Processus vs Procédure est toujours un thème de débats et de doutes. Si vous mélangez les choses et croyez qu’un processus et une procédure sont les mêmes choses, cet article de blog est pour vous!
Beaucoup de gens font cette corrélation directe et finissent par mélanger des concepts, tels que Processus vs Projet, dont nous avons déjà discuté. Clarifions donc ce qu’est une procédure et en quoi les procédures sont-elles liées aux processus.
Pour commencer, définissons ce qu’est un processus et ce qu’est une procédure.
Qu’est-ce qu’un processus ?
Pour revenir à un concept que nous avons déjà exploré en profondeur, nous pourrions facilement définir un processus comme la série d’étapes qu’il faut pour convertir une certaine entrée en une sortie.
Les processus fonctionnent à un niveau supérieur, ce qui signifie qu’ils ne sont pas limités et/ou contraints à une fonction ou un service spécifique. Les processus peuvent dépendre de l’intégration de plus d’un département et sont très susceptibles de contenir une procédure – ou plusieurs.
Les processus peuvent même se référer aux procédures d’autres processus et interagir avec elles.
Qu’est-ce qu’une procédure ?
Le terme procédure est largement utilisé dans presque toutes les industries pour définir une série d’étapes prises pour obtenir un résultat cohérent (qui peuvent être les résultats du processus, mais pas nécessairement). D’autres termes couramment utilisés pour désigner les procédures sont les SOP (procédure opérationnelle standard) ou une meilleure pratique commerciale.
Les procédures sont normalement requises par les services de conformité internes et peuvent être extrêmement utiles pour former les nouveaux membres de l’équipe. Une procédure est un excellent outil pour conserver et enregistrer des informations importantes.
La quantité de procédures dans un processus est directement liée à la complexité du processus – même si des processus simples peuvent être décrits par une seule procédure, plus le processus est complexe, plus il aura de procédures.
Exemple
Considérons une procédure d’enregistrement client. Il répertorie toutes les étapes nécessaires à la création de l’enregistrement d’un nouveau client dans votre base de données d’utilisateurs, telles que la demande de son nom complet, de son adresse e-mail, de son adresse, etc. Cette procédure en elle-même peut représenter l’intégrité d’un processus d’enregistrement de client ainsi que l’une des procédures incluses dans votre processus de vente (après tout, il est logique d’enregistrer un nouveau client avant de lui vendre).
Processus vs Procédure
Pour clarifier les choses, nous pouvons dire qu’un processus se concentre sur ce qui doit être accompli à un niveau supérieur, décrivant comment les activités d’un ou plusieurs départements s’intègrent alors qu’une procédure concerne les actions spécifiques (telles que remplir des champs d’enregistrement spécifiques lors de l’enregistrement d’un nouveau client) qui donnent des instructions spécifiques sur la façon dont une personne – ou un groupe de personnes – doit faire son travail.
Si nous pensons à la façon dont il est courant de voir des procédures d’exploitation standard en place, il est sûr de définir une procédure comme une documentation valide pouvant être utilisée pour enseigner à une nouvelle personne comment exécuter une certaine fonction.
Les procédures n’ont pas le même objectif que les processus pour une raison simple : les procédures sont si spécifiques, elles ont un niveau de détail si élevé qu’elles ne vous permettent pas de voir la vue d’ensemble, le processus de bout en bout.
Pour résumer, nous pouvons définir la principale différence entre une procédure et un processus en faisant une simple analogie en utilisant différents niveaux de zoom: un processus est comme une image zoomée ou panoramique d’un coucher de soleil, il montre l’image entière et met en évidence tout ce qui est essentiel pour votre entreprise.
Les procédures, d’autre part, sont une image zoomée d’une abeille sur un pétale de fleur – elles ajoutent beaucoup d’informations et de détails à l’image sans se soucier de l’arrière–plan.
Comment les combiner
La comparaison processus/procédure se termine par deux significations différentes, mais des concepts directement corrélés. Ensemble, ils existent pour vous aider à structurer votre entreprise et à créer des normes d’exécution pour vos activités au niveau macro et micro.
Donc, si vous commencez à créer un processus standard, vous créerez par conséquent des procédures. Le point le plus important — qui est le modèle d’exécution — est suivi.
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