PMO to biuro zarządzania projektami. Jest to funkcja w organizacji, która określa standardy zarządzania projektami. I może zrobić o wiele więcej.
głównym celem Biura Zarządzania Projektami (PMO) jest upewnienie się, że projekty i programy są uruchamiane w powtarzalny, ustandaryzowany sposób. Ale jak PMO faktycznie to robi? A co zespół PMO robi cały dzień?
mamy odpowiedzi.
jakie są funkcje Biura Zarządzania Projektami (PMO)?
PMO jest podstawą udanego podejścia do zarządzania projektami w organizacji. Jest to funkcja, która dostarcza informacji o wspomaganiu decyzji, chociaż sama nie podejmuje żadnych decyzji.
PMO wspiera mechanizmy realizacji projektów, zapewniając, że wszystkie zmiany Biznesowe w organizacji są zarządzane w sposób kontrolowany. PMO pełni szereg funkcji, a oferowane przez nich usługi często zależą od dojrzałości działu i umiejętności osób pracujących w PMO.
na bardzo podstawowym poziomie PMO wspiera zespoły zarządzania projektami, a ludzie podejmują decyzje dotyczące finansowania, priorytetyzacji i zasobów.
najbardziej Dojrzali PMO zapewniają:
- Zarządzanie. PMO zapewnia, że decyzje są podejmowane przez właściwych ludzi, w oparciu o właściwe informacje. Rola zarządzania może również obejmować audyty lub wzajemne przeglądy, opracowywanie struktur projektów i programów oraz zapewnienie odpowiedzialności na wszystkich szczeblach.
- przejrzystość. PMO jest odpowiedzialne za dostarczanie informacji i bycie jedynym źródłem prawdy. Informacje powinny być istotne i dokładne, aby wspierać skuteczne podejmowanie decyzji, oraz powinny być przekazywane ludziom w sposób, który mogą zrozumieć.
- wielokrotnego użytku. PMO ułatwia dzielenie się wiedzą. Powstrzymuje to zespoły projektowe przed wymyśleniem na nowo koła i sprawia, że PMO jest centralnym punktem wyciągniętych wniosków, szablonów i najlepszych praktyk.
- wsparcie dostawy. PMO ułatwia zespołom projektowym wykonywanie pracy poprzez ograniczenie biurokracji, zapewnienie szkoleń, coachingu, mentoringu i zapewniania jakości.
- PMO zapewnia funkcję zarządzania dokumentacją, historią projektów i wiedzą organizacyjną.
w rzeczywistości większość PMO wykonuje mieszankę działań i świadczy szereg usług dostosowanych do potrzeb organizacji.
Co to właściwie oznacza w praktyce? Zespoły PMO na co dzień pełnią różne funkcje, w tym:
- zbieranie danych o postępach projektu i tworzenie raportów
- opracowywanie standardów i procesów
- zachęcanie (lub egzekwowanie, jeśli to konieczne) do stosowania tych standardów i procesów
- Zarządzanie zasobami dla projektów
- dostarczanie szkoleń i mentoringu członkom zespołu projektowego
- Zarządzanie zależnościami w wielu projektach
- śledzenie i zarządzanie korzyściami projektu
- raportowanie informacji finansowych, takich jak zwrot z inwestycji.
w ramach tego PMO jest również strażnikiem narzędzi do zarządzania projektami w przedsiębiorstwie i metod zarządzania projektami. Zwykle w PMO będzie ekspert (lub kilku), który może wspierać kierowników projektów i ich zespoły w korzystaniu z dowolnego oprogramowania związanego z projektem.
jakie są korzyści z PMO?
prowadzenie projektów i programów w ustandaryzowany sposób ma wiele zalet. Po pierwsze, taniej jest mieć wszystkich robiących rzeczy w ten sam sposób. Istnieją korzyści skali, które pochodzą z wprowadzenia standaryzacji, ale jest to również bardziej wydajne.
Kiedy każdy kierownik projektu musi wypracować własny sposób zarządzania ryzykiem, organizacja cierpi na wiele zmarnowanego czasu. Jeśli możesz przekazać komuś szablon, w jaki sposób zarządzać ryzykiem w projekcie, oszczędzasz mu wysiłek. Ponadto możesz skuteczniej wykorzystać wiedzę organizacyjną. Wnioski wyciągnięte z jednego projektu można uchwycić i włączyć w sposób, w jaki robisz rzeczy – aby inne projekty również skorzystały z tej wiedzy.
gdy istnieje wspólny sposób pracy, menedżerowie i ich zespoły przyzwyczajają się do tego, czego się spodziewać. Oznacza to, że rozpoczęcie projektu odbywa się szybciej, ponieważ wszyscy dzielą już wspólne słownictwo i oczekiwania dotyczące pracy nad projektem.
jako dodatkowy bonus, wspólne ramy raportowania oznaczają, że ludzie mogą szybciej i konsekwentniej wnosić wkład w projekt. Zainteresowane strony nie muszą poświęcać czasu na opracowywanie sposobu raportowania postępów w łańcuchu, ponieważ istnieją już ramy, aby to zrobić.
jakie są rodzaje PMO?
badania z PM Solutions mówią, że 85% organizacji ma PMO. Przeciętny personel PMO składa się z dziewięciu osób, każda z około 10-letnim doświadczeniem w roli projektowej. Działa na 75 projektach rocznie i ma budżet 500 tys. dolarów.
oczywiście nie ma czegoś takiego jak przeciętne PMO. PMO wyglądają inaczej w różnych organizacjach, jak można się spodziewać.
Twój PMO może być centralną funkcją raportującą do Zarządu – stan badania PMO w PM Solutions wskazuje na prawie połowę PMO raportujących do C-suite. Istnieją jednak alternatywy, które mogą działać lepiej dla Ciebie i być bardziej dostosowane do sposobu, w jaki organizacja decyduje się zarządzać zmianami.
Twój PMO może być działem w dziale. Możesz mieć model piasty i szprychy z centralnym PMO i jednostkami wydzielonymi w różnych lokalizacjach. PMO może być nawet tymczasowym zespołem, złożonym w celu wsparcia dużego programu. Może on zawierać centrum doskonałości dla szkoleń i standardów, lub może być oddzielny. Krótko mówiąc, istnieje wiele różnych sposobów działania PMO, a wszystkie one mają na celu zapewnienie wydajności operacyjnej i wspieranie pomyślnego wprowadzania zmian.
Czytaj dalej: 5 różnych typów PMO
niezależnie od modelu, który wybierzesz dla swojego PMO, właściwe wdrożenie niewątpliwie zrobi różnicę między funkcją, która zwiększa sukces projektów, a funkcją, która koncentruje się na retrospektywnym raportowaniu.
dojrzały PMO może naprawdę pomóc organizacji w maksymalnym wykorzystaniu narzędzi, metod i wykwalifikowanego personelu, zapewniając, że wszystkie te zasoby są wykorzystywane w najlepszy możliwy sposób do wspierania strategicznych celów organizacji.
jakie role znajdujesz w PMO?
jak w przypadku wszystkich drużyn, PMO kieruje lider. To wszystko, co możemy powiedzieć z całą pewnością! Trudniej jest to sprecyzować, ponieważ członkowie zespołu w ramach PMO zostaną wybrani, aby jak najlepiej wspierać funkcje i możliwości PMO. Na przykład, jeśli chcesz zapewnić program szkoleniowy kierownikom projektów, chciałbyś, aby twój PMO był obsadzony przez osoby z doświadczeniem w prowadzeniu szkoleń i prawdopodobnie z doświadczeniem w wykonywaniu pracy już od jakiegoś czasu, aby mogli łatwiej odpowiadać na pytania.
Jeśli twój PMO dostarcza głównie informacji zarządczych i głębokiej analizy portfela, chciałbyś, aby ktoś z zespołu znał się na narzędziach do analizy danych.
Ogólnie rzecz biorąc, będziesz miał mieszankę umiejętności w zespole PMO, z których każde uzupełnia pozostałe. Możesz mieć administratorów i koordynatorów, analityków danych i ekspertów od oprogramowania, trenerów, trenerów i starszych menedżerów. Każdy członek zespołu będzie miał szereg kompetencji PMO, które pozwolą mu wnieść swój wkład w organizację.
w niektórych firmach kierownicy projektów zgłaszają się bezpośrednio do PMO, chociaż nie jest to tak powszechne, jak można sobie wyobrazić. Rosnąca dojrzałość funkcji PMO oznacza, że prawdopodobnie w przyszłości będziemy widzieć coraz więcej kierowników projektów zgłaszających się do PMO, co z kolei zapewnia lepsze możliwości standaryzacji i osadzania narzędzi i procesów.
PMO: twój partner strategiczny
ostatecznie Biuro Zarządzania Projektami (PMO) powinno działać jako strategiczny partner biznesowy. Jest tam, aby służyć potrzebom organizacji. Dobry PMO będzie wyzwanie, mają trudne rozmowy i champion podejścia, które prowadzą do lepszych wyników.
dzięki wspierającemu PMO Twoja organizacja może szybciej osiągnąć Twoje cele i realizować strategię z większą pewnością w wyniku. Jeśli poważnie myślisz o dostarczaniu zmian, powinieneś poważnie zadbać o to, aby twój PMO był najlepszy.
inne powiązane artykuły
pytania, które powinieneś zadać podczas wdrażania PMO
zmiana roli menedżera PMO
Jaki jesteś PMO?
Zarządzanie PMO: globalne wyzwanie, aby pozostać aktualnym
W Jaki Sposób PMO przyczyniają się do dostosowania organizacji
wyposażenie PMO w zarządzanie korzyściami