De acuerdo con Edelman Intelligence, la mayoría de la fuerza laboral estadounidense será freelancers para 2027. Esto significa que las probabilidades de que contrate a un contratista independiente o trabajador en los próximos años son bastante altas, al igual que las probabilidades de que tenga que aprender las leyes tributarias federales y los procesos de presentación para esta categoría especial de trabajadores.
Si estás planeando contratar a un freelancer (o si ya estás trabajando con algunos), entonces tendrás que saber cómo preparar y presentar los formularios de impuestos correctos. En esta guía, obtendrá más información sobre el formulario 1099-MISC, cuándo es el plazo de presentación y cómo presentarlo en línea.
NOTA: Los miembros del equipo de soporte de FreshBooks no son profesionales certificados en impuestos sobre la renta o contabilidad y no pueden brindar asesoramiento en estas áreas, aparte de las preguntas de soporte sobre FreshBooks. Si necesita asesoramiento sobre el impuesto sobre la renta, comuníquese con un contador en su área.
¿Qué es un Formulario 1099?
El formulario 1099 es un documento que el Servicio de Impuestos Internos (IRS) llama «declaración de información».»Hay una variedad de formularios 1099, pero hay una cosa que todos tienen en común: todos se usan para reportar los diferentes tipos de ingresos no salariales que se ganan en un año fiscal.
En este artículo, hablaremos específicamente del formulario 1099-MISC, que enumera todos los ingresos que una persona obtiene de compensaciones no salariales o no salariales, como comisiones, bonificaciones, pagos contractuales, regalías y más. los 1099 también son presentados por los propietarios de negocios que hacen pagos de alquiler, con la excepción de los negocios que alquilan a través de un administrador de propiedades.
¿Quién debe Presentar un 1099?
Si es propietario de una pequeña empresa, debe presentar 1099 declaraciones de información para cada proveedor, proveedor de servicios, trabajador independiente, contratista independiente, trabajador autónomo o empresa no incorporada a la que haya pagado más de 6 600 durante el año fiscal.
Esto incluye entidades comerciales que son sociedades de responsabilidad limitada (LLC), sociedades o empresas unipersonales, pero excluye las corporaciones C o S. También debe presentar un 1099 si alquila un espacio a alguien que no sea administrador de la propiedad.
A continuación se presentan las excepciones más comunes:
- Si pagó a ese proveedor específico menos de 6 600 (acumulativo) durante el año fiscal: El contratista independiente aún tiene que informar sus ingresos en su formulario de Anexo C, pero usted no tiene que presentar un 1099 para ellos.
- Si está alquilando a un administrador de propiedades: Los administradores de propiedades presentan sus propios formularios 1099-MISC y se los envían al propietario, para que no tenga que hacerlo.
- Si contrató a una corporación C o S: Esto es cierto incluso si trabajó con un individuo que resulta estar registrado como una corporación.
- Si el proveedor/freelancer fue contratado y clasificado como empleado: Los empleados requieren un formulario completamente diferente, el W-2. Clasificar erróneamente a un empleado como contratista independiente (generalmente para evitar pagar ciertos impuestos u ofrecer salarios/beneficios obligatorios por el gobierno) puede resultar en multas significativas.
¿Cuándo Debe Presentar Su 1099?
Las personas deben presentar su declaración de impuestos personal (junto con sus formularios 1099) a la misma hora cada año, el 15 de abril. Como propietario de una pequeña empresa, debe enviar sus formularios 1099 a sus contratistas antes del 31 de enero. También se requiere que presente el 1099 ante el IRS antes del último día de febrero para las presentaciones en papel o el 31 de marzo para las presentaciones electrónicas/en línea.
Si no cumple con la fecha límite, se le podría penalizar de $50 a2 270 por formulario hasta un máximo de 5 500,000 al año. Sin embargo, si intencionalmente ignora los requisitos de presentación o los plazos, el IRS puede decidir penalizarlo con 5 550 por formulario incorrecto sin límite.
Cómo Preparar su formulario 1099 y Presentar Electrónicamente
Preparar y presentar un formulario 1099-MISC no tiene que ser complicado. De hecho, puede hacerlo en cinco sencillos pasos:
Prepare sus documentos (W-9)
Es más fácil llenar formularios 1099 si ya tiene toda la información que necesita disponible. Para el momento en que comience con los 1099, el contratista ya debería haberle proporcionado un W-9 completo (idealmente antes de que usted contratara sus servicios), y está legalmente permitido retener el 28% del pago si el formulario no se presentó o contiene información inexacta.
El formulario W-9 de un proveedor es extremadamente útil porque contiene su estado de declaración de impuestos, que le indicará si necesita crear un formulario para ese contratista específico. También incluye el nombre, la dirección y el Número de Identificación del Empleador (EIN) o el número de Seguro Social (SSN) del proveedor.
Obtenga los formularios
Desafortunadamente, no puede imprimir los formularios en papel de Internet, necesita obtener formularios oficiales 1099 de una fuente oficial. Hay algunos lugares donde puede obtenerlos, como:
- Del IRS: Pedidos 1099 y otras declaraciones/formularios de información directamente del IRS, ya sea comprando en el sitio web o llamando al 1-800-FORMULARIO DE IMPUESTOS (1-800-829-3676).
- En una tienda de artículos de oficina: Puede comprar paquetes de formularios 1099-MISC en su tienda de artículos de oficina más cercana. También puede pedirlos en línea a través del sitio web de la tienda.
- De una firma de contabilidad: Las firmas de contabilidad locales generalmente tienen montones de formularios que puede comprar. Alternativamente, si trabaja con una firma o un contador, pueden proporcionarle los formularios necesarios.
- De su proveedor de software de nómina: Si utiliza un programa automatizado de nómina / contabilidad como FreshBooks, ya debería tener acceso a estos documentos. Además, uno de los principales beneficios del software de nómina es que admite la presentación en línea.
Complete el 1099
Una vez que tenga los datos y los formularios, reportar su 1099 se vuelve mucho más fácil. Cuando rellene el formulario, deberá proporcionar la siguiente información:
- Su número de seguro social o EIN
- El nombre del contratista y el número de seguro social/EIN
- Cuánto se pagó al contratista
- Si se retuvo algún pago y cuánto
Recuerde, debe llenar dos copias del formulario 1099-MISC para cada contratista con el que trabajó: IRS, mientras que la otra (Copia B) debe enviarse al contratista independiente a tiempo.
Envíe el Formulario 1099 a Sus Proveedores/Freelancers
La copia B de los formularios 1099-MISC debe enviarse a todos sus contratistas el 1 de febrero o antes. Esto les permite incluirlo en sus declaraciones de impuestos personales e informar con precisión sus ingresos anuales. Si no cumple este plazo, el IRS puede penalizarlo con multas.
Envíe sus Formularios 1099
Hay dos formas de reportar la Copia A del 1099-MISC:
- Correo postal: Enviar sus formularios del IRS es la forma tradicional de presentar documentos en papel. Debe enviar sus 1099 a más tardar el 31 de enero del año. También necesita adjuntar el formulario 1096, que rastrea sus presentaciones 1099.
- En línea: Ahora puede enviar formularios 1099 a través del servicio de envío en línea del IRS, el sistema de Presentación Electrónica de Declaraciones (FIRE, por sus siglas en inglés). Para usar el sistema contra incendios, debe hacer lo siguiente:
- Solicite un Código de Control del Transmisor (TCC) del IRS a través del formulario 4419. Debe llenarlo y enviarlo al menos 30 días antes de la fecha límite de 1099.
- Crear una cuenta del sistema de incendios.
- Complete sus 1099s a través de un software de contabilidad o nómina compatible.
- Envíe el documento (en el formato adecuado) a través del sistema de incendios.
Para 2020, si presenta más de 100 formularios 1099-MISC/W-2 al año, debe enviarlos en línea. Estas declaraciones de información se pueden presentar a nivel federal/estatal, por lo que siempre verifique si también necesita someterse a la presentación estatal; pregúntele a su contador o a una firma local si tiene preguntas o necesita apoyo fiscal adicional.
Conclusión
Reportar tus 1099s puede ser tedioso, pero es un mal necesario si quieres evitar fuertes multas del IRS. Puede ahorrar tiempo al presentar sus formularios de impuestos en línea a través del sistema contra incendios. Mejor aún, puede contratar a un contador o usar un software de contabilidad como FreshBooks para que lo haga por usted.