como uma startup nonprofit, há muitas prioridades a abordar na sua lista de itens por-fazer. Planejar seu orçamento para a miríade de atividades, especialmente quando você está apenas começando, pode cair no esquecimento.isto seria um erro! Criar um orçamento, planejar finanças para o futuro, e analisar dados financeiros irá diferenciá-lo desde o início como uma organização para financiadores e parceiros, e tornar o planejamento diário e estratégico mais fácil.e se você é o CEO da sua organização sem fins lucrativos ou um novo membro da equipe, é importante entender como o orçamento da sua organização está estruturado e contribui para as operações da organização sem fins lucrativos.orçamentar adequadamente e analisar a saúde financeira das organizações sem fins lucrativos é importante, tanto para pedidos de angariação de fundos como para a gestão de operações gerais. A orçamentação pode ajudar:ajudando você a analisar e acompanhar a saúde organizacional planejamento de crowdfunding e campanha de angariação de fundos identificação de necessidades de financiamento e como crowdfunding pode desempenhar um papel no preenchimento dessas lacunas.
objectivo do presente Guia
Este guia fornecerá às organizações sem fins lucrativos iniciadoras uma visão geral da orçamentação — que informações seguir e como, e como analisar a saúde financeira da sua organização. Discutiremos também a estrutura e as ferramentas para configurar, ajustar e analisar seu próprio orçamento e planejamento financeiro, em qualquer nível da organização.
para os propósitos deste guia, vamos usar o exemplo de um programa educacional pós-escolar. Esta não-lucrativa fictícia fornece atividades extracurriculares, tais como esportes, para crianças em sua comunidade.vamos chamar a sem fins lucrativos de diversão depois da Escola.”After School Fun (ASF) has been operating informally with support from two generous doors but now they are running a crowdfunding campaign to scale and start offering their extracurricular activities at five new schools. Eles cobram uma pequena taxa por seus programas, e o restante é coberto por seus doadores generosos e parceiros.
o que seguir no seu orçamento
essa pilha de recibos e notas pontilhadas não vai cortá-lo quando se trata de orçamentação. As organizações sem fins lucrativos de arranque devem acompanhar as suas despesas e receitas (doações para angariação de fundos ou taxas de Serviço) numa folha de cálculo ou noutro sistema de contabilidade. Isto torna os dados acessíveis aos indivíduos em todos os níveis da organização com flexibilidade para ajustar os dados à medida que a orçamentação precisa mudar.
os Custos de partida / Investimentos Iniciais
Como um arranque sem fins lucrativos, que você já está ciente de que você tem gastos iniciais antes de você ter o seu real de despesas operacionais. Estas despesas de startup podem incluir os custos envolvidos no crowdfunding, ou o que você está esperando que o crowdfunding irá cobrir. Outros custos de arranque podem incluir custos iniciais de marcação e logótipo, equipamento e salários do primeiro membro do pessoal.
é importante diferenciar entre o que pode ser uma startup e os custos iniciais de uma única vez e os custos regulares. Alguns custos de startup podem transferir para o orçamento regular, enquanto outros podem não precisar ser incluídos em orçamentos futuros.
no nosso exemplo, digamos que a ASF necessita de investimentos iniciais para cobrir os custos da campanha de crowdfunding e do vídeo e espera que a campanha e um generoso parceiro corporativo cubram a equipe e os suprimentos necessários para oferecer programas em duas escolas. Enquanto os salários do pessoal e os fornecimentos iniciais terão de ser incluídos no orçamento regular da ASF, os custos de design de marca e logótipo para iniciar a campanha de crowdfunding são custos únicos que não serão incluídos nos orçamentos futuros.os orçamentos regulares sem fins lucrativos devem ser divididos entre despesas e receitas, com despesas divididas entre programas e despesas gerais e administrativas.
é importante diferenciar entre o programa e outras despesas porque muitos doadores gostam de entender a diferença entre os custos administrativos e do programa. Mostra aos doadores e parceiros quantos dólares são gastos na missão sem fins lucrativos contra a execução da missão.
Há um equívoco no espaço sem fins lucrativos de que organizações saudáveis e boas sem fins lucrativos têm baixos custos administrativos e de angariação de fundos, e gastam a maioria de seu financiamento em custos de programa.
embora esta não seja uma política forte para gerir uma forte sem fins lucrativos, ela ainda é generalizada. É importante separar as despesas do programa, administrativas e de angariação de fundos. Separar esses custos também serve como verificação de como sua organização está distribuindo seus fundos.
despesas do programa
despesas do programa são os custos que estão diretamente relacionados com a execução de seus programas. Para a ASF, isso inclui qualquer coisa relacionada com a execução dos programas extracurriculares, incluindo pessoal e suprimentos (ou seja, bolas de futebol). Os salários dos funcionários que facilitam as atividades são despesas do programa. Suas despesas de programa também incluem publicidade do programa e treinamento de pessoal e despesas de viagem.estas despesas incluem os salários do pessoal administrativo, de apoio e de angariação de fundos. Também incluído nesta seção pode ser aluguel, utilitários, e tecnologia para o espaço de escritório, e despesas legais e outras despesas diversas. Notavelmente, todos os custos de angariação de fundos são rastreados nesta categoria.
ASF tem uma angariação de fundos a tempo inteiro, e o seu salário é abrangido por esta categoria. Também alugam um pequeno escritório. Seu diretor de programa e atividades salários da equipe e orçamento do programa são monitorados nas despesas do programa.
custos fixos e variáveis
é importante ter em mente a diferença entre custos fixos e variáveis quando você está rastreando despesas. Os custos fixos podem incluir salários do pessoal e rendas de edifícios. Custos variáveis são aqueles que variam com base na necessidade ou preços de mercado.
Por exemplo, para ASF, o preço de alugar espaço de campo para a prática de futebol pode variar ao longo do ano ou com base na necessidade (necessidade sazonal ou mudanças programáticas). É importante entender quais custos são fixos e quais são variáveis–como os custos fixos são mais estáticos ao longo do ano e podem precisar ser financiados não importa o que, enquanto os custos variáveis podem mudar e podem possivelmente ser ajustados com mudanças de programa ou substituições.
receita e lucro
receita é o dinheiro que você recebe como uma organização. Isso inclui doações e taxas de serviço, e quaisquer outros produtos vendidos.
Por exemplo, ASF cobra $ 5 por aluno por sessão, de modo que sua receita seria o número total de estudantes servidos multiplicado por $5 cada. Eles também têm doadores individuais e doações de crowdfunding que são contabilizados como receita.
é importante acompanhar as receitas da sua organização sem fins lucrativos, porque, em conjunto com a análise das suas despesas, ajuda-o a compreender os seus lucros e se tem dinheiro suficiente para sustentar as operações ou se as doações precisam de aumentar ou diminuir as despesas.só porque você é “sem fins lucrativos” não significa que você não pode, ou não deve, ter lucro. Seu lucro é a receita total-doações e outras fontes–menos os custos totais para gerir a organização. As organizações sem fins lucrativos, assim como qualquer outro negócio, devem ter como objetivo fazer um lucro para manter uma organização saudável, permitir a escala e ter fundos de emergência conforme necessário.outro método para rastrear o seu orçamento é rastrear e projetar o fluxo de caixa para o ano. A melhor maneira de fazer isso é rastrear entradas de dinheiro–receitas e doações–e saídas de dinheiro–despesas. Isso ajuda você a entender melhor quando você tem receitas chegando e despesas saindo, em uma base mensal e anual.por exemplo, talvez o seu principal doador apenas lhe envie um grande cheque por ano em janeiro. Enquanto esse cheque suporta uma grande parte das suas despesas, você tem que se certificar de que você distribui-lo uniformemente durante todo o ano, ou você pode não ter dinheiro suficiente para cobrir as despesas no final do ano.
para ASF, eles sabem que têm um doador que contribui com uma grande quantidade em fevereiro, e outro doador de alto nível em julho. Têm despesas mensais e sabem que aumentaram as despesas para um evento de angariação de fundos que organizam em junho. Eles têm que alocar seu dinheiro de seus grandes e pequenos doadores e taxas de programa em conformidade. Ao criar um fluxo de caixa mensal, eles podem prever melhor suas necessidades de financiamento.
restrito e irrestrito
também é importante rastrear fundos restritos e irrestritos, e como você está gastando-os. Quando você está executando uma campanha de angariação de fundos e diz que todas as doações vão diretamente para as despesas do programa, esses são fundos restritos que você precisa usar para apoiar programas.as taxas de serviço também podem ser consideradas fundos limitados. Se você estiver executando uma campanha geral de angariação de fundos e não especificar financiamento direto, essas doações são irrestritas e você pode usá-las a seu critério. Esta distinção, e manter um equilíbrio justo de ambos os tipos de fundos, é fundamental para a saúde organizacional. Se você só tem fundos restritos, você não terá dinheiro suficiente para suportar seus custos gerais.os membros do pessoal sem fins lucrativos devem estar cientes da diferença entre fundos restritos e irrestritos para que eles possam entender as diferenças entre os orçamentos do programa.
para ASF, o programa tee soccer tem financiamento restrito de um doador com um interesse especial no futebol, mas o programa de basquete é apoiado por fundos irrestritos, que são mais limitados.
pressupostos e outros
ao criar um orçamento, é importante apresentar os seus pressupostos, na folha de cálculo ou num documento de acompanhamento. Isso não só ajuda você a lembrar como você surgiu com certos números, mas Ajuda Qualquer membro do pessoal, potencial doador, ou um conselheiro olhando para o orçamento entendê-lo melhor.
suas suposições podem incluir o número de beneficiários com os quais você está trabalhando, o número de funcionários, a quantidade de suprimentos ou equipamentos. Ao fazer um orçamento, também é importante acompanhar a inflação e benefícios marginais, especialmente se você está construindo um orçamento projetado ao longo de vários anos.
A inflação é responsável por ligeiros aumentos no custo ao longo do tempo, e os benefícios marginais são os custos não salariais para os empregados se você oferecer (ou planejar oferecer) benefícios para o seu pessoal à medida que você cresce como uma organização.
analisando o seu orçamento
Uma vez em funcionamento e mantendo o controlo do seu orçamento, poderá analisar o seu orçamento olhando para as suas proporções. Rácios de ajudar você a entender como você está fazendo financeiramente e pode ser usado em um número de maneiras:
- Ajudar a identificar mudanças ao longo dos anos
- Incluídos no planejamento estratégico e indicadores de desempenho
- Compartilhado com os funcionários, doadores, conselheiros e para ambos os sucessos e valores de referência para melhorias
- Ajudar funcionários a compreender onde e como eles podem melhorar o seu próprio departamento de orçamentação, e como o seu trabalho contribui para a total integridade organizacional
Aqui estão algumas proporções que podem ser úteis, especialmente na fase de arranque.eficiência na angariação de fundos: total das doações/total das despesas de angariação de fundos isto mostra a quantidade média de dinheiro arrecadado por dólar gasto na angariação de fundos e mostra a eficiência dos seus esforços de angariação de fundos.rácio de Dependência: maior tipo de receita/receita Total
Este rácio mostra o risco potencial de uma importante redução do financiamento se esta fonte for reduzida ou parar.
rácio de despesas dos programas: despesas dos programas/despesas totais
Este é o dinheiro que está a gastar nas despesas dos programas. Uma referência é de 80%, mas não é uma regra dura e rápida, e depende de suas necessidades organizacionais.
Overhead Ratio: Management, Administrative, and Fundraising Expenses / Total Expenses
This is how much money you are spending on non-program expenses. Uma referência é de 20%, mas não é uma regra dura e rápida, e depende de suas necessidades organizacionais.este é o número de dias que a sua organização poderia operar se todos os rendimentos subitamente ficassem indisponíveis (todos os doadores deixam de o apoiar ou gastam todo o seu dinheiro). 90 dias de dinheiro em mãos é uma boa referência.
rácio de fundos restritos: fundos restritos / (fundos restritos + fundos irrestritos)
esta proporção diz-lhe se tem um saldo saudável de fundos para suportar tanto despesas gerais como programas. Você também pode usar isso para comparar com o seu programa e despesas gerais precisa entender se você tem o suficiente em cada tipo de fundo para suportar suas despesas.
próximos passos passíveis de ação
Agora que você entende melhor o básico do planejamento financeiro sem fins lucrativos, se reúna com sua equipe, e crie um orçamento e fluxo de caixa.
à medida que a sua organização cresce, ou se já estiver operacional, analise o seu orçamento usando as razões sugeridas, e avalie se você pode fazer melhorias no seu orçamento–talvez você possa ser mais eficiente na angariação de fundos, ou você deve ajustar as despesas para ter mais dias em dinheiro à mão.