En tant qu’association à but non lucratif de démarrage, il y a de nombreuses priorités à aborder sur votre liste de choses à faire. La planification de votre budget pour la myriade d’activités, surtout lorsque vous ne faites que commencer, peut tomber au bord du chemin.
Ce serait une erreur! La création d’un budget, la planification des finances pour l’avenir et l’analyse des données financières vous distingueront très tôt en tant qu’organisation auprès des bailleurs de fonds et des partenaires, et faciliteront la planification quotidienne et stratégique.
Et que vous soyez le PDG de votre organisation à but non lucratif ou un nouveau membre du personnel, il est important de comprendre comment le budget de votre organisation est structuré et contribue aux opérations de l’organisation à but non lucratif.
Il est important de budgétiser correctement et d’analyser la santé financière des organisations à but non lucratif, tant pour les demandes de collecte de fonds que pour la gestion des opérations générales. La budgétisation peut aider par:
- Vous aider à analyser et à suivre la santé organisationnelle
- Planifier une campagne de financement participatif et de collecte de fonds
- Identifier les besoins de financement et comment le financement participatif peut jouer un rôle pour combler ces lacunes
- Demander des subventions
- Fournir des données financières à jour aux bailleurs de fonds.
But de ce guide
Ce guide fournira aux organisations à but non lucratif en démarrage un aperçu de la budgétisation — quelles informations suivre et comment, et comment analyser la santé financière de votre organisation. Nous discuterons également du cadre et des outils pour configurer, ajuster et analyser votre propre budget et votre planification financière, à tous les niveaux de l’organisation.
Pour les besoins de ce guide, nous utiliserons l’exemple d’un programme éducatif parascolaire. Cet organisme à but non lucratif fictif offre des activités parascolaires, telles que des sports, aux enfants de leur communauté.
Nous appellerons l’organisation à but non lucratif « After School Fun. »After School Fun (ASF) fonctionne de manière informelle avec le soutien de deux généreux donateurs, mais maintenant, ils mènent une campagne de financement participatif pour étendre et commencer à offrir leurs activités parascolaires dans cinq nouvelles écoles. Ils facturent une somme modique pour leurs programmes, et le reste est couvert par leurs généreux donateurs et partenaires.
Ce qu’il faut suivre Dans Votre budget
Cette pile de reçus et de notes notées ne le coupera pas en matière de budgétisation. Les organisations à but non lucratif en démarrage doivent suivre leurs dépenses et leurs revenus (dons de collecte de fonds ou frais de service) dans une feuille de calcul ou un autre système de comptabilité. Cela rend les données accessibles aux individus à tous les niveaux de l’organisation avec une flexibilité pour les ajuster en fonction de l’évolution des besoins en matière de budgétisation.
Coûts de démarrage / Investissements initiaux
En tant qu’organisme à but non lucratif de démarrage, vous savez déjà que vous avez des dépenses initiales avant d’avoir vos dépenses opérationnelles réelles. Ces dépenses de démarrage peuvent inclure les coûts impliqués dans le crowdfunding, ou ce que vous espérez que le crowdfunding couvrira. D’autres coûts de démarrage peuvent inclure les coûts initiaux pour l’image de marque et le logo, l’équipement et les salaires du premier membre du personnel.
Il est important de faire la différence entre ce qui pourrait être un démarrage et les coûts initiaux uniques et les coûts réguliers. Certains coûts de démarrage pourraient être transférés au budget ordinaire, tandis que d’autres pourraient ne pas avoir besoin d’être inclus dans les budgets futurs.
Dans notre exemple, disons qu’ASF a besoin d’investissements de démarrage pour couvrir les coûts de la campagne de crowdfunding et de la vidéo et espère que la campagne et un partenaire corporatif généreux couvriront le personnel et les fournitures nécessaires pour offrir des programmes dans deux écoles. Alors que les salaires du personnel et les fournitures initiales devront être inclus dans le budget ordinaire d’ASF, les coûts de création de marque et de logo pour le démarrage de la campagne de crowdfunding sont des coûts ponctuels qui ne seront pas inclus dans les budgets futurs.
Budget ordinaire
Les budgets ordinaires des organismes à but non lucratif devraient être répartis entre les dépenses et les revenus, les dépenses étant réparties entre les dépenses de programme et les dépenses générales et administratives.
Il est important de faire la différence entre le programme et les autres dépenses, car de nombreux donateurs aiment comprendre la différence entre les coûts administratifs et les coûts du programme. Il montre aux donateurs et aux partenaires combien de dollars sont dépensés pour la mission de l’organisme à but non lucratif par rapport à l’exécution de la mission.
Il y a une idée fausse dans l’espace sans but lucratif selon laquelle les organismes sans but lucratif sains et bons ont de faibles coûts administratifs et de collecte de fonds et dépensent la majorité de leur financement pour les coûts du programme.
Bien que ce ne soit pas une politique solide pour gérer une organisation à but non lucratif forte, elle est toujours répandue. Il est important de séparer les dépenses de programme, administratives et de collecte de fonds. La séparation de ces coûts sert également de vérification de la façon dont votre organisation distribue ses fonds.
Charges de programmes
Les charges de programmes sont les coûts directement liés à l’exécution de vos programmes. Pour ASF, cela inclut tout ce qui concerne l’exécution des programmes parascolaires, y compris le personnel et les fournitures (par exemple, les ballons de football). Les salaires du personnel qui facilite les activités sont des charges de programme. Leurs dépenses de programmes comprennent également la publicité des programmes, la formation du personnel et les frais de déplacement.
Frais généraux et administratifs
Ces dépenses comprennent les salaires du personnel administratif, de soutien et de collecte de fonds. Cette section peut également inclure le loyer, les services publics et la technologie pour les bureaux, ainsi que les frais juridiques et autres frais divers. Notamment, tous les coûts de collecte de fonds sont suivis dans cette catégorie.
ASF a une collecte de fonds à temps plein, et leur salaire entre dans cette catégorie. Ils louent également un petit espace de bureau. Les salaires du directeur de programme et du personnel des activités et le budget du programme font l’objet d’un suivi dans les dépenses de programme.
Coûts fixes et variables
Il est important de garder à l’esprit la différence entre les coûts fixes et variables lorsque vous suivez les dépenses. Les coûts fixes pourraient inclure les salaires du personnel et le loyer de l’immeuble. Les coûts variables sont ceux qui varient en fonction des besoins ou des prix du marché.
Par exemple, pour ASF, le prix de la location d’un terrain pour la pratique du football pourrait fluctuer tout au long de l’année ou en fonction des besoins (besoins saisonniers ou changements programmatiques). Il est important de comprendre quels coûts sont fixes et lesquels sont variables – car les coûts fixes sont plus statiques tout au long de l’année et peuvent devoir être financés quoi qu’il arrive, alors que les coûts variables peuvent changer et peuvent éventuellement être ajustés avec des changements de programme ou des substitutions.
Revenus et bénéfices
Les revenus sont l’argent que vous recevez en tant qu’organisation. Cela inclut les dons et les frais de service, ainsi que tout autre produit vendu.
Par exemple, ASF facture 5 $ par étudiant et par session, de sorte que leurs revenus seraient le nombre total d’étudiants servis multiplié par 5 each chacun. Ils ont également des donateurs individuels et des dons de crowdfunding qui sont comptabilisés comme des revenus.
Il est important de suivre les revenus de votre organisme à but non lucratif, car, combiné à l’examen de vos dépenses, cela vous aide à comprendre vos bénéfices et à déterminer si vous avez suffisamment d’argent pour soutenir vos opérations ou si les dons doivent augmenter ou les dépenses diminuer.
Ce n’est pas parce que vous êtes « à but non lucratif” que vous ne pouvez pas, ou ne devriez pas, faire de profit. Votre bénéfice est le revenu total – dons et autres sources – moins les coûts totaux de gestion de l’organisation. Les organisations à but non lucratif, comme toute autre entreprise, devraient viser à réaliser des bénéfices pour maintenir une organisation en bonne santé, permettre une mise à l’échelle et disposer de fonds d’urgence au besoin.
Flux de trésorerie
Une autre méthode de suivi de votre budget consiste à suivre et à projeter les flux de trésorerie pour l’année. La meilleure façon de le faire est de suivre les entrées de trésorerie – les revenus et les dons – et les sorties de trésorerie – les dépenses. Cela vous aide à mieux comprendre quand vous avez des revenus et des dépenses, sur une base mensuelle et annuelle.
Par exemple, peut-être que votre donneur principal ne vous envoie qu’un gros chèque par an en janvier. Bien que ce chèque prenne en charge une grande partie de vos dépenses, vous devez vous assurer de le répartir uniformément tout au long de l’année, sinon vous risquez de ne pas avoir assez d’argent pour couvrir les dépenses à la fin de l’année.
Pour ASF, ils savent qu’ils ont un donateur qui contribue beaucoup en février, et un autre donateur de haut niveau en juillet. Ils ont des dépenses mensuelles et savent qu’ils ont augmenté leurs dépenses pour un événement de collecte de fonds qu’ils organisent chaque mois de juin. Ils doivent allouer leur argent de leurs grands et petits donateurs et les frais de programme en conséquence. En créant un flux de trésorerie mensuel, ils peuvent mieux prédire leurs besoins de financement.
Restreint et non restreint
Il est également important de suivre les fonds restreints et non restreints et la façon dont vous les dépensez. Lorsque vous menez une campagne de financement et que vous dites que tous les dons iront directement aux dépenses de programmes, il s’agit de fonds restreints que vous devez utiliser pour soutenir des programmes.
Les frais de service pourraient également être considérés comme des fonds restreints. Si vous menez une campagne de financement générale et que vous ne spécifiez pas de financement direct, ces dons sont illimités et vous pouvez les utiliser à votre discrétion. Cette distinction et le maintien d’un équilibre uniforme des deux types de fonds sont essentiels à la santé de l’organisation. Si vous n’avez que des fonds restreints, vous n’aurez pas assez d’argent pour supporter vos frais généraux.
Les membres du personnel des organismes à but non lucratif doivent être conscients de la différence entre les fonds restreints et les fonds non restreints afin de pouvoir comprendre les différences entre les budgets des programmes.
Pour ASF, le programme tee soccer a restreint le financement d’un donateur ayant un intérêt particulier pour le football, mais le programme de basket-ball est soutenu par des fonds non affectés, qui sont plus limités.
Hypothèses et autres
Lors de l’établissement d’un budget, il est important de mettre en page vos hypothèses, sur la feuille de calcul ou un document d’accompagnement. Cela vous aide non seulement à vous rappeler comment vous êtes arrivé à certains chiffres, mais cela aide tout membre du personnel, donateur potentiel ou conseiller qui examine le budget à mieux le comprendre.
Vos hypothèses pourraient inclure le nombre de bénéficiaires avec lesquels vous travaillez, le nombre de personnel, la quantité de fournitures ou d’équipement. Lorsque vous établissez un budget, il est également important de suivre l’inflation et les avantages sociaux, surtout si vous établissez un budget projeté sur plusieurs années.
L’inflation explique une légère augmentation des coûts au fil du temps, et les avantages sociaux sont les coûts non salariaux pour les employés si vous offrez (ou prévoyez d’offrir) des avantages à votre personnel à mesure que vous évoluez en tant qu’organisation.
Analyse de votre budget
Une fois que vous êtes opérationnel et que vous gardez une trace de votre budget, vous pouvez analyser votre budget en regardant vos ratios. Les ratios vous aident à comprendre votre situation financière et peuvent être utilisés de plusieurs façons:
- Vous aident à identifier les changements au fil des ans
- Inclus dans la planification stratégique et les mesures de performance
- Partagés avec le personnel, les donateurs et les conseillers pour les succès et les points de repère pour les améliorations
- Aident les membres du personnel à comprendre où et comment ils peuvent améliorer la budgétisation de leur propre ministère, et comment leur travail contribue à la santé globale de l’organisation
Voici quelques ratios qui pourraient être utiles , surtout au stade du démarrage.
Efficacité de la collecte de fonds: Total des dons / Total des dépenses de collecte de fonds
Ceci suit le montant moyen d’argent collecté par dollar dépensé pour la collecte de fonds et montre l’efficacité de vos efforts de collecte de fonds.
Ratio de dépendance : Le plus grand type de revenu / Revenu total
Ce ratio montre le risque potentiel d’une réduction majeure du financement si cette source est réduite ou s’arrête.
Ratio des dépenses de programmes : Dépenses de programmes/ Dépenses totales
C’est le montant que vous dépensez en dépenses de programmes. Un indice de référence est de 80%, mais ce n’est pas une règle stricte et dépend de vos besoins organisationnels.
Ratio Frais généraux : Dépenses de gestion, d’administration et de collecte de fonds/ Dépenses totales
C’est le montant que vous dépensez en dépenses autres que de programmes. Un indice de référence est de 20%, mais ce n’est pas une règle stricte et dépend de vos besoins organisationnels.
Jours de trésorerie disponible: Total des liquidités disponibles / (Dépenses / 365)
C’est le nombre de jours de fonctionnement de votre organisation si tous les revenus devenaient soudainement indisponibles (tous les donateurs cessent de vous soutenir ou vous dépensez tout votre argent). 90 jours d’argent sous la main est une bonne référence.
Ratio de fonds restreints : Fonds restreints /(Fonds restreints + Fonds non restreints)
Ce ratio vous indique si vous disposez d’un bon équilibre de fonds pour soutenir à la fois les frais généraux et les programmes. Vous pouvez également l’utiliser pour comparer à votre programme et les frais généraux doivent comprendre si vous avez suffisamment dans chaque type de fonds pour supporter vos dépenses.
Prochaines étapes réalisables
Maintenant que vous comprenez mieux les bases de la planification financière à but non lucratif, rencontrez votre équipe et créez un budget et des flux de trésorerie.
Au fur et à mesure de la croissance de votre organisation ou si vous êtes déjà opérationnel, analysez votre budget en utilisant les ratios suggérés et évaluez si vous pouvez améliorer votre budget – vous pouvez peut-être être plus efficace lors de la collecte de fonds, ou vous devriez ajuster les dépenses pour avoir plus de jours d’argent sous la main.