hele jaar door statischer zijn en hoe dan ook moeten worden gefinancierd, terwijl variabele kosten kunnen veranderen en eventueel kunnen worden aangepast met programmawijzigingen of vervangingen.
omzet en winst
omzet is het geld dat u als organisatie ontvangt. Dit omvat donaties en kosten voor service, en alle andere verkochte producten.
bijvoorbeeld, ASF rekent $5 per student per sessie, dus hun inkomsten zouden het totale aantal geserveerd studenten vermenigvuldigd met $5 elk. Ze hebben ook individuele donaties en crowdfunding donaties die worden geteld als inkomsten.
Het is belangrijk om de inkomsten van uw non-profit te volgen, omdat gecombineerd met het kijken naar uw uitgaven, het U helpt uw winst te begrijpen en of u genoeg geld hebt om operaties te ondersteunen of dat donaties moeten stijgen of uitgaven dalen.
alleen omdat je “non-profit” bent, betekent niet dat je geen winst kunt of moet maken. Uw winst is de totale inkomsten-donaties en andere bronnen–minus de totale kosten om de organisatie te runnen. Non-profitorganisaties, net als elk ander bedrijf, moeten streven naar een winst te maken om een gezonde organisatie te behouden, te laten schalen, en hebben noodfondsen als dat nodig is.
cashflow
een andere methode voor het volgen van uw budget is het volgen en projecteren van cashflow voor het jaar. De beste manier om dit te doen is het bijhouden van cash instroom–inkomsten en donaties–en cash uitstroom–uitgaven. Dit helpt u beter te begrijpen wanneer u inkomsten binnen en uitgaven uitgaan, op een maandelijkse en jaarlijkse basis.
bijvoorbeeld, misschien stuurt uw belangrijkste donor u slechts één grote cheque per jaar in Januari. Terwijl die cheque ondersteunt een groot deel van uw uitgaven, je moet ervoor zorgen dat u gelijkmatig te verdelen over het hele jaar, of je misschien niet genoeg geld om de kosten te dekken aan het einde van het jaar.
voor ASF weten ze dat ze één donor hebben die een grote hoeveelheid bijdraagt in februari, en een andere donor op hoog niveau in Juli. Ze hebben maandelijkse uitgaven en weten dat ze de uitgaven hebben verhoogd voor een fondsenwervingsevenement dat ze elk jaar in juni organiseren. Ze moeten hun geld van hun grote en kleine donoren en programma Vergoedingen dienovereenkomstig toe te wijzen. Door een maandelijkse cashflow te creëren, kunnen ze hun financieringsbehoeften beter voorspellen.
Restricted And unlimited
Het is ook belangrijk om beperkte en onbeperkte fondsen bij te houden, en hoe je ze spendeert. Wanneer u een fondsenwervingscampagne voert en zegt dat alle donaties rechtstreeks naar programmakosten gaan, zijn dat beperkte fondsen die u moet gebruiken om programma ‘ s te ondersteunen.
vergoedingen voor diensten kunnen ook worden beschouwd als beperkte middelen. Als u een algemene fondsenwervingscampagne voert en geen directe financiering specificeert, zijn deze donaties onbeperkt en kunt u ze naar eigen goeddunken gebruiken. Dit onderscheid, en het handhaven van een gelijkmatige balans van beide soorten fondsen, is van cruciaal belang voor de organisatorische gezondheid. Als u alleen beperkte fondsen, zult u niet genoeg geld om uw overheadkosten te ondersteunen.
non-profit medewerkers moeten zich bewust zijn van het verschil tussen beperkte en onbeperkte fondsen, zodat ze de verschillen tussen programmabudgetten kunnen begrijpen.
voor ASF heeft het tee soccer program beperkte financiering van een donor met een speciale interesse in voetbal, maar het basketbalprogramma wordt ondersteund door onbeperkte fondsen, die beperkter zijn.
aannames en andere
bij het opzetten van een budget is het belangrijk om uw aannames op te maken, op de spreadsheet of een begeleidend document. Dit helpt je niet alleen te herinneren hoe je met bepaalde cijfers kwam, maar het helpt om het even welk personeelslid, potentiële donor, of een adviseur die naar het budget kijkt het beter te begrijpen.
uw veronderstellingen kunnen het aantal begunstigden omvatten waarmee u werkt, het aantal personeelsleden, de hoeveelheid benodigdheden of uitrusting. Bij het maken van een budget is het ook belangrijk om inflatie en extralegale voordelen bij te houden, vooral als je een projectie van een budget over meerdere jaren bouwt.
inflatie zorgt voor een lichte stijging van de kosten in de loop van de tijd, en extralegale voordelen zijn de niet-salariskosten voor werknemers als u voordelen aanbiedt (of van plan bent te bieden) aan uw personeel als u groeit als organisatie.
uw Budget analyseren
zodra u operationeel bent en uw budget bijhoudt, kunt u uw budget analyseren door naar uw ratio ‘ s te kijken. Ratio ’s helpen u te begrijpen hoe u het financieel doet en kunnen op een aantal manieren worden gebruikt:
- Help u veranderingen in de loop der jaren te identificeren
- opgenomen in strategische planning en prestatiemetingen
- gedeeld met medewerkers, donoren en adviseurs voor zowel successen als benchmarks voor verbeteringen
- help medewerkers te begrijpen waar en hoe ze de budgettering van hun eigen afdeling kunnen verbeteren, en hoe hun werk bijdraagt aan de algehele organisatorische gezondheid
Hier zijn een paar ratio’ s die kan nuttig zijn, vooral in de opstartfase.
efficiëntie van fondsenwerving: totale donaties/totale Fondsenwervingskosten
Dit houdt het gemiddelde bedrag bij dat per dollar aan fondsenwerving wordt opgehaald en laat zien hoe efficiënt uw fondsenwervingsinspanningen zijn.
Reliance Ratio: grootste soort inkomsten / totale inkomsten
deze ratio toont het potentiële risico van een aanzienlijke vermindering van de financiering als deze bron wordt verminderd of stopt.
programs Expense Ratio: programma uitgaven / totale uitgaven
Dit is hoeveel geld u besteedt aan programma uitgaven. Een benchmark is 80%, maar het is geen harde en snelle regel, en hangt af van uw organisatorische behoeften.
Overhead Ratio: uitgaven voor beheer, administratie en fondsenwerving/totale uitgaven
Dit is hoeveel geld u uitgeeft aan niet-programmauitgaven. Een benchmark is 20%, maar het is geen harde en snelle regel, en hangt af van uw organisatorische behoeften.
dagen Cash on-Hand: totaal beschikbare Cash/(onkosten / 365)
Dit is het aantal dagen dat uw organisatie zou kunnen werken als alle inkomsten plotseling niet meer beschikbaar waren (alle donoren stoppen met u te ondersteunen, of u hebt al uw geld uitgegeven). 90 dagen contant geld bij de hand is een goede benchmark.
Restricted Funds Ratio: Restricted Funds/(Restricted + Unlimited Funds)
deze ratio geeft aan of u een gezonde balans van fondsen hebt om zowel overhead als programma ‘ s te ondersteunen. U kunt dit ook gebruiken om te vergelijken met uw programma en overhead moet begrijpen als je genoeg in elk type fonds om uw uitgaven te ondersteunen.
bruikbare volgende stappen
nu u de basisprincipes van non-profit financiële planning beter begrijpt, ontmoet u uw team en creëer een budget en cashflow.
naarmate uw organisatie groeit, of als u al operationeel bent, analyseert u uw budget aan de hand van de voorgestelde ratio ‘ s, en beoordeelt u of u verbeteringen kunt aanbrengen in uw budget–misschien kunt u efficiënter zijn in fondsenwerving, of moet u de uitgaven aanpassen om meer dagen contant geld bij de hand te hebben.