Ein PMO ist ein Projektmanagement-Büro. Es ist eine Funktion innerhalb einer Organisation, die die Standards für das Projektmanagement definiert. Und es kann noch viel mehr als das.Der Hauptzweck eines Project Management Office (PMO) besteht darin, sicherzustellen, dass Projekte und Programme wiederholbar und standardisiert ausgeführt werden. Aber wie macht ein PMO das eigentlich? Und was macht das PMO-Team den ganzen Tag?
Wir haben die Antworten.
Was sind die Funktionen eines Project Management Office (PMO)?
Ein PMO ist das Rückgrat eines erfolgreichen Projektmanagementansatzes in einer Organisation. Es ist eine Funktion, die Informationen zur Entscheidungsunterstützung bereitstellt, obwohl sie selbst keine Entscheidungen trifft.Ein PMO untermauert die Mechanismen zur Projektabwicklung, indem sichergestellt wird, dass alle Geschäftsänderungen in einer Organisation kontrolliert verwaltet werden. PMOs haben eine Reihe von Funktionen, und die von ihnen angebotenen Dienstleistungen hängen oft von der Reife der Abteilung und den Fähigkeiten der im PMO tätigen Personen ab.
Auf einer sehr grundlegenden Ebene unterstützt das PMO die Projektmanagementteams und die Menschen treffen Entscheidungen über Finanzierung, Priorisierung und Ressourcen.
Die ausgereiftesten PMOs bieten:
- Governance. Das PMO stellt sicher, dass Entscheidungen von den richtigen Personen auf der Grundlage der richtigen Informationen getroffen werden. Die Governance-Rolle kann auch Audits oder Peer Reviews, die Entwicklung von Projekt- und Programmstrukturen und die Gewährleistung der Rechenschaftspflicht auf allen Ebenen umfassen.
- Transparenz. Das PMO ist dafür verantwortlich, Informationen bereitzustellen und die einzige Quelle der Wahrheit zu sein. Informationen sollten relevant und genau sein, um eine effektive Entscheidungsfindung zu unterstützen, und den Menschen auf eine Weise zur Verfügung gestellt werden, die sie verstehen können.
- Wiederverwendbarkeit. Das PMO erleichtert den Wissensaustausch. Das hält Projektteams davon ab, das Rad neu zu erfinden und macht das PMO zum zentralen Punkt für Lessons Learned, Templates und Best Practice.
- Lieferunterstützung. Das PMO macht es Projektteams leicht, ihre Arbeit zu erledigen, indem es Bürokratie abbaut, Schulungen, Coaching, Mentoring und Qualitätssicherung anbietet.
- Rückverfolgbarkeit. Das PMO bietet die Funktion zur Verwaltung von Dokumentation, Projekthistorie und Organisationswissen.
In Wirklichkeit werden die meisten PMOs eine Mischung aus Aktivitäten durchführen und eine Reihe von Dienstleistungen anbieten, die auf die Bedürfnisse der Organisation zugeschnitten sind.
Was bedeutet das eigentlich in der Praxis? PMO-Teams erfüllen täglich eine Vielzahl von Funktionen, darunter:
- Sammeln von Daten über den Projektfortschritt und Erstellen von Berichten
- Entwicklung von Standards und Prozessen
- Förderung (oder Durchsetzung, wo nötig) der Verwendung dieser Standards und Prozesse
- Verwaltung von Ressourcen für Projekte
- Bereitstellung von Schulungen und Mentoring für Projektteammitglieder
- Verwaltung von Abhängigkeiten über mehrere Projekte hinweg
- Verfolgung und Verwaltung von Projektvorteilen
- Berichterstattung über Finanzinformationen wie Return on Investment.
In diesem Zusammenhang ist das PMO auch der Hüter von Enterprise-Projektmanagement-Tools und -Methoden. Normalerweise gibt es einen Experten (oder mehrere) im PMO, der Projektmanager und ihre Teams bei der Verwendung projektbezogener Software unterstützen kann.
Was sind die Vorteile eines PMO?
Die standardisierte Ausführung von Projekten und Programmen hat viele Vorteile. Zum einen ist es billiger, wenn jeder die Dinge gleich macht. Es gibt Skaleneffekte, die mit der Einführung der Standardisierung einhergehen, aber es ist auch effizienter.
Wenn jeder Projektmanager seine eigene Art des Risikomanagements erarbeiten muss, leidet die Organisation unter viel Zeitverschwendung. Wenn Sie jemandem eine Vorlage zum Risikomanagement in einem Projekt geben können, sparen Sie ihm Aufwand. Außerdem können Sie organisatorisches Wissen effektiver nutzen. Die in einem Projekt gewonnenen Erkenntnisse können erfasst und in Ihre Arbeitsweise einfließen – damit auch andere Projekte von diesem Wissen profitieren.
Wenn es eine gemeinsame Arbeitsweise gibt, gewöhnen sich Manager und ihre Teams daran, was sie erwartet. Dies bedeutet, dass der Start eines Projekts schneller erfolgt, da alle bereits das gemeinsame Vokabular und die Erwartungen an die Arbeit an einem Projekt teilen.
Als zusätzlichen Bonus bedeuten gemeinsame Berichtsrahmen, dass Menschen schneller und konsistenter zum Projekt beitragen können. Stakeholder müssen keine Zeit damit verbringen, herauszufinden, wie sie Fortschritte in der Kette melden werden, da es bereits einen Rahmen dafür gibt.
Was sind die verschiedenen Arten von PMO?
Untersuchungen von PM Solutions zeigen, dass 85% der Unternehmen über PMOs verfügen. Das durchschnittliche PMO beschäftigt neun Mitarbeiter mit jeweils rund 10 Jahren Erfahrung in einer Projektrolle. Es arbeitet an 75 Projekten pro Jahr und hat ein Budget von $ 500k.
Natürlich gibt es kein durchschnittliches PMO. PMOs sehen in verschiedenen Organisationen anders aus, als Sie es erwarten würden.
Ihr PMO könnte eine zentrale Funktion sein, die an den Vorstand berichtet – PM Solutions ‚State of the PMO-Studie weist auf fast die Hälfte der PMOs hin, die an die C-Suite berichten. Es gibt jedoch Alternativen, die möglicherweise besser für Sie funktionieren und besser auf die Art und Weise abgestimmt sind, wie Ihre Organisation Änderungen verwaltet.
Ihr PMO kann eine Abteilung innerhalb einer Abteilung sein. Möglicherweise verfügen Sie über ein Hub-and-Spoke-Modell mit einem zentralen PMO und Bereichseinheiten an verschiedenen Standorten. Das PMO könnte sogar ein temporäres Team sein, das zusammengestellt wird, um ein großes Programm zu unterstützen. Es kann ein Kompetenzzentrum für Ausbildung und Standards enthalten, oder das könnte getrennt sein. Kurz gesagt, es gibt eine Reihe von verschiedenen Möglichkeiten für ein PMO zu arbeiten, und sie alle haben das Ziel, betriebliche Effizienz zu bieten und die erfolgreiche Umsetzung von Veränderungen zu unterstützen.
Lesen Sie weiter: Die 5 verschiedenen Arten von PMO
Unabhängig davon, welches Modell Sie für Ihr PMO wählen, wird die richtige Implementierung zweifellos den Unterschied zwischen einer Funktion ausmachen, die den Erfolg von Projekten steigert, und einer, die sich nur auf die retrospektive Berichterstattung konzentriert.Ein ausgereiftes PMO kann einem Unternehmen wirklich dabei helfen, das Beste aus den Tools, Methoden und dem qualifizierten Personal herauszuholen, indem sichergestellt wird, dass all diese Ressourcen bestmöglich zur Unterstützung der strategischen Ziele des Unternehmens eingesetzt werden.
Welche Rollen finden Sie in einem PMO?
Wie bei allen Teams wird ein PMO von einem Leader geleitet. Das ist alles, was wir mit Sicherheit sagen können! Der Grund, warum es schwieriger ist, genau zu sein, ist, dass die Teammitglieder innerhalb des PMO ausgewählt werden, um die Funktion und Fähigkeiten des PMO am besten zu unterstützen. Wenn Sie beispielsweise ein Schulungsprogramm für Projektmanager bereitstellen möchten, möchten Sie, dass Ihr PMO von Personen besetzt wird, die Erfahrung in der Durchführung von Schulungen haben und wahrscheinlich die Erfahrung haben, die Arbeit bereits seit einiger Zeit erledigt zu haben, damit sie Fragen leichter beantworten können.
Wenn Ihr PMO überwiegend Managementinformationen und umfassende Portfolioanalysen bereitstellt, möchten Sie, dass sich jemand im Team mit Datenanalysetools auskennt.
Im Allgemeinen verfügen Sie im PMO-Team über eine Mischung von Fähigkeiten, die jeweils die anderen ergänzen. Möglicherweise haben Sie Administratoren und Koordinatoren, Datenanalysten und Softwareexperten, Trainer, Coaches und leitende Angestellte. Jeder im Team verfügt über eine Reihe von PMO-Kompetenzen, die es ihm ermöglichen, zur Organisation beizutragen.
In einigen Unternehmen berichten die Projektmanager direkt an das PMO, obwohl dies nicht so häufig vorkommt, wie Sie sich vorstellen können. Die zunehmende Reife der PMO-Funktion bedeutet, dass wir in Zukunft wahrscheinlich immer mehr Projektmanager sehen werden, die in ein PMO berichten, was wiederum eine bessere Möglichkeit zur Standardisierung und Einbettung von Tools und Prozessen bietet.
Das PMO: Ihr strategischer Partner
Letztendlich sollte das Project Management Office (PMO) als strategischer Geschäftspartner fungieren. Es ist da, um die Bedürfnisse der Organisation zu erfüllen. Ein gutes PMO wird herausfordern, die schwierigen Gespräche führen und Ansätze verfolgen, die zu besseren Ergebnissen führen.
Mit einem unterstützenden PMO im Rücken kann Ihr Unternehmen Ihre Ziele schneller erreichen und Ihre Strategie mit mehr Sicherheit im Ergebnis umsetzen. Wenn Sie es ernst meinen, Veränderungen herbeizuführen, sollten Sie es ernst meinen, Ihr PMO so gut wie möglich zu machen.
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