Jako začínající nezisková, existuje mnoho priorit k řešení-udělat seznam. Plánování rozpočtu na nesčetné množství aktivit, zejména když právě začínáte, může spadnout na vedlejší kolej.
To by byla chyba! Vytvoření rozpočtu, plánování financí do budoucna, a analýza finančních údajů vás brzy oddělí jako organizaci od investorů a partnerů,a usnadnit každodenní a strategické plánování.
ať už jste generální ŘEDITEL neziskové nebo nového zaměstnance, je důležité pochopit, jak vaše organizace rozpočet je strukturován a přispívá k neziskové činnosti.
správné rozpočtování a analýza finančního zdraví neziskových organizací je důležitá jak pro žádosti o fundraising, tak pro řízení obecných operací. Rozpočtování může pomoci:
- Pomáhá analyzovat a sledovat organizační zdraví
- Plánování crowdfunding a fundraising
- Určení potřeby finančních prostředků a jak crowdfunding může hrát roli při vyplňování těchto mezer
- Žádosti o granty
- Poskytuje aktualizované finanční údaje, aby investoři.
Účel Této Příručky
Tento průvodce vám poskytne spuštění neziskové organizace s přehledem rozpočtu — jaké informace sledovat a jak, a jak analyzovat vaše organizace finanční zdraví. Budeme také diskutovat rámec a nástroje pro nastavení, upravit, a analyzovat svůj vlastní rozpočet a finanční plánování, na jakékoli úrovni organizace.
pro účely této příručky použijeme příklad mimoškolního vzdělávacího programu. Tato fiktivní nezisková organizace poskytuje mimoškolní aktivity, jako je sport, dětem v jejich komunitě.
nazveme neziskovou organizaci “ po školní zábavě.“Po Škole Zábava (ASF) působí neformálně s podporou dvou štědré dárce, ale teď jsou spuštěna crowdfundingová kampaň, v měřítku a začít nabízet své mimoškolní činnosti na pět nových škol. Za své programy účtují malý poplatek, a zbytek je pokryt jejich velkorysými dárci a partnery.
co sledovat ve vašem rozpočtu
tato hromada příjmů a zaznamenaných poznámek ji nesníží, pokud jde o rozpočtování. Startupové neziskové organizace by měly sledovat své výdaje a příjmy (fundraisingové dary nebo poplatky za služby) v tabulkovém nebo jiném účetním systému. Díky tomu jsou data přístupná jednotlivcům na všech úrovních organizace s flexibilitou pro úpravu dat při změně rozpočtových potřeb.
Náklady na Spuštění / Počáteční Investice
Jako začínající nezisková, jste již vědomi toho, že máte počáteční náklady, než budete mít své skutečné provozní náklady. Tyto náklady na spuštění mohou zahrnovat náklady spojené s crowdfundingem nebo to, co doufáte, že crowdfunding pokryje. Další náklady na spuštění mohou zahrnovat počáteční náklady na branding a logo, vybavení, a první platy zaměstnanců.
je důležité rozlišovat mezi tím, co může být spuštění a jednorázové počáteční náklady a pravidelné náklady. Některé náklady na spuštění se mohou převést do běžného rozpočtu, zatímco jiné nemusí být zahrnuty do budoucích rozpočtů.
V našem příkladu, řekněme, ASF potřebuje startup investice, na pokrytí nákladů na crowdfunding kampaň a video a doufá, že kampaně a firemní partner se bude vztahovat na zaměstnance a zásoby nutné nabízejí programy ve dvou školách. Zatímco platy zaměstnanců a počáteční dodávky budou muset být zahrnuty v ASF je pravidelný rozpočet, značky a loga design náklady pro spuštění crowdfundingové kampaně jsou jednorázové náklady, které nebudou zahrnuty v budoucích rozpočtech.
Pravidelné Cenově
Pravidelné neziskové rozpočty by měly být rozděleny mezi náklady a výnosy s náklady rozdělit mezi program, obecné a administrativní výdaje.
je důležité rozlišovat mezi programem a další náklady, protože mnoho dárců, jako je porozumět rozdílu mezi správními a náklady na program. Ukazuje dárcům a partnerům, kolik dolarů je vynaloženo na misi neziskové organizace oproti provádění mise.
Tam je mylná představa, v neziskovém prostoru, že zdravé a dobré neziskové organizace mají nízké administrativní a provozní náklady, a tráví většinu svých finančních prostředků na program náklady.
ačkoli to není silná politika pro provozování silné neziskové organizace, je stále rozšířená. Je důležité oddělit programové, administrativní a fundraisingové výdaje. Oddělení těchto nákladů také slouží jako kontrola toho, jak vaše organizace rozděluje své prostředky.
náklady na Program
náklady na Program jsou náklady, které přímo souvisejí se spuštěním programů. Pro ASF to zahrnuje vše, co souvisí s provozováním mimoškolních programů, včetně personálu a zásob (tj. Platy zaměstnanců usnadňující činnosti jsou náklady na program. Jejich programové výdaje zahrnují také programovou reklamu a školení zaměstnanců a cestovní náklady.
všeobecné a správní náklady
tyto výdaje zahrnují platy zaměstnanců v oblasti administrativy,podpory a fundraisingu. V této části může být také zahrnuto nájemné, nástroje, a technologie pro kancelářské prostory, a právní a jiné různé výdaje. V této kategorii jsou sledovány zejména všechny náklady na fundraising.
ASF má jednu sbírku na plný úvazek a jejich plat spadá do této kategorie. Pronajímají také malé kancelářské prostory. Jejich programový ředitel a platy zaměstnanců a rozpočet programu jsou sledovány v programových výdajích.
fixní a variabilní náklady
při sledování nákladů je důležité mít na paměti rozdíl mezi fixními a variabilními náklady. Fixní náklady by mohly zahrnovat platy zaměstnanců a nájemné budovy. Variabilní náklady jsou ty, které se liší v závislosti na potřebě nebo tržních cenách.
například u ASF by cena pronájmu prostor pro fotbalový trénink mohla kolísat po celý rok nebo na základě potřeby (sezónní potřeba nebo programové změny). Je důležité pochopit, které náklady jsou fixní a které variabilní–jako fixní náklady jsou více statické po celý rok a možná bude muset být financovány bez ohledu na to, co, vzhledem k tomu, že variabilní náklady se mohou měnit a mohou být případně upraveny s programem změny nebo substituce.
příjmy a zisk
příjmy jsou peníze, které obdržíte jako organizace. To zahrnuje dary a poplatky za služby a další prodané produkty.
například ASF účtuje 5 USD za studenta na relaci, takže jejich příjmy by byly celkový počet obsluhovaných studentů vynásobený 5 USD každý . Mají také individuální dárce a crowdfundingové dary, které se počítají jako příjmy.
je důležité sledovat příjmy vaší neziskové organizace, protože v kombinaci s pohledem na vaše výdaje vám pomůže pochopit vaše zisky a zda máte dostatek peněz na udržení provozu nebo zda je třeba zvýšit dary nebo snížit výdaje.
jen proto, že jste „nezisková“, neznamená, že nemůžete nebo neměli byste mít zisk. Váš zisk je celkový příjem-dary a další zdroje-mínus celkové náklady na provoz organizace. Neziskové organizace, stejně jako jakékoli jiné podnikání, by se měly snažit dosáhnout zisku na udržení zdravé organizace, umožnit škálování, a mít nouzové prostředky podle potřeby.
Cash Flow
další metodou pro sledování vašeho rozpočtu je sledování a projektování peněžních toků za rok. Nejlepší způsob, jak toho dosáhnout, je sledovat příliv hotovosti-příjmy a dary – a odliv hotovosti–výdaje. To vám pomůže lépe pochopit, kdy máte příjmy přicházejí a výdaje jdou ven, na měsíční a roční bázi.
například váš hlavní dárce vám v lednu pošle pouze jednu velkou kontrolu ročně. Zatímco ten šek podporuje velkou část své výdaje, budete muset ujistěte se, že rovnoměrně distribuovat ji po celý rok, nebo možná nemáte dost peněz na pokrytí výdajů na konci roku.
pro ASF vědí, že mají jednoho dárce, který přispívá velkou částkou v únoru, a dalšího dárce na vysoké úrovni v červenci. Mají měsíční výdaje a vědí, že mají zvýšené výdaje na fundraisingovou akci, kterou pořádají každý červen. Musí podle toho alokovat své peníze od svých velkých i malých dárců a programové poplatky. Vytvořením měsíčního peněžního toku mohou lépe předvídat své potřeby financování.
omezené a neomezené
je také důležité sledovat omezené a neomezené prostředky a jak je utrácíte. Když provozujete fundraisingovou kampaň a říkáte, že všechny dary půjdou přímo na výdaje na program, jedná se o omezené prostředky, které musíte použít k podpoře programů.
poplatky za služby by také mohly být považovány za omezené prostředky. Pokud používáte obecné fundraising kampaň a nechci specifikovat, přímé financování, tyto dary jsou neomezené a můžete je použít podle svého uvážení. Toto rozlišení a udržení rovnoměrné rovnováhy obou typů fondů je zásadní pro organizační zdraví. Pokud máte pouze omezené finanční prostředky, nebudete mít dostatek peněz na podporu režijních nákladů.
Neziskové zaměstnanci by si měli být vědomi rozdílu mezi omezené a neomezené finanční prostředky, tak, že mohou pochopit rozdíly mezi programem rozpočtů.
pro ASF program tee soccer omezil financování od dárce se zvláštním zájmem o fotbal, ale basketbalový program je podporován neomezenými prostředky, které jsou omezenější.
Předpoklady a Další
Při nastavování rozpočtu, je důležité, aby rozložení své předpoklady, na tabulky či průvodním dokumentu. To vám nejen pomůže zapamatovat si, jak jste přišli s určitými čísly,ale pomáhá každému zaměstnanci, potenciálnímu dárci nebo poradci, který se dívá na rozpočet, lépe to pochopit.
vaše předpoklady mohou zahrnovat počet příjemců, se kterými pracujete, počet zaměstnanců, množství dodávek nebo vybavení. Při vytváření rozpočtu je také důležité sledovat inflaci a okrajové výhody, zejména pokud stavíte plánovaný rozpočet na několik let.
inflace představuje mírné zvýšení nákladů v průběhu času a okrajové výhody jsou náklady na mzdy zaměstnanců, pokud nabízíte (nebo plánujete nabídnout) výhody svým zaměstnancům, jak rostete jako organizace.
Analýza Vašeho Rozpočtu
Jakmile jste nahoru a běh a sledovat svůj rozpočet, můžete analyzovat svůj rozpočet tím, že při pohledu na vaše poměry. Poměry pomůže pochopit, jak jste na tom finančně, a může být použit v mnoha způsoby:
- Pomůže identifikovat změny v průběhu let
- Součástí strategického plánování a metriky výkonu
- Sdílené se zaměstnanci, dárci, a poradců pro oba úspěchy a kritérií pro vylepšení
- Pomoc zaměstnancům pochopit, kde a jak mohou zlepšit své vlastní oddělení rozpočtování, a jak jejich práce přispívá k celkové organizační zdraví
Zde je několik poměrů, které by mohly být užitečné, a to zejména v úvodní fázi.
Fundraising Účinnost: Celkem Dary/Celkem Fundraising Náklady
sleduje průměrné množství získané peníze za dolar vynaložený na získávání finančních prostředků a ukazuje, jak efektivní váš fundraising úsilí.
Reliance Ratio: největší typ příjmů/celkové příjmy
tento poměr ukazuje potenciální riziko významného snížení financování, pokud se tento zdroj sníží nebo zastaví.
poměr výdajů programů: náklady na Program/celkové náklady
to je, kolik peněz utratíte za výdaje na program. Měřítko je 80%, ale není to tvrdé a rychlé pravidlo a závisí na vašich organizačních potřebách.
režijní poměr: náklady na správu, administrativu a Fundraising/celkové výdaje
to je, kolik peněz utratíte za neprogramové výdaje. Měřítko je 20%, ale není to tvrdé a rychlé pravidlo a závisí na vašich organizačních potřebách.
Dny v Hotovosti na Ruku: Celkem k Dispozici Hotovosti/(Náklady/365)
Tohle je, kolik dnů vaše organizace mohla fungovat, pokud všechny příjmy se náhle stala nedostupná (všichni dárci přestat podporovat vás, nebo jste strávil všechny své peníze). 90 dny hotovosti na ruce je dobrým měřítkem.
poměr omezených prostředků: omezené fondy/(omezené + neomezené fondy)
tento poměr vám řekne, zda máte zdravou rovnováhu prostředků na podporu režijních nákladů i programů. Můžete také použít k porovnání s vaším programem a režijní potřeby pochopit, zda máte dostatek v každém typu fondu na podporu vašich výdajů.
žalovatelné další kroky
Nyní, když lépe rozumíte základům neziskového finančního plánování, setkejte se se svým týmem a vytvořte rozpočet a peněžní tok.
Jak vaše organizace roste, nebo pokud jste již v provozu, analyzovat svůj rozpočet pomocí navrhovaných ukazatelů, a posouzení, zda můžete vylepšit váš rozpočet–možná, že si můžete být více efektivní v získávání finančních prostředků, nebo jste měli upravit výdaje, na více dnů v hotovosti na ruku.