Hvordan Være Mindre Reaktiv og Mer Proaktiv

> strategisk.’

‘ jeg føler at jeg ikke har plass til å puste.’

‘ jeg er helt overveldet.’

selv om vi ikke sier det høyt, er dette uttalelser som hver leder kan relateres til. Startups er non-stop. Hvert skap er fullt av skjeletter, venter på å hoppe ut og overraske deg.Mens vi kan bli fristet til å trekke dette av som pari for kurset, utgjør det reaktive mønsteret av kontinuerlig brannslukking en rekke risikoer for ledere: Blant sperringen av andres prioriteringer kan viktige saker gå ubemerket.

gitt de enorme utfordringene som er involvert i å starte en ny bedrift, hvordan skal grunnleggere og ledere finne tid til å være mer proaktive?

For å bli mindre reaktiv, må du forstå forskjellen mellom reaktiv og proaktiv tid.

Reaktiv tid blir brukt på å jobbe med andres prioriteringer. Her er noen eksempler:

• Svare på e-post-innboksen din er en lang liste over andres prioriteringer.
• Håndtere innkommende problemer-når ansatte, investorer og kunder kommer til deg med sine utfordringer.
• Deltar på operasjonelle møter-ukentlige catch-ups, salgsmøter og andre møter med en fast agenda.
• Å Gi en-mot — en-coaching teammedlemmer til å gå gjennom sin agenda.
• Gjennomgå arbeid-gi tilbakemelding på arbeid og teste nye funksjoner.

Proaktiv tid brukes til å jobbe med dine egne prioriteringer, for eksempel:

• Prioritere oppgavene dine-prosessen med å skrive ut oppgavelisten din og definere de viktigste elementene, spesielt små problemer som blir større.
• Arbeider med viktige, men ikke haster, ting – med andre ord, små problemer blir større i stedet for store problemer blir mindre.
• Ta deg tid til å tenke-ta en tur utenfor kontoret for å tenke gjennom ting med litt avstand.
• Ser etter deg selv-trener, tilbringe tid med familien din, treneren din eller til og med din terapeut.
• Lese opp-artikler og bøker om noe du vil lære mer om.Å Forstå forskjellen mellom reaktiv og proaktiv tid var en åpenbaring for meg. Jeg druknet i e-poster, møter og gjennomgikk andres arbeid. Da jeg så gjennom kalenderen min, innså jeg at nesten 90% av uken min ble brukt på reaktive oppgaver.

  den eneste gangen jeg tillot meg å være proaktiv var om natten og i helgene. Det var utmattende. Nå, ikke misforstå-teamet mitt elsket meg for å være lydhør overfor deres behov-men et sted underveis hadde prioriteringene mine gått tapt.

  Hvor Proaktiv Bør Vi Være?

  Å Reagere raskt på det uventede er en del av en leders stillingsbeskrivelse. Men det er også å være proaktiv. Min magre 10% av proaktiv tid var ikke nok for MEG som ADMINISTRERENDE DIREKTØR i en oppstart. Så jeg satte meg et nytt mål: 50% reaktiv og 50% proaktiv.Mens det ikke er noe universelt forhold mellom proaktiv og reaktiv tid, hvis du føler deg overveldet eller stresset, er det et klart tegn på at du må balansere tiden din mot å være mer proaktiv.

  Her er noen ting som hver leder kan gjøre for å balansere rutinen.

  Skriv Bedre Gjøremålslister

  Strukturering og prioritering av en gjøremålsliste kan lindre angst og hjelpe deg med å fokusere på det som er viktig. Men ikke alle gjøremålslister er skapt like, så her er noen måter å forbedre gjøremålslistene dine og gjøre din proaktive tid så effektiv som mulig.

  Fokus på det første trinnet

  det er menneskets natur å utsette på store og skumle ting. Så, når du står overfor en stor oppgave, bare skrive ned neste trinn:

  • ‘Finne ut styret presentasjon ‘(stor og skremmende)
    vs.
  • ‘Skriv 7-10 punkter for å dekke i neste styremøte’ (neste trinn)

  Bruk konkrete verb

  jo mer handlingsbar oppgaven er, jo mer sannsynlig er det å angripe den når tiden kommer:

  • ‘Investor deck’ (uklar handling)
    vs.
  • ‘Skriv svar på disse 12 investor deck spørsmålene’ (klar handling)

  legg til grove tidsestimater

  dette vil hjelpe deg med å identifisere korte, mekaniske oppgaver som kan gjøres mellom møter, mot lengre, mer kreative oppgaver Som Krever en større del av tiden:

  • E — Post Tom for de økonomiske data (2 minutter-rask og mekanisk)
    vs.
  • Legg til grafikk for hvert lysbilde i salg dekk (1 time lang og kreativ)

  Avklare dine topp prioriteringer

  Bare Fordi det er på din gjøremålsliste betyr ikke at du bør gjøre det nå. Bruk 1-3-5-regelen som en måte å avprioritere mindre viktige oppgaver:

  • 1 stor ting
  • 3 mellomstore ting
  • 5 små ting

  Bygg Proaktiv Tid i Timeplanen din

  i de fleste tilfeller betyr sikring av mer proaktiv tid å ta kontroll over kalenderen din og blokkere tid for deg selv. Hvis du ikke aktivt styrer tiden din, vil andre mennesker klare det for deg. Noen grunnleggere velger en eller to ettermiddager per uke som ‘ingen møtetid’. Andre reservere tid hver morgen, eller blokkere ut hele dager for dette formålet.

  Uansett hva du velger, anbefaler jeg å bygge i uavbrutt blokker på minst tre timer. Kreative oppgaver passer ikke inn i timespor – det kan ta meg en time eller to bare for å komme inn i riktig tankegang for å takle noe vanskelig.

  Styrk Teamet ditt

  Ledere er naturlige problemløsere. Så når et teammedlem kommer til deg med et stort, saftig problem, er det fristende å hoppe inn og fikse det. Og la oss innse det, de mest fristende problemene å løse er akkurat de som andre mennesker finner utfordrende.

  Men hvis du vil gjenvinne kontroll over tiden din, må du lære å styrke teamet ditt til å løse sine egne problemer. I stedet for å hoppe inn i detaljene, lær å spille rollen som trener-still spørsmål som hjelper lagkameratene dine med å løse sine egne problemer for å frigjøre tiden din.

  Leie En Coach

  en av de viktigste rollene til en coach er å hjelpe deg å ta deg tid til å reflektere, og følge gjennom, på å nå dine mål. I motsetning til en konsulent, gir en trener ikke svar. I stedet stiller de spørsmål som hjelper deg med å avklare hva som må gjøres og deretter hjelpe deg med å holde agendaen din.

  Coaching økter er ren proaktiv tid. Det er derfor en-mot-de som du har med teamet ditt, ikke er proaktive for deg, men de bør være proaktive for dem. På samme måte trenger sjefen også en-mot-en.

  Vær Proaktiv Om Å Være Proaktiv

  Debbie Millman sa det best med, ‘ Opptatt er en beslutning . Hvis du tilbringer for mye tid i ugresset, så er det ikke mangel på tid, det er mangel på prioritering.

  Avklare prioriteringer, planlegge i proaktiv tid, styrke laget ditt, og ansette en coach. Det er ikke nødvendig å føle seg skyldig om det. Når alt kommer til alt, hvis du ikke tar vare på dine egne prioriteringer, hvem vil da gjøre det?