Comment Déposer 1099 en ligne: 5 Étapes faciles

Selon Edelman Intelligence, la majorité de la main-d’œuvre américaine sera des pigistes d’ici 2027. Cela signifie que les chances que vous embauchiez un entrepreneur indépendant ou un travailleur temporaire au cours des prochaines années sont assez élevées, tout comme les chances que vous deviez apprendre les lois fiscales fédérales et les processus de déclaration pour cette catégorie spéciale de travailleurs.

Si vous envisagez d’embaucher un pigiste (ou si vous travaillez déjà avec quelques-uns), vous devrez savoir comment préparer et produire les bons formulaires fiscaux. Dans ce guide, vous en apprendrez plus sur le formulaire 1099-DIVERS, la date limite de dépôt et la façon de le déposer en ligne.

REMARQUE: Les membres de l’équipe d’assistance FreshBooks ne sont pas des professionnels certifiés en fiscalité ou en comptabilité et ne peuvent pas fournir de conseils dans ces domaines, en dehors des questions d’appui sur FreshBooks. Si vous avez besoin de conseils en matière d’impôt sur le revenu, veuillez contacter un comptable de votre région.

Qu’est-ce qu’un formulaire 1099 ?

Le formulaire 1099 est un document que l’Internal Revenue Service (IRS) appelle une  » déclaration de renseignements. »Il existe une variété de formulaires 1099, mais ils ont tous une chose en commun: ils sont tous utilisés pour déclarer les différents types de revenus non salariaux que vous gagnez au cours d’une année d’imposition.

Dans cet article, nous parlerons spécifiquement du formulaire 1099-DIVERS, qui répertorie tous les revenus qu’une personne tire des compensations non salariales ou non salariales telles que les commissions, les primes, les paiements contractuels, les redevances et plus encore. les 1099 sont également déposés par les propriétaires d’entreprise qui versent des paiements de loyer, à l’exception des entreprises qui louent via un gestionnaire immobilier.

Qui Devrait déposer un 1099?

Si vous êtes propriétaire d’une petite entreprise, vous devez produire 1 099 déclarations de renseignements pour chaque fournisseur, fournisseur de services, pigiste, entrepreneur indépendant, travailleur autonome ou entreprise non constituée en société que vous avez payé plus de 600 during au cours de l’année d’imposition.

Cela inclut les entités commerciales qui sont des sociétés à responsabilité limitée (LLC), des sociétés de personnes ou des entreprises individuelles, mais exclut les sociétés C ou S. Vous devez également déposer un 1099 si vous louez un espace à quelqu’un qui n’est pas un gestionnaire immobilier.

Voici les exceptions les plus courantes :

• Si vous avez payé ce fournisseur spécifique moins de 600 $ (cumulatif) au cours de l’année d’imposition: L’entrepreneur indépendant doit toujours déclarer son revenu sur son formulaire de l’annexe C, mais vous n’avez pas à produire un 1099 pour lui.
• Si vous louez auprès d’un gestionnaire immobilier : Les gestionnaires immobiliers déposent leurs propres formulaires 1099-DIVERS et les envoient au propriétaire, vous n’avez donc pas à le faire.
• Si vous avez embauché une société C ou S: Cela est vrai même si vous avez travaillé avec une personne qui se trouve être enregistrée en tant que société.
• Si le vendeur/pigiste a été embauché et classé comme employé: Les employés ont besoin d’un formulaire complètement différent, le W-2. La classification erronée d’un employé en tant qu’entrepreneur indépendant (généralement pour éviter de payer certains impôts ou d’offrir des salaires / avantages sociaux imposés par le gouvernement) peut entraîner des pénalités importantes.

Quand Devez-Vous Déposer Votre 1099?

Les particuliers doivent produire leur déclaration de revenus personnelle (ainsi que leurs formulaires 1099) au même moment chaque année, le 15 avril. En tant que propriétaire d’une petite entreprise, vous devez envoyer vos formulaires 1099 à vos entrepreneurs avant le 31 janvier. Vous devez également déposer le 1099 auprès de l’IRS au plus tard le dernier jour de février pour les dépôts papier ou le 31 mars pour les dépôts électroniques / en ligne.

Si vous manquez la date limite, vous pourriez être pénalisé de 50 à 270 $ par formulaire jusqu’à un maximum de 500 000 $ par année. Cependant, si vous ignorez intentionnellement les exigences de dépôt ou les délais, l’IRS peut décider de vous pénaliser de 550 $ par formulaire incorrect sans plafond.

Comment préparer votre 1099 et déposer électroniquement

Préparer et déposer un formulaire 1099-DIVERS ne doit pas être compliqué. En fait, vous pouvez le faire en cinq étapes faciles:

Préparez vos documents (W-9s)

Il est plus facile de remplir 1099 formulaires si vous avez déjà toutes les informations dont vous avez besoin facilement disponibles. Au moment où vous commencez avec le 1099s, l’entrepreneur devrait vous avoir déjà fourni un W-9 rempli (idéalement avant que vous ayez contracté leurs services), et vous êtes légalement autorisé à retenir 28% du salaire si le formulaire n’a pas été soumis ou contient des informations inexactes.

Le W-9 d’un fournisseur est extrêmement utile car il contient son statut de déclaration de revenus, qui vous indiquera si vous devez créer un formulaire pour cet entrepreneur spécifique. Il comprend également le nom, l’adresse et le numéro d’identification de l’employeur (EIN) ou le numéro de sécurité sociale (SSN) du vendeur.

Obtenir les formulaires

Malheureusement, vous ne pouvez pas simplement imprimer les formulaires papier sur Internet — vous devez obtenir les formulaires officiels 1099 auprès d’une source officielle. Il y a quelques endroits où vous pouvez les obtenir, tels que:

• Auprès de l’IRS: Commandez 1099 et d’autres déclarations de renseignements / formulaires directement auprès de l’IRS, soit en achetant sur le site Web, soit en appelant le 1-800-TAX-FORM (1-800-829-3676).
• Dans un magasin de fournitures de bureau: Vous pouvez acheter des paquets de formulaires 1099-DIVERS dans le magasin de fournitures de bureau le plus proche. Vous pourrez également les commander en ligne via le site Web de la boutique.
• D’un cabinet comptable: Les cabinets comptables locaux ont généralement des piles de formulaires que vous pouvez acheter. Alternativement, si vous travaillez avec un cabinet ou un comptable, celui-ci peut vous fournir les formulaires nécessaires.
• De votre fournisseur de logiciels de paie: Si vous utilisez un programme automatisé de paie / comptabilité comme FreshBooks, vous devriez déjà avoir accès à ces documents. De plus, l’un des principaux avantages des logiciels de paie est qu’ils prennent en charge le dépôt en ligne.

Remplissez le 1099

Une fois que vous avez les données et les formulaires, il devient beaucoup plus facile de signaler votre 1099. Lorsque vous remplissez le formulaire, vous devrez fournir les informations suivantes:

• Votre SSN ou EIN
• Le nom de l’entrepreneur et SSN /EIN
• Combien l’entrepreneur a été payé
• Si un paiement a été retenu et combien

Rappelez-vous, vous devez remplir deux copies du formulaire 1099-DIVERS pour chaque entrepreneur avec lequel vous avez travaillé: Un formulaire (Copie A) doit être soumis à l’IRS, tandis que l’autre (copie B) doit être envoyé à temps à l’entrepreneur indépendant.

Envoyez le formulaire 1099 à vos fournisseurs / Pigistes

La copie B du formulaire 1099-DIVERS doit être envoyée à tous vos entrepreneurs au plus tard le 1er février. Cela leur permet de l’inclure dans leurs déclarations de revenus personnelles et de déclarer avec précision leur revenu annuel. Si vous manquez ce délai, l’IRS peut vous sanctionner par des amendes.

Soumettez vos formulaires 1099

Il existe deux façons de déclarer la copie A du 1099-DIVERS:

• Courrier postal: L’envoi de vos formulaires IRS est la méthode traditionnelle de dépôt papier. Vous devez envoyer vos 1099 au plus tard le 31 janvier de l’année. Vous devez également joindre le formulaire 1096, qui suit vos dépôts 1099.
• En ligne: Vous pouvez maintenant soumettre 1099 formulaires via le service de soumission en ligne de l’IRS, le système de dépôt électronique d’une déclaration (FIRE). Pour utiliser le système d’incendie, vous devez effectuer les opérations suivantes:
  1. Demander un code de contrôle de l’émetteur (TCC) à l’IRS via le formulaire 4419. Vous devez le remplir et le soumettre au moins 30 jours avant la date limite de 1099.
  2. Créez un compte FIRE system.
  3. Complétez vos 1099 via un logiciel de comptabilité ou de paie pris en charge.
  4. Soumettez le document (dans le format approprié) via le système FIRE.

Pour 2020, si vous déposez plus de 100 formulaires 1099-MISC/W-2 par an, vous devez les soumettre en ligne. Ces déclarations de renseignements peuvent être déposées au niveau fédéral / de l’État, alors vérifiez toujours si vous devez également vous soumettre à un dépôt d’État — demandez à votre comptable ou à une entreprise locale si vous avez des questions ou si vous avez besoin d’un soutien fiscal supplémentaire.

Conclusion

Signaler vos 1099 peut être fastidieux, mais c’est un mal nécessaire si vous voulez éviter de lourdes amendes de l’IRS. Vous pouvez gagner du temps en remplissant vos formulaires fiscaux en ligne via le système FIRE. Mieux encore, vous pouvez embaucher un comptable ou utiliser un logiciel de comptabilité comme FreshBooks pour le faire pour vous.