Wie man weniger reaktiv und proaktiver ist

‘Ich habe keine Zeit, strategisch zu denken.‘

‚Ich habe das Gefühl, keinen Platz zum Atmen zu haben.‘

‚Ich bin total überwältigt.‘

Auch wenn wir es nicht laut sagen, sind dies Aussagen, auf die sich jeder Manager beziehen kann. Startups sind nonstop. Jeder Schrank ist voller Skelette, die darauf warten, herauszuspringen und Sie zu überraschen.

Während wir versucht sein könnten, dies als selbstverständlich abzutun, birgt das reaktive Muster der kontinuierlichen Brandbekämpfung eine Reihe von Risiken für Führungskräfte:

1. Unter der Flut der Prioritäten anderer Menschen können wichtige Themen unbemerkt bleiben.
2. Die Überforderung, der Stress und die kognitive Belastung haben einen massiven Einfluss auf die Leistung.
3. Kurzfristige Entscheidungen werden getroffen, wenn eine langfristige Lösung für das Unternehmen besser wäre.

Wie sollen Gründer und Manager angesichts der immensen Herausforderungen bei der Gründung eines neuen Unternehmens Zeit finden, proaktiver zu sein?

Um weniger reaktiv zu werden, müssen Sie den Unterschied zwischen reaktiver und proaktiver Zeit verstehen.

Reaktive Zeit wird damit verbracht, an den Prioritäten anderer zu arbeiten. Hier sind einige Beispiele:

• E—Mails beantworten – Ihr Posteingang ist eine lange Liste der Prioritäten anderer Personen.
• Umgang mit Inbound—Themen – wenn Mitarbeiter, Investoren und Kunden mit ihren Herausforderungen zu Ihnen kommen.
• Teilnahme an operativen Besprechungen – wöchentliche Nachholtermine, Verkaufstreffen und andere Besprechungen mit fester Tagesordnung.
• Einzelcoaching der Teammitglieder, um ihre Agenda durchzugehen.
• Arbeit überprüfen – Feedback zur Arbeit geben und neue Funktionen testen.

Proaktive Zeit wird damit verbracht, an Ihren eigenen Prioritäten zu arbeiten, wie zum Beispiel:

• Priorisierung Ihrer Aufgaben — der Prozess des Schreibens Ihrer To-Do-Liste und der Definition der wichtigsten Elemente, insbesondere kleiner Probleme, die größer werden.
• Arbeiten an wichtigen, aber nicht dringenden Dingen — mit anderen Worten, kleine Probleme werden größer als große Probleme, die kleiner werden.
• Sich Zeit zum Nachdenken nehmen — einen Spaziergang außerhalb des Büros machen, um die Dinge mit etwas Abstand zu durchdenken.
• Sich um sich selbst kümmern – Sport treiben, Zeit mit Ihrer Familie, Ihrem Trainer oder sogar Ihrem Therapeuten verbringen.
• Nachlesen – Artikel und Bücher über etwas, über das Sie mehr erfahren möchten.

Den Unterschied zwischen reaktiver und proaktiver Zeit zu verstehen, war eine Offenbarung für mich. Ich ertrank in E-Mails, Meetings und überprüfte die Arbeit anderer Leute. Als ich meinen Kalender durchblätterte, stellte ich fest, dass fast 90% meiner Woche für reaktive Aufgaben aufgewendet wurden.

Das einzige Mal, dass ich mir erlaubte, proaktiv zu sein, war nachts und am Wochenende. Es war anstrengend. Verstehen Sie mich nicht falsch — mein Team hat mich geliebt, weil ich auf ihre Bedürfnisse eingegangen bin —, aber irgendwo auf dem Weg dorthin waren meine Prioritäten verloren gegangen.

Wie proaktiv sollten wir sein?

Prompt auf das Unerwartete zu reagieren, ist Teil der Stellenbeschreibung jeder Führungskraft. Aber so ist es, proaktiv zu sein. Meine mageren 10% meiner Zeit reichten mir als CEO eines Startups nicht aus. Also habe ich mir ein neues Ziel gesetzt: 50% reaktiv und 50% proaktiv.Es gibt zwar kein universelles Verhältnis von proaktiver zu reaktiver Zeit, aber wenn Sie sich überfordert oder gestresst fühlen, ist dies ein klares Zeichen dafür, dass Sie Ihre Zeit neu ausbalancieren müssen, um proaktiver zu sein.

Hier sind einige Dinge, die jeder Manager tun kann, um seine Routine wieder ins Gleichgewicht zu bringen.

Bessere To-Do-Listen schreiben

Das Strukturieren und Priorisieren einer To-Do-Liste kann Ängste lindern und Ihnen helfen, sich wieder auf das Wesentliche zu konzentrieren. Allerdings sind nicht alle To-do-Listen gleich, so sind hier einige Möglichkeiten, um Ihre To-do-Listen zu verbessern und Ihre Arbeitszeit so effizient wie möglich zu machen.

Konzentriere dich auf den ersten Schritt

Es liegt in der Natur des Menschen, große und beängstigende Dinge zu verschleppen. Wenn Sie also vor einer großen Aufgabe stehen, schreiben Sie einfach den nächsten Schritt auf:

• ‚Finde die Board-Präsentation heraus‘ (groß und beängstigend)
  vs.
• ‚Schreibe 7-10 Aufzählungspunkte, die in der nächsten Vorstandssitzung behandelt werden sollen‘ (nächster Schritt)

Verwende konkrete Verben

Je umsetzbarer die Aufgabe ist, desto wahrscheinlicher ist es, dass du sie angreifst, wenn es soweit ist:

• ‚Investor Deck‘ (unklare Aktion)
  vs.
• ‚Schreibe Antworten auf diese 12 Fragen zum Investor Deck‘ (klare Aktion)

Grobe Zeitschätzungen hinzufügen

Auf diese Weise können Sie kurze, mechanische Aufgaben identifizieren, die zwischen Besprechungen ausgeführt werden können, im Vergleich zu längeren, kreativeren Aufgaben, die einen größeren Zeitaufwand erfordern:

• Mailen Sie Tom für die Finanzdaten (2 Minuten — schnell und mechanisch)
  vs.
• Fügen Sie Grafiken für jede Folie im Verkaufsdeck hinzu (1 Stunde — lang und kreativ)

Klären Sie Ihre obersten Prioritäten

Nur weil es auf Ihrer To-Do-Liste steht, heißt das nicht, dass Sie es jetzt tun sollten. Wenden Sie die 1-3-5-Regel an, um weniger wichtige Aufgaben zu priorisieren:

• 1 große Sache
• 3 mittlere Dinge
• 5 kleine Dinge

Bauen Sie proaktive Zeit in Ihren Zeitplan ein

In den meisten Fällen bedeutet die Sicherung einer proaktiveren Zeit, die Kontrolle über Ihren Kalender zu übernehmen und die Zeit für sich selbst zu blockieren. Wenn Sie Ihre Zeit nicht aktiv verwalten, verwalten andere Personen sie für Sie. Einige Gründer wählen einen oder zwei Nachmittage pro Woche als ‚keine Besprechungszeit‘. Andere reservieren jeden Morgen Zeit oder blockieren ganze Tage für diesen Zweck.

Was auch immer Sie wählen, ich empfehle, in ununterbrochenen Blöcken von mindestens drei Stunden zu bauen. Kreative Aufgaben passen nicht in Stunden-Slots – es kann ein oder zwei Stunden dauern, bis ich die richtige Einstellung habe, um etwas Schwieriges anzugehen.

Stärken Sie Ihr Team

Manager sind natürliche Problemlöser. Wenn also ein Teammitglied mit einem großen, saftigen Problem zu Ihnen kommt, ist es verlockend, einzuspringen und es zu beheben. Und seien wir ehrlich, die verlockendsten Probleme, die es zu lösen gilt, sind genau diejenigen, die andere Menschen als herausfordernd empfinden.

Wenn Sie jedoch die Kontrolle über Ihre Zeit wiedererlangen möchten, müssen Sie lernen, wie Sie Ihr Team befähigen können, seine eigenen Probleme zu lösen. Anstatt ins Detail zu gehen, lernen Sie, die Rolle des Trainers zu spielen — stellen Sie Fragen, die Ihren Teamkollegen helfen, ihre eigenen Probleme zu lösen, um Zeit zu sparen.

Hire a Coach

Eine der Schlüsselrollen eines Coaches besteht darin, Ihnen zu helfen, sich die Zeit zu nehmen, Ihre Ziele zu reflektieren und zu verfolgen. Im Gegensatz zu einem Berater gibt ein Coach keine Antworten. Stattdessen stellen sie Fragen, die Ihnen helfen zu klären, was zu tun ist, und Ihnen dann helfen, Ihre Agenda zu halten.

Coaching-Sitzungen sind reine proaktive Zeit. Aus diesem Grund sind die Einzelgespräche, die Sie mit Ihrem Team führen, nicht proaktiv für Sie, aber sie sollten proaktive Zeit für sie sein. Ebenso braucht der Chef auch eins zu eins.

Seien Sie proaktiv, wenn Sie proaktiv sind

Debbie Millman sagte es am besten mit: ‘Beschäftigt ist eine Entscheidung. Wenn Sie zu viel Zeit im Unkraut verbringen, dann ist es kein Mangel an Zeit, es ist ein Mangel an Priorisierung.Klären Sie Ihre Prioritäten, planen Sie in Echtzeit, stärken Sie Ihr Team und stellen Sie einen Coach ein. Es gibt keinen Grund, sich schuldig zu fühlen. Wenn Sie sich nicht um Ihre eigenen Prioritäten kümmern, wer dann?