Laut Edelman Intelligence wird die Mehrheit der US-amerikanischen Belegschaft bis 2027 Freiberufler sein. Dies bedeutet, dass die Chancen, dass Sie in den nächsten Jahren einen unabhängigen Auftragnehmer oder Gig—Arbeiter einstellen, ziemlich hoch sind – ebenso wie die Chancen, dass Sie die Bundessteuergesetze und Anmeldeverfahren für diese spezielle Kategorie von Arbeitern lernen müssen.
Wenn Sie planen, einen Freiberufler einzustellen (oder wenn Sie bereits mit einigen arbeiten), müssen Sie wissen, wie Sie die richtigen Steuerformulare vorbereiten und einreichen. In diesem Handbuch erfahren Sie mehr über das 1099-MISC-Formular, wann die Anmeldefrist abgelaufen ist und wie Sie es online einreichen können.HINWEIS: Die Mitglieder des FreshBooks-Supportteams sind keine zertifizierten Einkommensteuer- oder Buchhaltungsfachleute und können in diesen Bereichen keine Beratung anbieten, abgesehen von unterstützenden Fragen zu FreshBooks. Wenn Sie eine Einkommensteuerberatung benötigen, wenden Sie sich bitte an einen Buchhalter in Ihrer Nähe.
Was ist ein 1099-Formular?
Das 1099-Formular ist ein Dokument, das der Internal Revenue Service (IRS) als „Informationsrückgabe“ bezeichnet.“ Es gibt eine Vielzahl von 1099-Formularen, aber eines haben sie alle gemeinsam: Sie werden alle verwendet, um die verschiedenen Arten von Nicht-Gehaltseinkünften zu melden, die Sie in einem Steuerjahr verdienen.
In diesem Artikel werden wir speziell über das Formular 1099-MISC sprechen, das alle Einnahmen auflistet, die eine Person von Nicht-Angestellten oder Nicht-Gehalts-Entschädigungen wie Provisionen, Boni, vertraglichen Zahlungen, Lizenzgebühren und mehr erhält. 1099s werden auch von Geschäftsinhabern eingereicht, die Mietzahlungen leisten, mit Ausnahme von Unternehmen, die über einen Hausverwalter mieten.
Wer sollte eine 1099 einreichen?
Wenn Sie ein Kleinunternehmer sind, müssen Sie 1099-Informationserklärungen für jeden Anbieter, Dienstleister, Freiberufler, unabhängigen Auftragnehmer, Selbstständigen oder nicht eingetragenen Unternehmer einreichen, den Sie während des Steuerjahres mehr als $ 600 bezahlt haben.
Dies schließt Unternehmen ein, die Gesellschaften mit beschränkter Haftung (LLCs), Personengesellschaften oder Einzelunternehmen sind, schließt jedoch C- oder S-Unternehmen aus. Sie sollten auch eine 1099 einreichen, wenn Sie einen Raum von jemandem mieten, der kein Hausverwalter ist.
Im Folgenden sind die häufigsten Ausnahmen aufgeführt:
- Wenn Sie diesem bestimmten Anbieter im Steuerjahr weniger als 600 USD (kumuliert) gezahlt haben: Der unabhängige Auftragnehmer muss sein Einkommen weiterhin auf seinem Schedule C-Formular angeben, aber Sie müssen keine 1099 für ihn einreichen.
- Wenn Sie bei einem Hausverwalter mieten: Hausverwalter reichen ihre eigenen 1099-MISC-Formulare ein und senden sie an den Eigentümer, damit Sie dies nicht tun müssen.
- Wenn Sie ein C- oder S-Unternehmen eingestellt haben: Dies gilt auch dann, wenn Sie mit einer Person zusammengearbeitet haben, die zufällig als Unternehmen registriert ist.
- Wenn der Verkäufer/Freiberufler eingestellt und als Angestellter eingestuft wurde: Mitarbeiter benötigen eine völlig andere Form, die W-2. Die Fehlklassifizierung eines Mitarbeiters als unabhängiger Auftragnehmer (in der Regel, um die Zahlung bestimmter Steuern zu vermeiden oder staatlich vorgeschriebene Löhne / Leistungen anzubieten) kann zu erheblichen Strafen führen.
Wann sollten Sie Ihre 1099 einreichen?
Einzelpersonen müssen ihre persönliche Steuererklärung (zusammen mit ihren 1099 Formularen) jedes Jahr zur gleichen Zeit, am 15. Als Kleinunternehmer müssen Sie Ihre 1099-Formulare vor dem 31. Januar an Ihre Auftragnehmer senden. Sie sind auch verpflichtet, die 1099 mit dem IRS bis zum letzten Tag im Februar für Papiereinreichungen oder März 31 für elektronische / Online-Einreichungen einzureichen.
Wenn Sie die Frist verpassen, können Sie von $ 50-270 pro Formular bis zu einem Maximum von $ 500.000 pro Jahr bestraft werden. Wenn Sie jedoch die Anmeldeanforderungen oder -fristen absichtlich ignorieren, kann der IRS beschließen, Sie mit 550 US-Dollar pro falschem Formular ohne Obergrenze zu bestrafen.
Wie Sie Ihre 1099 vorbereiten und elektronisch einreichen
Die Vorbereitung und Einreichung eines 1099-MISC-Formulars muss nicht kompliziert sein. In der Tat können Sie es in fünf einfachen Schritten tun:
Bereiten Sie Ihre Dokumente vor (W-9s)
Es ist einfacher, 1099 Formulare auszufüllen, wenn Sie bereits alle Informationen zur Verfügung haben, die Sie benötigen. Zu dem Zeitpunkt, zu dem Sie mit den 1099s beginnen, sollte der Auftragnehmer Ihnen bereits ein ausgefülltes W-9 zur Verfügung gestellt haben (idealerweise bevor Sie ihre Dienste in Anspruch genommen haben), und Sie dürfen gesetzlich 28% des Gehalts einbehalten, wenn das Formular nicht eingereicht wurde oder enthält ungenaue Informationen.
Das W-9 eines Verkäufers ist äußerst nützlich, da es seinen Steueranmeldestatus enthält, der Ihnen mitteilt, ob Sie ein Formular für diesen bestimmten Auftragnehmer erstellen müssen. Es enthält auch den Namen, die Adresse und die Arbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) oder die Sozialversicherungsnummer (SSN) eines Anbieters.
Formulare beziehen
Leider können Sie die Papierformulare nicht einfach aus dem Internet drucken — Sie müssen offizielle 1099 Formulare von einer offiziellen Quelle erhalten. Es gibt ein paar Orte, an denen Sie sie erhalten können, wie zum Beispiel:
- Von der IRS: Bestellen Sie 1099s und andere Informationsrücksendungen / Formulare direkt von der IRS, entweder durch den Kauf von der Website oder durch den Aufruf von 1-800-TAX-FORM (1-800-829-3676).
- In einem Bürobedarfsgeschäft: Sie können Pakete mit 1099-MISC-Formularen in Ihrem nächstgelegenen Bürobedarfsgeschäft kaufen. Möglicherweise können Sie sie auch online über die Website des Shops bestellen.
- Von einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft: Lokale Wirtschaftsprüfungsgesellschaften haben normalerweise Stapel von Formularen, die Sie kaufen können. Wenn Sie mit einer Firma oder einem Buchhalter zusammenarbeiten, können diese Ihnen alternativ die erforderlichen Formulare zur Verfügung stellen.
- Von Ihrem Payroll-Softwareanbieter: Wenn Sie ein automatisiertes Payroll-/Buchhaltungsprogramm wie FreshBooks verwenden, sollten Sie bereits Zugriff auf diese Dokumente haben. Darüber hinaus ist einer der Hauptvorteile der Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware, dass sie die Online-Einreichung unterstützen.
Füllen Sie den 1099 aus
Sobald Sie die Daten und Formulare haben, wird die Meldung Ihres 1099 viel einfacher. Wenn Sie das Formular ausfüllen, müssen Sie die folgenden Informationen angeben:
- Ihre SSN oder EIN
- Der Name des Auftragnehmers und SSN/EIN
- Wie viel der Auftragnehmer bezahlt wurde
- Wenn eine Bezahlung einbehalten wurde und wie viel
Denken Sie daran, dass Sie für jeden Auftragnehmer, mit dem Sie gearbeitet haben, zwei Kopien des Formulars 1099-MISC ausfüllen müssen: Ein Formular (Kopie A) IRS, während die andere (Kopie B) rechtzeitig an den unabhängigen Auftragnehmer gesendet werden sollte.
Senden Sie das 1099-Formular an Ihre Lieferanten / Freiberufler
Kopie B der 1099-MISC-Formulare sollte am oder vor dem 1. Februar an alle Ihre Auftragnehmer gesendet werden. Dies ermöglicht es ihnen, es in ihre persönlichen Steuererklärungen aufzunehmen und ihr Jahreseinkommen genau zu melden. Wenn Sie diese Frist verpassen, kann der IRS Sie mit Geldstrafen bestrafen.
Senden Sie Ihre 1099-Formulare
Es gibt zwei Möglichkeiten, Kopie A des 1099-MISC zu melden:
- Schneckenpost: Der Versand Ihrer IRS-Formulare ist die traditionelle Art der Papierablage. Sie müssen Ihre 1099s spätestens am 31. Sie müssen auch das Formular 1096 anhängen, das Ihre 1099-Einreichungen verfolgt.
- Online: Sie können jetzt 1099 Formulare über den Online-Einreichungsdienst des IRS, das Filing a Return Electronically (FIRE) -System, einreichen. Um das Feuersystem zu verwenden, müssen Sie Folgendes tun:
- Fordern Sie einen Sendersteuercode (TCC) vom IRS über das Formular 4419 an. Sie müssen dies ausfüllen und mindestens 30 Tage vor Ablauf der 1099-Frist einreichen.
- Erstellen Sie ein FIRE System-Konto.
- Vervollständigen Sie Ihre 1099s über eine unterstützte Buchhaltungs- oder Gehaltsabrechnungssoftware.
- Senden Sie das Dokument (im richtigen Format) über das FIRE-System.
Wenn Sie für 2020 mehr als 100 1099-MISC/W-2-Formulare pro Jahr einreichen, müssen Sie diese online einreichen. Überprüfen Sie daher immer, ob Sie sich auch einer staatlichen Einreichung unterziehen müssen — fragen Sie Ihren Buchhalter oder eine lokale Firma, wenn Sie Fragen haben oder zusätzliche steuerliche Unterstützung benötigen.
Fazit
Das Melden Ihrer 1099 kann mühsam sein, ist aber ein notwendiges Übel, wenn Sie hohe Geldstrafen vom IRS vermeiden möchten. Sie können Zeit sparen, indem Sie Ihre Steuerformulare online über das FIRE-System einreichen. Besser noch, Sie können einen Buchhalter einstellen oder Buchhaltungssoftware wie FreshBooks verwenden, um dies für Sie zu tun.