en PMO är ett Projektledningskontor. Det är en funktion inom en organisation som definierar standarderna för projektledning. Och det kan göra mycket mer än så också.
huvudsyftet med ett Projektledningskontor (PMO) är att se till att projekt och program körs på ett repeterbart, standardiserat sätt. Men hur gör en PMO faktiskt det? Och vad gör PMO-teamet hela dagen?
Vi har svaren.
vilka funktioner har ett Projektledarkontor (PMO)?
en PMO är ryggraden i en framgångsrik projektledningsmetod i en organisation. Det är en funktion som ger beslutsstödsinformation, även om den inte fattar några beslut själv.
en PMO stödjer projektleveransmekanismerna genom att se till att all affärsförändring i en organisation hanteras på ett kontrollerat sätt. PMOs har en rad funktioner, och de tjänster de erbjuder beror ofta på avdelningens mognad och kompetensen hos de personer som arbetar i PMO.
på en mycket grundläggande nivå stöder PMO projektledningsteamen, och folket fattar beslut om finansiering, prioritering och resurser.
de mest mogna PMOs ger:
- Governance. PMO säkerställer att beslut fattas av rätt personer, baserat på rätt information. Styrningsrollen kan också omfatta revisioner eller peer reviews, utveckla projekt-och programstrukturer och säkerställa ansvarsskyldighet på alla nivåer.
- transparens. PMO ansvarar för att tillhandahålla information och vara den enda källan till sanningen. Information bör vara relevant och korrekt för att stödja ett effektivt beslutsfattande och ges till människor på ett sätt de kan förstå.
- återanvändbarhet. PMO underlättar kunskapsdelning. Detta hindrar projektteam från att återuppfinna hjulet och gör PMO till den centrala punkten för lärdomar, mallar och bästa praxis.
- leveransstöd. PMO gör det enkelt för projektgrupper att göra sina jobb genom att minska byråkratin, tillhandahålla utbildning, coaching, mentorskap och kvalitetssäkring.
- spårbarhet. PMO ger funktionen för hantering av dokumentation, projekthistoria och organisationskunskap.
i verkligheten kommer de flesta PMOs att göra en blandning av aktiviteter och tillhandahålla en rad tjänster anpassade till organisationens behov.
Så vad betyder det egentligen i praktiken? PMO-Team uppfyller en mängd olika funktioner dagligen, inklusive:
- samla in data om projektets framsteg och producera rapporter
- utveckla standarder och processer
- uppmuntra (eller genomdriva vid behov) användningen av dessa standarder och processer
- hantera resurser för projekt
- leverera utbildning och mentorskap projektteammedlemmar
- hantera beroenden över flera projekt
- spårning och hantering av projektfördelar
- rapportering om finansiell information som avkastning på investeringen.
som en del av detta är PMO också vårdnadshavare för Företagsprojekthanteringsverktyg och projekthanteringsmetoder. Det kommer normalt att finnas en expert (eller flera) i PMO som kan stödja projektledare och deras team med hjälp av någon projektrelaterad programvara.
vilka är fördelarna med en PMO?
att köra projekt och program på ett standardiserat sätt har många fördelar. För en, Det är billigare att alla gör saker på samma sätt. Det finns stordriftsfördelar som följer med att införa standardisering men det är också effektivare.
när varje projektledare måste utarbeta sitt eget sätt att hantera risker lider organisationen av mycket bortkastad tid. Om du kan ge någon en mall för hur man hanterar risker på ett projekt sparar du dem ansträngning. Dessutom kan du utnyttja mer effektivt på organisationskunskap. Lärdomarna i ett projekt kan fångas och införlivas i hur du gör saker – så att andra projekt drar nytta av den kunskapen också.
När det finns ett gemensamt sätt att arbeta, blir chefer och deras team vana vid vad de kan förvänta sig. Det innebär att starta ett projekt sker snabbare, eftersom alla redan delar det gemensamma ordförrådet och förväntningarna för att arbeta med ett projekt.
som en extra bonus innebär gemensamma rapporteringsramar att människor kan bidra snabbare och konsekvent till projektet. Intressenter behöver inte spendera tid på att utarbeta hur de ska rapportera framsteg i kedjan, eftersom det redan finns en ram för att göra det.
vilka är de olika typerna av PMO?
forskning från PM Solutions säger att 85% av organisationerna har PMOs. Den genomsnittliga PMO har en personal på nio personer, var och en med cirka 10 års erfarenhet av en projektroll. Det fungerar på 75 projekt per år och har en budget på $500k.
naturligtvis finns det inte riktigt något sådant som en genomsnittlig PMO. PMOs ser annorlunda ut i olika organisationer, som du förväntar dig.
din PMO kan vara en central funktion rapportering till styrelsen-PM Solutions tillstånd av PMO-studien pekar på nästan hälften av PMOs-rapporteringen i C-suite. Det finns dock alternativ som kan fungera bättre för dig och vara mer anpassade till hur din organisation väljer att hantera förändringar.
din PMO kan vara en avdelning inom en division. Du kan ha en nav-och-talade modell med en central PMO och divisionsenheter på olika platser. PMO kan till och med vara ett tillfälligt team, sammansatt för att stödja ett stort program. Det kan innehålla ett kompetenscentrum för utbildning och standarder, eller det kan vara separat. Kort sagt, det finns ett antal olika sätt för en PMO att fungera, och de har alla som mål att tillhandahålla operativa effektivitetsvinster och stödja en framgångsrik leverans av förändringar.
Läs Nästa: de 5 olika typerna av PMO
oavsett modell du väljer för din PMO, att få implementeringen rätt kommer utan tvekan att göra skillnaden mellan en funktion som ökar framgången för projekt och en som bara fokuserar på retrospektiv rapportering.
en mogen PMO kan verkligen hjälpa en organisation att få ut det mesta av de verktyg, metoder och den skickliga personalen de har, genom att se till att alla dessa resurser används på bästa möjliga sätt för att stödja organisationens strategiska mål.
vilka roller hittar du inom en PMO?
som med alla lag leds en PMO av en ledare. Det handlar om allt vi kan säga med säkerhet! Anledningen till att det är svårare att vara specifik är att teammedlemmarna inom PMO kommer att väljas för att bäst stödja PMO: s funktion och kapacitet. Till exempel, om du vill ge ett utbildningsprogram till projektledare, vill du att din PMO ska bemannas av personer med erfarenhet av att leverera utbildning, och förmodligen med erfarenheten av att ha gjort jobbet under en tid redan så att de lättare kan svara på frågor.
om din PMO huvudsakligen tillhandahåller hanteringsinformation och djup portföljanalys, vill du att någon i teamet ska veta sig runt dataanalysverktyg.
generellt har du en blandning av färdigheter i PMO-teamet, som kompletterar de andra. Du kan ha administratörer och samordnare, dataanalytiker och mjukvaruexperter, utbildare, tränare och högre chefer. Alla i teamet kommer att ha en rad PMO-kompetenser som gör att de kan bidra till organisationen.
i vissa företag rapporterar projektledarna direkt till PMO, även om detta inte är så vanligt som du kan tänka dig. Den ökande mognaden hos PMO-funktionen innebär att vi sannolikt kommer att se fler och fler projektledare rapportera in i en PMO i framtiden, vilket i sin tur ger en bättre möjlighet till standardisering och inbäddning av verktyg och processer.
PMO: din strategiska Partner
i slutändan bör Projektledningskontoret (PMO) fungera som en strategisk affärspartner. Det är där för att tillgodose organisationens behov. En bra PMO kommer att utmana, ha de svåra konversationerna och mästare som leder till större resultat.
med en stödjande PMO bakom dig kan din organisation nå dina mål snabbare och leverera din strategi med större säkerhet i resultatet. Om du menar allvar med att leverera förändring, bör du bli seriös om att göra din PMO det bästa det kan vara.
andra relaterade artiklar
frågor du bör ställa när du implementerar en PMO
den förändrade rollen för PMO-chefen
vilken typ av PMO är du?
PMO Management: Den globala utmaningen att vara Relevant
hur PMOs bidrar till organisatorisk anpassning
utrusta din PMO för att hantera fördelar