prosessi vs menettely on aina keskustelujen aihe ja paljon epäilyksiä. Jos sekoitat asioita ja uskot prosessi ja menettely ovat samoja asioita tämä blogikirjoitus on sinulle!
monet tekevät tämän suoran korrelaation ja päätyvät sekoittamaan jo keskustelemiamme käsitteitä, kuten prosessi vs projekti. Joten selvennetään, mikä on menettely ja miten menettelyt liittyvät prosesseihin.
aluksi määritellään, mikä on prosessi ja mikä on menettely.
mikä on prosessi?
palataksemme jo perusteellisesti tutkimaamme käsitteeseen, voisimme helposti määritellä prosessin sarjana vaiheita, joita tietyn panoksen muuntaminen tuotokseksi vaatii.
prosessit toimivat korkeammalla tasolla, mikä tarkoittaa, että niitä ei ole rajoitettu ja / tai rajoitettu tiettyyn toimintoon tai osastoon. Prosessit voivat riippua useamman kuin yhden osaston integroinnista ja sisältävät hyvin todennäköisesti yhden menettelyn – tai useamman.
prosessit voivat viitata jopa muiden prosessien menettelyihin ja olla vuorovaikutuksessa niiden kanssa.
mikä on toimenpide?
termiä käytetään lähes kaikilla toimialoilla pitkälti määrittelemään joukko toimia, joilla pyritään saavuttamaan johdonmukainen tulos (joka voi olla prosessin tuotos, mutta ei välttämättä). Muita yleisesti käytettyjä termejä, joilla viitataan menettelyihin, ovat SOP (standard operating procedure) tai liiketoiminnan paras käytäntö.
menettelyt ovat yleensä sisäisten vaatimusten noudattamisesta vastaavien yksiköiden vaatimia, ja ne voivat olla erittäin hyödyllisiä uusien tiimin jäsenten kouluttamisessa. Menettely on erinomainen työkalu säilyttää ja tallentaa tärkeitä tietoja.
proseduurien määrä prosessissa on suoraan verrannollinen prosessin monimutkaisuuteen – vaikka yksinkertaisia prosesseja voidaan kuvata yhdellä menettelyllä, mitä monimutkaisempi prosessi, sitä enemmän prosesseja sillä on.
esimerkki
tarkastellaan asiakkaan rekisteröintimenettelyä. Siinä luetellaan kaikki tarvittavat vaiheet luoda uuden asiakkaan rekisteröinnin käyttäjän tietokantaan, kuten pyytää koko nimi, sähköposti, osoite, jne. Tämä menettely itsessään voi edustaa asiakkaan rekisteröintiprosessin eheyttä sekä olla yksi myyntiprosessiin sisältyvistä menettelyistä (onhan järkevää rekisteröidä uusi asiakas ennen myyntiä hänelle).
prosessi vs menettely
asioiden selkeyttämiseksi voimme sanoa, että prosessi keskittyy siihen, mitä on tehtävä korkeammalla tasolla, kuvaten, miten yhden tai useamman osaston toiminnot sulautuvat yhteen, kun taas menettelyssä on kyse erityistoimista (kuten tiettyjen rekisteröintikenttien täyttämisestä uuden asiakkaan rekisteröitäessä), jotka antavat tarkat ohjeet siitä, miten henkilön – tai ihmisryhmän – tulisi tehdä työnsä.
Jos mietimme, kuinka yleistä on nähdä normaalit toimintamenetelmät käytössä, on turvallista määritellä menettely päteväksi dokumentaatioksi, jonka avulla voidaan opettaa uudelle henkilölle tietyn toiminnon suorittaminen.
toimenpiteillä ei ole samaa päämäärää kuin prosesseilla yksinkertaisesta syystä: menettelyt ovat niin erityisiä, niissä on niin paljon yksityiskohtia, että niiden avulla ei voi nähdä kokonaiskuvaa, päästä päähän-prosessia.
asioiden summaamiseksi voimme määritellä keskeisimmän eron jonkin menettelyn ja prosessin välillä tekemällä yksinkertaisen analogian käyttäen eri zoomaustasoja: prosessi on kuin zoomattu tai panoraamakuva auringonlaskusta, se näyttää koko kuvan ja korostaa kaikkea oleellista yrityksestäsi.
toimenpiteet taas ovat zoomattuja-kuvassa mehiläinen kukan terälehdessä – ne lisäävät kuvaan paljon tietoa ja yksityiskohtia murehtimatta taustoja.
miten ne yhdistetään
prosessi vs proseduuri-vertailu päättyy kahteen eri merkitykseen, mutta käsitteet korreloivat suoraan keskenään. Yhdessä ne auttavat sinua jäsentämään liiketoimintaasi ja luomaan suoritusstandardeja toiminnallesi makro-ja mikrotasolla.
joten jos alat luoda standardiprosessia, luot siis menettelyjä. Tärkeintä asiaa—eli toteutuskaavaa-noudatetaan.
ja tehokkaiden ja standardoitujen prosessien luomiseen voit luottaa Pipefyyn. Tutustu parhaisiin käyttötapauksiimme ja ala hallita prosessejasi ja menettelyjäsi: