en PMO er et Projektledelseskontor. Det er en funktion i en organisation, der definerer standarderne for projektledelse. Og det kan også gøre meget mere end det.
hovedformålet med et Projektledelseskontor (PMO) er at sikre, at projekter og programmer køres på en gentagelig, standardiseret måde. Men hvordan gør en PMO faktisk det? Og hvad laver PMO-teamet hele dagen?
Vi har svarene.
Hvad er funktionerne i et Projektledelseskontor (PMO)?
en PMO er rygraden i en vellykket projektledelsestilgang i en organisation. Det er en funktion, der giver information om beslutningsstøtte, selvom den ikke selv træffer nogen beslutninger.
en PMO understøtter projektleveringsmekanismerne ved at sikre, at al forretningsændring i en organisation styres på en kontrolleret måde. PMO ‘ er har en række funktioner, og de tjenester, de tilbyder, afhænger ofte af afdelingens modenhed og færdighederne hos de mennesker, der arbejder i PMO.
på et meget grundlæggende niveau støtter PMO projektledelsesteamene, og folket træffer beslutninger om finansiering, prioritering og ressourcer.
de mest modne PMO ‘ er giver:
- styring. PMO sikrer, at beslutninger træffes af de rigtige mennesker, baseret på de rigtige oplysninger. Ledelsesrollen kan også omfatte revisioner eller peerevalueringer, udvikling af projekt-og programstrukturer og sikring af ansvarlighed på alle niveauer.
- gennemsigtighed. PMO er ansvarlig for at give information og være den eneste kilde til sandheden. Oplysninger skal være relevante og nøjagtige for at understøtte effektiv beslutningstagning og leveres til folk på en måde, de kan forstå.
- genanvendelighed. PMO letter deling af viden. Dette forhindrer projektteams i at genopfinde hjulet og gør PMO til det centrale punkt for erfaringer, skabeloner og bedste praksis.
- levering støtte. PMO gør det nemt for projektteams at udføre deres job ved at reducere bureaukrati, tilbyde træning, coaching, mentorordninger og kvalitetssikring.
- sporbarhed. PMO giver funktionen til styring af dokumentation, projekthistorie og organisatorisk viden.
i virkeligheden vil de fleste PMO ‘ er udføre en blanding af aktiviteter og levere en række tjenester, der er skræddersyet til organisationens behov.
så hvad betyder det egentlig i praksis? PMO-teams udfører en række funktioner dagligt, herunder:
- indsamling af data om projektfremskridt og udarbejdelse af rapporter
- udvikling af standarder og processer
- tilskyndelse til (eller håndhævelse, hvor det er nødvendigt) brugen af disse standarder og processer
- styring af ressourcer til projekter
- levering af uddannelse og mentoring af projektteammedlemmer
- styring af afhængigheder på tværs af flere projekter
- sporing og styring af projektfordele
- rapportering om finansielle oplysninger såsom investeringsafkast.
som en del af dette er PMO også vogter af virksomhedens projektstyringsværktøjer og projektstyringsmetoder. Der vil normalt være en ekspert (eller flere) i PMO, der kan støtte projektledere og deres teams med at bruge ethvert projektrelateret program.
Hvad er fordelene ved en PMO?
at køre projekter og programmer på en standardiseret måde har mange fordele. For det første er det billigere at få alle til at gøre tingene på samme måde. Der er stordriftsfordele, der følger med at indføre standardisering, men det er også mere effektivt.
når hver projektleder skal udarbejde sin egen måde at styre risiko på, lider organisationen af meget spildt tid. Hvis du kan give nogen en skabelon til, hvordan man styrer risiko på et projekt, sparer du dem indsats. Plus, du kan udnytte mere effektivt på organisatorisk viden. Erfaringerne fra et projekt kan fanges og indarbejdes i den måde, du gør tingene på – så andre projekter også drager fordel af den viden.
når der er en fælles måde at arbejde på, bliver ledere og deres teams vant til, hvad de kan forvente. Det betyder, at start af et projekt sker hurtigere, da alle allerede deler det fælles ordforråd og forventninger til at arbejde på et projekt.
som en ekstra bonus betyder fælles rapporteringsrammer, at folk kan bidrage hurtigere og konsekvent til projektet. Interessenter behøver ikke at bruge tid på at finde ud af, hvordan de skal rapportere fremskridt op i kæden, fordi der allerede er en ramme på plads til at gøre det.
Hvad er de forskellige typer af PMO?
forskning fra PM Solutions siger, at 85% af organisationerne har PMO ‘ er. Den gennemsnitlige PMO har et personale på ni personer, hver med omkring 10 års erfaring i en projektrolle. Det virker på 75 projekter om året og har et budget på $500k.
selvfølgelig er der ikke rigtig noget som en gennemsnitlig PMO. PMO ‘ er ser anderledes ud i forskellige organisationer, som du ville forvente.
din PMO kan være en central funktion, der rapporterer til bestyrelsen – PM Solutions’ tilstand af PMO-undersøgelsen peger på næsten halvdelen af PMO ‘ er, der rapporterer til C-suite. Der er dog alternativer, der kan fungere bedre for dig og være mere tilpasset den måde, din organisation vælger at styre ændringer på.
din PMO kan være en afdeling inden for en division. Du har muligvis en hub-and-spoke-model med en central PMO og divisionsenheder forskellige steder. PMO kan endda være et midlertidigt team, sammensat for at støtte et stort program. Det kan omfatte et ekspertisecenter for uddannelse og standarder, eller det kan være adskilt. Kort sagt er der en række forskellige måder, hvorpå en PMO kan fungere, og de har alle til formål at levere driftseffektivitet og understøtte en vellykket levering af ændringer.
Læs Næste: de 5 forskellige typer PMO
uanset hvilken model du vælger til din PMO, vil implementeringen uden tvivl gøre forskellen mellem en funktion, der øger projekternes succes og en, der bare fokuserer på retrospektiv rapportering.
en moden PMO kan virkelig hjælpe en organisation med at få mest muligt ud af de værktøjer, metoder og det dygtige personale, de har, ved at sikre, at alle disse ressourcer bruges bedst muligt til at understøtte organisationens strategiske mål.
hvilke roller finder du i en PMO?
som med alle hold ledes en PMO af en leder. Det handler om alt, hvad vi kan sige med sikkerhed! Årsagen til, at det er sværere at være specifik, er, at teammedlemmerne inden for PMO vælges til bedst at understøtte PMO ‘ s funktion og muligheder. For eksempel, hvis du vil give et træningsprogram til projektledere, vil du have, at din PMO skal være bemandet af personer med erfaring med at levere træning, og sandsynligvis med oplevelsen af at have gjort jobbet i nogen tid allerede, så de lettere kunne besvare spørgsmål.
Hvis din PMO overvejende leverer ledelsesinformation og dyb porteføljeanalyse, vil du have, at nogen på teamet kender deres vej rundt i dataanalyseværktøjer.
generelt har du en blanding af færdigheder i PMO-teamet, der hver supplerer de andre. Du kan have administratorer og koordinatorer, dataanalytikere og programmeleksperter, undervisere, trænere og topledere. Alle på holdet vil have en række PMO-kompetencer, der giver dem mulighed for at bidrage til organisationen.
i nogle virksomheder rapporterer projektlederne direkte til PMO, selvom dette ikke er så almindeligt, som du måske forestiller dig. Den stigende modenhed af PMO-funktionen betyder, at vi sandsynligvis vil se flere og flere projektledere rapportere til en PMO i fremtiden, hvilket igen giver en bedre mulighed for standardisering og indlejring af værktøjer og processer.
PMO: din strategiske Partner
i sidste ende skal Project Management Office (PMO) fungere som en strategisk forretningspartner. Det er der for at tjene organisationens behov. En god PMO vil udfordre, have de vanskelige samtaler og mestertilgange, der fører til større resultater.
med en støttende PMO bag dig kan din organisation nå dine mål hurtigere og levere din strategi med større sikkerhed i resultatet. Hvis du er seriøs med at levere forandring, skal du blive seriøs med at gøre din PMO det bedste, det kan være.
andre relaterede artikler
spørgsmål, du skal stille, når du implementerer en PMO
PMO-managerens skiftende rolle
hvilken slags PMO er du?
PMO Management: Den globale udfordring at forblive Relevant
hvordan PMO ‘ er bidrager til organisatorisk tilpasning
Udstyr din PMO til styring af fordele