Come startup no-profit, ci sono molte priorità da affrontare nella tua lista delle cose da fare. Pianificare il vostro budget per la miriade di attività, soprattutto quando sei appena iniziato, può cadere nel dimenticatoio.
Questo sarebbe un errore! Creare un budget, pianificare le finanze per il futuro e analizzare i dati finanziari ti distinguerà presto come organizzazione per finanziatori e partner e semplificherà la pianificazione quotidiana e strategica.
E se sei il CEO della tua organizzazione no-profit o un nuovo membro del personale, è importante capire come il budget della tua organizzazione è strutturato e contribuisce alle operazioni del no-profit.
Budgeting correttamente e analizzare la salute finanziaria delle organizzazioni non profit è importante, sia per le richieste di raccolta fondi e per la gestione delle operazioni generali. Budgeting può aiutare da:
- Aiutare ad analizzare e monitorare la salute organizzativa
- Pianificazione crowdfunding e campagna di raccolta fondi
- Identificare le esigenze di finanziamento e come crowdfunding può svolgere un ruolo nel colmare tali lacune
- Richiesta di sovvenzioni
- Fornire dati finanziari aggiornati ai finanziatori.
Scopo di questa guida
Questa guida fornirà non profit di avvio con una panoramica di budgeting — quali informazioni per tenere traccia e come, e come analizzare la salute finanziaria della vostra organizzazione. Discuteremo anche framework e strumenti per impostare, regolare e analizzare il proprio budget e la pianificazione finanziaria, a qualsiasi livello dell’organizzazione.
Ai fini di questa guida, useremo l’esempio di un programma educativo dopo la scuola. Questa no-profit fittizia offre attività extrascolastiche, come lo sport, ai bambini nella loro comunità.
Chiameremo il no-profit ” Dopo il divertimento scolastico.”After School Fun (ASF) ha operato in modo informale con il supporto di due generosi donatori, ma ora stanno conducendo una campagna di crowdfunding per scalare e iniziare a offrire le loro attività extrascolastiche in cinque nuove scuole. Fanno pagare una piccola tassa per i loro programmi, e il resto è coperto dai loro generosi donatori e partner.
Cosa tenere traccia nel tuo budget
Quel mucchio di ricevute e note annotate non lo taglierà quando si tratta di budgeting. Le organizzazioni non profit di avvio dovrebbero tenere traccia delle loro spese e entrate (donazioni di raccolta fondi o tasse di servizio) in un foglio di calcolo o in un altro sistema di contabilità. Questo rende i dati accessibili agli individui a tutti i livelli dell’organizzazione con la flessibilità per la regolazione dei dati come budgeting esigenze cambiano.
Costi di avvio/Investimenti iniziali
Come startup senza scopo di lucro, sei già consapevole di avere spese iniziali prima di avere le tue reali spese operative. Queste spese di avvio potrebbero includere i costi coinvolti nel crowdfunding, o quello che stai sperando che il crowdfunding coprirà. Altri costi di avvio potrebbero includere i costi iniziali per il branding e il logo, le attrezzature e gli stipendi dei primi membri del personale.
È importante distinguere tra quello che potrebbe essere un avvio e costi iniziali una tantum e costi regolari. Alcuni costi di avvio potrebbero essere trasferiti al budget normale, mentre altri potrebbero non dover essere inclusi nei budget futuri.
Nel nostro esempio, diciamo che ASF ha bisogno di investimenti di avvio per coprire i costi per la campagna di crowdfunding e video e spera che la campagna e un generoso partner aziendale coprano il personale e le forniture necessarie per offrire programmi in due scuole. Mentre gli stipendi del personale e le forniture iniziali dovranno essere inclusi nel budget regolare di ASF, i costi di progettazione del marchio e del logo per l’avvio della campagna di crowdfunding sono costi una tantum che non saranno inclusi nei budget futuri.
Budget regolare
I budget regolari senza scopo di lucro dovrebbero essere suddivisi tra spese e ricavi, con spese suddivise tra programma e spese generali e amministrative.
È importante distinguere tra il programma e le altre spese perché molti donatori amano capire la differenza tra i costi amministrativi e quelli del programma. Essa mostra donatori e partner quanti dollari vengono spesi per la missione del no-profit contro l’esecuzione della missione.
C’è un equivoco nello spazio senza scopo di lucro che le organizzazioni non profit sane e buone hanno bassi costi amministrativi e di raccolta fondi e spendono la maggior parte dei loro finanziamenti sui costi del programma.
Anche se questa non è una politica forte per l’esecuzione di un forte senza scopo di lucro, è ancora diffusa. È importante separare le spese di programma, amministrative e di raccolta fondi. La separazione di questi costi serve anche da controllo sul modo in cui l’organizzazione distribuisce i propri fondi.
Spese del programma
Le spese del programma sono i costi direttamente correlati all’esecuzione dei programmi. Per ASF, ciò include tutto ciò che riguarda l’esecuzione dei programmi extrascolastici, incluso il personale e le forniture (ad esempio palloni da calcio). Gli stipendi per le attività di facilitazione del personale sono spese del programma. Le loro spese di programma includono anche la pubblicità del programma e la formazione del personale e le spese di viaggio.
Spese generali e amministrative
Queste spese includono gli stipendi per il personale amministrativo, di supporto e di raccolta fondi. Anche incluso in questa sezione potrebbe essere affitto, utenze, e la tecnologia per lo spazio ufficio, e le spese legali e altre spese varie. In particolare, tutti i costi di raccolta fondi sono monitorati in questa categoria.
ASF ha una raccolta fondi a tempo pieno, e il loro stipendio rientra in questa categoria. Affittano anche un piccolo spazio ufficio. Il loro direttore del programma e le attività gli stipendi del personale e il budget del programma sono monitorati nelle spese del programma.
Costi fissi e variabili
È importante tenere presente la differenza tra costi fissi e variabili quando si monitorano le spese. I costi fissi potrebbero includere gli stipendi del personale e l’affitto degli edifici. I costi variabili sono quelli che variano in base alle esigenze o ai prezzi di mercato.
Ad esempio, per ASF, il prezzo dell’affitto dello spazio sul campo per la pratica del calcio potrebbe fluttuare durante tutto l’anno o in base alle necessità (necessità stagionali o cambiamenti programmatici). È importante capire quali costi sono fissi e quali variabili, poiché i costi fissi sono più statici durante tutto l’anno e potrebbero dover essere finanziati indipendentemente da cosa, mentre i costi variabili possono cambiare e possono essere regolati con modifiche o sostituzioni del programma.
Entrate e profitti
Entrate è il denaro che ricevi come organizzazione. Questo include le donazioni e le tasse per il servizio, e tutti gli altri prodotti venduti.
Ad esempio, ASF addebita $5 per studente per sessione, quindi le loro entrate sarebbero il numero totale di studenti serviti moltiplicato per each 5 ciascuno. Hanno anche donatori individuali e donazioni di crowdfunding che vengono conteggiati come entrate.
E ‘ importante tenere traccia dei ricavi del vostro no-profit, perché combinato con guardando le vostre spese, ti aiuta a capire i vostri profitti e se avete abbastanza soldi per sostenere le operazioni o se le donazioni devono aumentare o diminuire le spese.
Solo perché sei “senza scopo di lucro” non significa che non puoi, o non dovresti, realizzare un profitto. Il tuo profitto è il totale delle entrate-donazioni e altre fonti–meno i costi totali per eseguire l’organizzazione. Le organizzazioni non profit, proprio come qualsiasi altra attività, dovrebbero mirare a realizzare un profitto per mantenere un’organizzazione sana, consentire il ridimensionamento e disporre di fondi di emergenza secondo necessità.
Flusso di cassa
Un altro metodo per monitorare il budget è quello di monitorare e proiettare il flusso di cassa per l’anno. Il modo migliore per farlo è quello di monitorare l’afflusso di cassa–ricavi e donazioni–e deflusso di cassa–spese. Questo ti aiuta a capire meglio quando hai entrate in entrata e spese in uscita, su base mensile e annuale.
Ad esempio, forse il tuo donatore principale ti invia solo un grosso assegno all’anno a gennaio. Mentre tale controllo supporta una gran parte delle vostre spese, è necessario assicurarsi di distribuire uniformemente durante tutto l’anno, o si potrebbe non avere abbastanza denaro per coprire le spese alla fine dell’anno.
Per ASF, sanno di avere un donatore che contribuisce in grande quantità a febbraio e un altro donatore di alto livello a luglio. Hanno spese mensili e sanno che hanno aumentato le spese per un evento di raccolta fondi che ospitano ogni giugno. Devono allocare i loro soldi dai loro donatori grandi e piccoli e le tasse del programma di conseguenza. Creando un flusso di cassa mensile, possono prevedere meglio le loro esigenze di finanziamento.
Restricted And Unrestricted
È anche importante tenere traccia dei fondi limitati e senza restrizioni e di come li stai spendendo. Quando si esegue una campagna di raccolta fondi e dire che tutte le donazioni andranno direttamente alle spese del programma, quelli sono fondi limitati che è necessario utilizzare per sostenere i programmi.
Le commissioni per il servizio potrebbero anche essere considerate fondi limitati. Se stai eseguendo una campagna di raccolta fondi generale e non specifichi il finanziamento diretto, tali donazioni sono illimitate e puoi utilizzarle a tua discrezione. Questa distinzione, e il mantenimento di un equilibrio uniforme di entrambi i tipi di fondi, è fondamentale per la salute organizzativa. Se hai solo fondi limitati, non avrai abbastanza soldi per sostenere i costi generali.
I membri del personale senza scopo di lucro devono essere consapevoli della differenza tra fondi limitati e senza restrizioni in modo che possano comprendere le differenze tra i budget del programma.
Per ASF, il programma di calcio tee ha limitato i finanziamenti da un donatore con un interesse speciale per il calcio, ma il programma di basket è supportato da fondi illimitati, che sono più limitati.
Ipotesi e altre
Quando si imposta un budget, è importante impaginare le ipotesi, sul foglio di calcolo o su un documento di accompagnamento. Questo non solo ti aiuta a ricordare come si avvicinò con alcune figure, ma aiuta ogni membro del personale, potenziale donatore, o un consulente guardando il bilancio capire meglio.
Le tue ipotesi potrebbero includere il numero di beneficiari con cui stai lavorando, il numero di personale, la quantità di forniture o attrezzature. Quando si effettua un budget, è anche importante tenere traccia dell’inflazione e dei benefici marginali, soprattutto se si sta costruendo un budget previsto per diversi anni.
L’inflazione rappresenta lievi aumenti dei costi nel tempo e i fringe benefit sono i costi non salariali per i dipendenti se offri (o prevedi di offrire) benefici al tuo personale man mano che cresci come organizzazione.
Analizzare il budget
Una volta installato e funzionante e tenendo traccia del budget, è possibile analizzare il budget guardando i rapporti. Rapporti di aiutarti a capire come si sta facendo finanziariamente e può essere utilizzato in un certo numero di modi:
- consente di identificare cambiamenti nel corso degli anni
- Incluso nella pianificazione strategica e le metriche delle prestazioni
- Condivisa con il personale, i donatori, e per i consulenti, per i successi e i parametri di riferimento per i miglioramenti
- Aiutare i membri del personale di capire dove e come possono migliorare il loro reparto di budgeting, e come il loro lavoro contribuisce alla salute organizzativa
Qui ci sono alcuni rapporti che potrebbe essere utile, soprattutto in fase di avvio.
Efficienza di raccolta fondi: Donazioni totali/Spese totali di raccolta fondi
Questo tiene traccia della quantità media di denaro raccolto per dollaro speso per la raccolta fondi e mostra quanto siano efficienti i tuoi sforzi di raccolta fondi.
Reliance Ratio: il più grande tipo di entrate/Entrate totali
Questo rapporto mostra il rischio potenziale di una maggiore riduzione del finanziamento se questa fonte viene ridotta o si arresta.
Programs Expense Ratio: Spese del programma / Spese totali
Questo è quanto denaro si sta spendendo per le spese del programma. Un benchmark è 80%, ma non è una regola dura e veloce, e dipende dalle vostre esigenze organizzative.
Overhead Ratio: Spese di gestione, amministrative e di raccolta fondi / Spese totali
Questo è quanto denaro si sta spendendo per le spese non-programma. Un benchmark è del 20%, ma non è una regola dura e veloce, e dipende dalle vostre esigenze organizzative.
Giorni Cash on Hand: Totale disponibile Cash/(Spese / 365)
Questo è il numero di giorni in cui la tua organizzazione potrebbe operare se tutte le entrate diventassero improvvisamente non disponibili (tutti i donatori smettono di supportarti o hai speso tutti i tuoi soldi). 90 giorni di contanti a portata di mano è un buon punto di riferimento.
Rapporto fondi limitati: Fondi limitati/(Fondi limitati + fondi senza restrizioni)
Questo rapporto ti dice se hai un sano equilibrio di fondi per supportare sia le spese generali che i programmi. È inoltre possibile utilizzare questo per confrontare al vostro programma e overhead ha bisogno di capire se avete abbastanza in ogni tipo di fondo per sostenere le spese.
Passi successivi attuabili
Ora che capisci meglio le basi della pianificazione finanziaria senza scopo di lucro, incontra il tuo team e crea un budget e un flusso di cassa.
Man mano che la tua organizzazione cresce, o se sei già operativo, analizza il tuo budget utilizzando i rapporti suggeriti e valuta se puoi apportare miglioramenti al tuo budget–forse puoi essere più efficiente nella raccolta fondi, o dovresti regolare le spese per avere più giorni in contanti a portata di mano.