cum să fii mai puțin reactiv și mai proactiv

>

‘nu am timp să mă gândesc strategic.’

‘ simt că nu am spațiu să respir.’

‘ sunt total copleșit.’

chiar dacă nu o spunem cu voce tare, acestea sunt afirmații pe care fiecare manager le poate relaționa. Startup-urile sunt non-stop. Fiecare dulap este plin de schelete, așteptând să sară și să te surprindă.

în timp ce am putea fi tentați să ridicăm din umeri acest lucru ca par pentru curs, modelul reactiv de stingere continuă a incendiilor prezintă o serie de riscuri pentru lideri:

1. printre barajul priorităților altor persoane, problemele importante pot trece neobservate.
2. copleșirea, stresul și sarcina cognitivă au un impact masiv asupra performanței.
3. deciziile pe termen scurt sunt luate atunci când o soluție pe termen lung ar fi mai bună pentru afaceri.

având în vedere provocările imense implicate în începerea unei noi afaceri, cum ar trebui fondatorii și managerii să găsească timp pentru a fi mai proactivi?

pentru a deveni mai puțin reactiv, trebuie să înțelegeți diferența dintre timpul reactiv și cel proactiv.

timpul reactiv este petrecut lucrând la prioritățile altor persoane. Iată câteva exemple:

• răspunsul la e — mailuri-inbox-ul dvs. este o listă lungă de priorități ale altor persoane.
• care se ocupă cu probleme de intrare — atunci când personalul, investitorii și clienții vin la tine cu provocările lor.
• participarea la întâlniri operaționale-recuperări săptămânale, întâlniri de vânzări și alte întâlniri cu o agendă fixă.
• oferirea membrilor echipei de coaching unu-la-unu pentru a-și parcurge agenda.
• revizuirea de lucru-furnizarea de feedback cu privire la locul de muncă și testarea de noi caracteristici.

timpul Proactiv este petrecut lucrând la propriile priorități, cum ar fi:

• prioritizarea sarcinilor — procesul de scriere a listei de sarcini și definirea celor mai importante elemente, în special a problemelor mici care devin din ce în ce mai mari.
• lucrul la elemente importante, dar nu urgente — cu alte cuvinte, problemele mici devin mai mari decât problemele mari care devin mai mici.
• luând timp să se gândească — a lua o plimbare în afara biroului să se gândească prin lucruri cu un pic de distanță.
• grija de tine-exerciții fizice, petrecerea timpului cu familia, antrenorul sau chiar terapeutul tău.
• Reading up-articole și cărți despre ceva despre care doriți să aflați mai multe despre.înțelegerea diferenței dintre timpul reactiv și timpul proactiv a fost o revelație pentru mine. Mă înecam în e-mailuri, întâlniri și revizuiam munca altor persoane. Când m-am uitat prin calendar, mi-am dat seama că aproape 90% din săptămâna mea a fost petrecută pe SARCINI reactive.

  singura dată când mi-am permis să fiu proactiv a fost noaptea și în weekend. A fost obositor. Acum, nu mă înțelege greșit — echipa mea ma iubit pentru a fi receptiv la nevoile lor — dar undeva pe drum, prioritățile mele au ajuns pierdut.

  cât de proactivi ar trebui să fim?

  reacția promptă la neașteptate face parte din fișa postului oricărui lider. Dar așa este să fii proactiv. 10% din timpul meu proactiv nu a fost suficient pentru mine ca CEO al unui startup. Așa că mi-am stabilit o nouă țintă: 50% reactivă și 50% proactivă.deși nu există un raport universal între timpul proactiv și timpul reactiv, dacă vă simțiți copleșiți sau stresați, este un semn clar că trebuie să vă reechilibrați timpul pentru a fi mai proactivi.iată câteva lucruri pe care fiecare manager le poate face pentru a-și reechilibra rutina.

  scrie liste de sarcini mai bune

  structurarea și prioritizarea unei liste de sarcini poate ameliora anxietatea și vă poate ajuta să vă reorientați asupra a ceea ce este important. Cu toate acestea, nu toate listele de sarcini sunt create egale, deci iată câteva modalități de a vă îmbunătăți listele de sarcini și de a vă face timpul proactiv cât mai eficient posibil.

  concentrați-vă pe primul pas

  este natura umană să amânați obiectele mari și înfricoșătoare. Deci, atunci când te confrunți cu o sarcină importantă, scrie următorul pas:

  • ‘descoperă prezentarea tabloului’ (mare și înfricoșător)
    vs.
  • ‘scrie 7-10 puncte glonț pentru a acoperi în următoarea ședință de bord’ (pasul următor)

  folosiți verbe concrete

  cu cât sarcina este mai acționabilă, cu atât este mai probabil să o ataci când vine momentul:

  • ‘punte investitor’ (acțiune neclară)
    vs.
  • ‘scrie răspunsuri la aceste 12 întrebări punte investitor’ (acțiune clară)

  adăugați estimări de timp dur

  Acest lucru vă va ajuta să identificați sarcini scurte, mecanice care pot fi acționate între întâlniri, față de sarcini mai lungi, mai creative, care necesită o bucată mai mare de timp:

  • Email Tom pentru datele financiare (2 minute — rapid și mecanic)
    vs.
  • adăugați grafică pentru fiecare diapozitiv din pachetul de vânzări (1 oră și creativ)

  clarificați prioritățile dvs. de top

  doar pentru că este pe lista dvs. de sarcini nu înseamnă că ar trebui să o faceți acum. Aplicați regula 1-3-5 ca o modalitate de a de-prioritiza sarcini mai puțin importante:

  • 1 lucru mare
  • 3 lucruri medii
  • 5 lucruri mici

  construiți timp proactiv în programul dvs.

  în majoritatea cazurilor, asigurarea unui timp mai proactiv înseamnă preluarea controlului asupra calendarului și blocarea timpului pentru dvs. Dacă nu vă gestionați activ timpul, alți oameni îl vor gestiona pentru dvs. Unii fondatori aleg una sau două după-amieze pe săptămână ca ‘fără timp de întâlnire’. Alții își rezervă timp în fiecare dimineață sau blochează zile întregi în acest scop.

  orice ai alege, îți recomand să construiești în blocuri neîntrerupte de cel puțin trei ore. Sarcinile Creative nu se încadrează în sloturile de oră — îmi poate lua o oră sau două doar pentru a intra în mentalitatea potrivită pentru a aborda ceva dificil.

  Empower echipa ta

  managerii sunt rezolvarea problemelor naturale. Deci, atunci când un membru al echipei vine la tine cu o problemă mare, suculentă, este tentant să sari și să o rezolvi. Și să recunoaștem, cele mai tentante probleme de rezolvat sunt exact cele pe care alți oameni le găsesc provocatoare.

  cu toate acestea, dacă doriți să vă recâștigați controlul asupra timpului, trebuie să învățați cum să vă împuterniciți echipa să-și rezolve propriile probleme. În loc să sari în detalii, învață să joci rolul de antrenor — pune întrebări care îi ajută pe colegii tăi să-și rezolve propriile probleme pentru a-ți elibera timpul.

  angajează un Coach

  unul dintre rolurile cheie ale unui coach este să te ajute să-ți faci timp să reflectezi și să-ți urmezi obiectivele. Spre deosebire de un consultant, un antrenor nu oferă răspunsuri. În schimb, ei pun întrebări care vă ajută să clarificați ce trebuie făcut și apoi să vă ajutați să vă mențineți agenda.

  sesiunile de Coaching sunt timp pur proactiv. Acesta este motivul pentru care cei pe care îi aveți cu echipa dvs. nu sunt proactivi pentru dvs., dar ar trebui să fie timp proactiv pentru ei. De asemenea, șeful are nevoie și de unu-la-unu.

  fii proactiv despre a fi proactiv

  Debbie Millman a spus cel mai bine cu: ‘Ocupat este o decizie. Dacă petreceți prea mult timp în buruieni, atunci nu este o lipsă de timp, este o lipsă de prioritizare.

  clarificați-vă prioritățile, programați-vă în timp proactiv, împuterniciți-vă echipa și angajați un antrenor. Nu e nevoie să te simți vinovat. La urma urmei, dacă nu ai grijă de propriile priorități, cine o va face?