Comment être Moins Réactif et Plus Proactif

‘Je n’ai pas le temps de penser stratégiquement.‘

‘J’ai l’impression de ne pas avoir d’espace pour respirer.‘

‘Je suis totalement dépassé.’

Même si nous ne le disons pas à haute voix, ce sont des déclarations auxquelles chaque gestionnaire peut se rapporter. Les startups sont non-stop. Chaque placard est plein de squelettes, attendant de sauter et de vous surprendre.

Alors que nous pourrions être tentés de ne pas tenir compte de cela, le modèle réactif de lutte contre les incendies continue pose un certain nombre de risques pour les dirigeants:

1. Parmi le barrage des priorités des autres, des questions importantes peuvent passer inaperçues.
2. La surcharge, le stress et la charge cognitive ont un impact massif sur les performances.
3. Des décisions à court terme sont prises lorsqu’une solution à long terme serait meilleure pour l’entreprise.

Compte tenu des immenses défis liés au démarrage d’une nouvelle entreprise, comment les fondateurs et les managers sont-ils censés trouver le temps d’être plus proactifs?

Pour devenir moins réactif, il faut comprendre la différence entre temps réactif et temps proactif.

Le temps de réaction est consacré à travailler sur les priorités des autres. Voici quelques exemples:

• Répondre aux e—mails – votre boîte de réception est une longue liste des priorités des autres.
• Traiter les problèmes entrants – lorsque le personnel, les investisseurs et les clients vous présentent leurs défis.
• Assister à des réunions opérationnelles — rattrapages hebdomadaires, réunions de vente et autres réunions avec un ordre du jour fixe.
• Donner aux membres de l’équipe de coaching en tête-à-tête de passer en revue leur agenda.
• Examiner le travail – fournir des commentaires sur le travail et tester de nouvelles fonctionnalités.

Le temps proactif est consacré à travailler sur vos propres priorités, telles que:

• Hiérarchiser vos tâches — le processus d’écriture de votre liste de tâches et de définition des éléments les plus importants, en particulier les petits problèmes qui grossissent.
• Travailler sur des éléments importants, mais pas urgents — en d’autres termes, de petits problèmes deviennent plus gros plutôt que de gros problèmes deviennent plus petits.
• Prendre le temps de réfléchir — faire une promenade à l’extérieur du bureau pour réfléchir aux choses avec un peu de distance.
• Prendre soin de soi — faire de l’exercice, passer du temps avec sa famille, son entraîneur ou même son thérapeute.
• Lecture – articles et livres sur quelque chose que vous souhaitez en savoir plus.

Comprendre la différence entre temps réactif et temps proactif a été une révélation pour moi. Je me noyais dans les courriels, les réunions et l’examen du travail des autres. En parcourant mon calendrier, j’ai réalisé que près de 90% de ma semaine était consacrée à des tâches réactives.

La seule fois où je me suis permis d’être proactif, c’était la nuit et le week-end. C’était épuisant. Maintenant, ne vous méprenez pas — mon équipe m’aimait pour être à l’écoute de leurs besoins — mais quelque part en cours de route, mes priorités s’étaient perdues.

À Quel Point Devrions-Nous Être Proactifs?

Réagir rapidement à l’imprévu fait partie de la description de poste de tout dirigeant. Mais il en va de même pour être proactif. Mon maigre 10% de temps proactif ne m’a pas suffi en tant que PDG d’une start-up. Je me suis donc fixé un nouvel objectif : 50% réactif et 50% proactif.

Bien qu’il n’y ait pas de rapport universel entre temps proactif et temps réactif, si vous vous sentez dépassé ou stressé, c’est un signe clair que vous devez rééquilibrer votre temps pour être plus proactif.

Voici quelques choses que chaque manager peut faire pour rééquilibrer sa routine.

Ecrire de meilleures listes de tâches

Structurer et hiérarchiser une liste de tâches peut soulager l’anxiété et vous aider à vous recentrer sur ce qui est important. Cependant, toutes les listes de tâches ne sont pas créées égales, alors voici quelques façons d’améliorer vos listes de tâches et de rendre votre temps proactif aussi efficace que possible.

Concentrez-vous sur la première étape

C’est la nature humaine de tergiverser sur des objets gros et effrayants. Ainsi, lorsque vous êtes confronté à une grande tâche, notez simplement l’étape suivante:

• ‘Comprendre la présentation du tableau’ (grande et effrayante)
  vs.
• ‘Écrivez 7 à 10 points à couvrir lors de la prochaine réunion du conseil d’administration’ (étape suivante)

Utilisez des verbes concrets

Plus la tâche est réalisable, plus vous avez de chances de l’attaquer le moment venu:

• ‘Plate-forme investisseur’ (action peu claire)
  vs.
• ‘ Écrivez des réponses à ces 12 questions du plate-forme investisseur’ (action claire)

Ajoutez des estimations approximatives du temps

Cela vous aidera à identifier les tâches mécaniques courtes qui peuvent être exécutées entre les réunions, par rapport aux tâches plus longues et plus créatives qui nécessitent un temps plus important:

• Envoyez un e-mail à Tom pour les données financières (2 minutes — rapides et mécaniques)
  vs.
• Ajoutez des graphiques pour chaque diapositive de la plate—forme de vente (1 heure et créative)

Clarifiez vos priorités

Ce n’est pas parce que c’est sur votre liste de choses à faire que vous devriez le faire maintenant. Appliquer la règle 1-3-5 comme moyen de hiérarchiser les tâches moins importantes:

• 1 grande chose
• 3 choses moyennes
• 5 petites choses

Intégrez du temps proactif dans votre emploi du temps

Dans la plupart des cas, obtenir un temps plus proactif signifie prendre le contrôle de votre calendrier et bloquer le temps pour vous-même. Si vous ne gérez pas activement votre temps, d’autres personnes le géreront pour vous. Certains fondateurs choisissent un ou deux après-midi par semaine comme « pas de temps de réunion ». D’autres réservent du temps tous les matins ou bloquent des journées entières à cette fin.

Quoi que vous choisissiez, je recommande de construire en blocs ininterrompus d’au moins trois heures. Les tâches créatives ne rentrent pas dans les créneaux horaires — cela peut me prendre une heure ou deux juste pour entrer dans le bon état d’esprit pour aborder quelque chose de difficile.

Responsabilisez votre équipe

Les managers sont des résolveurs de problèmes naturels. Ainsi, lorsqu’un membre de l’équipe vient à vous avec un gros problème juteux, il est tentant de se lancer et de le résoudre. Et avouons-le, les problèmes les plus alléchants à résoudre sont exactement ceux que les autres trouvent difficiles.

Cependant, si vous voulez reprendre le contrôle de votre temps, vous devez apprendre à habiliter votre équipe à résoudre ses propres problèmes. Plutôt que de sauter dans les détails, apprenez à jouer le rôle d’entraîneur — posez des questions qui aident vos coéquipiers à résoudre leurs propres problèmes pour libérer votre temps.

Embaucher un coach

L’un des rôles clés d’un coach est de vous aider à prendre le temps de réfléchir et de poursuivre l’atteinte de vos objectifs. Contrairement à un consultant, un coach ne fournit pas de réponses. Au lieu de cela, ils posent des questions qui vous aident à clarifier ce qui doit être fait et vous aident ensuite à tenir votre ordre du jour.

Les séances de coaching sont du pur temps proactif. C’est pourquoi les tête-à-tête que vous avez avec votre équipe ne sont pas proactifs pour vous, mais ils devraient être proactifs pour eux. De même, le patron a également besoin d’un tête-à-tête.

Soyez Proactif Pour être Proactif

Debbie Millman l’a dit mieux avec, « Occupé est une décision. »Si vous passez trop de temps dans les mauvaises herbes, ce n’est pas un manque de temps, c’est un manque de priorisation.

Clarifiez vos priorités, planifiez en temps proactif, responsabilisez votre équipe et embauchez un coach. Il n’y a pas besoin de se sentir coupable à ce sujet. Après tout, si vous ne vous occupez pas de vos propres priorités, qui le fera?