Implementar los canales de comunicación adecuados en su organización es la clave para mantener a sus empleados productivos, comprometidos y alineados con los objetivos de su negocio.
Hoy en día, los empleados se sienten más aislados y desconectados del resto de la organización que nunca.
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Según un estudio reciente, el problema de raíz es que el 60% de los empleados se sienten menos que entusiasmados con las comunicaciones internas. el 44% de ellos dice que las comunicaciones internas de su negocio están estancadas, sin que nada haya cambiado en los últimos cinco años.
Por esa razón, las empresas están implementando nuevas soluciones para mejorar sus esfuerzos de comunicación interna.
Sin embargo, la comunicación efectiva en el lugar de trabajo no es fácil de lograr. La clave es compartir el contenido adecuado con los empleados adecuados en el momento adecuado a través de sus canales y dispositivos preferidos.
En este blog, repasaremos la lista de canales de comunicación internos a considerar para su negocio, así como algunas de sus ventajas y límites.
Canales de comunicación en el lugar de trabajo: Definición
Los canales de comunicación son los medios a través de los cuales las personas de una organización se comunican e interactúan entre sí.
Sin los canales de comunicación adecuados, resulta extremadamente difícil alinear a los empleados con los objetivos de negocio, romper los silos e impulsar la innovación en el lugar de trabajo.
Además, los canales de comunicación que utiliza en su lugar de trabajo tienen un impacto directo en la experiencia de los empleados que ofrece, el compromiso de los empleados, así como en su capacidad para ayudar a sus empleados a aumentar su productividad, liderazgo intelectual y habilidades de comunicación.
La cosa es que, con el cambio al trabajo remoto, la comunicación en el lugar de trabajo se ha vuelto más compleja en las últimas semanas.
Como resultado, muchos empleadores tienen dificultades para comprender cómo fluye la información dentro de diferentes canales, lo que resulta en una comunicación mucho más fluida.
Como era de esperar, el uso de canales inapropiados para la colaboración en el lugar de trabajo, la comunicación entre pares y de arriba hacia abajo puede afectar el éxito de su empresa.
Echa un vistazo al video a continuación para obtener una mejor comprensión de la importancia de una comunicación interna efectiva en el lugar de trabajo
6 Tipos de canales de Comunicación empresarial
Al mirar todos los canales de comunicación posibles, podemos segmentarlos en dos canales principales: grupos:
- Canales de comunicación por formalidad
- Canales de comunicación por medio de comunicación
Canales de comunicación por formalidad
Existen tres canales de comunicación diferentes basados en la formalidad: formal, informal y no oficial.
1. Canales de comunicación formales
La comunicación formal incluye el intercambio de información, como los objetivos, las políticas y los procedimientos de una organización.
Algunos de los ejemplos más comunes de comunicación formal incluyen los planes de negocios de la empresa, la estrategia, los objetivos, los informes anuales, los acuerdos, las comunicaciones a nivel de toda la empresa, las directrices y procedimientos de seguridad en el lugar de trabajo, las presentaciones de la junta, etc.
2. Canales de comunicación informales
Los canales de comunicación informales también se utilizan para entregar mensajes oficiales de negocios, pero de una manera más relajada.
Algunos ejemplos de comunicación informal incluyen conversaciones en el trabajo que abordan varios problemas que los miembros del equipo pueden tener, conversaciones a la hora del almuerzo y colaboración continua entre los miembros del equipo.
3. Canales de comunicación no oficiales
Además de los canales de comunicación oficiales, también hay un modo de comunicación no oficial que es bastante común en el lugar de trabajo. La comunicación no oficial incluye la comunicación de los empleados fuera del entorno de trabajo sobre temas no relacionados con el trabajo.
Canales de comunicación por media
Además de la formalidad, los canales de comunicación se pueden dividir por media. En otras palabras, la forma y las herramientas que usan los empleados para comunicarse entre sí.
Echemos un vistazo a los 3 principales medios de comunicación en el lugar de trabajo.
1. Los canales de comunicación digital
Los medios electrónicos de comunicación incluyen varias herramientas en línea que los empleados utilizan para mantenerse conectados entre sí y mantenerse al día con las noticias y actualizaciones de la empresa.
Hoy en día, los canales de comunicación digital son los canales más populares y utilizados en el lugar de trabajo.
Algunos de los ejemplos incluyen correo electrónico, plataformas de comunicación interna, software de colaboración de empleados e intranets.
2. Comunicación cara a cara
A pesar de que los medios electrónicos de conversación en el lugar de trabajo están tomando el relevo, la comunicación cara a cara sigue siendo extremadamente importante.
Este medio es mucho más personal y tiene un toque más humano.
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3. Comunicación escrita
Este tipo de comunicación está casi completamente muerta dentro de las organizaciones. Sin embargo, la comunicación por escrito sigue siendo necesaria cuando se comunican a los empleados políticas, cartas, notas, manuales, avisos y anuncios importantes.
El auge de los Canales de Comunicación Digital en el Lugar de trabajo
Con la aparición del trabajo remoto, la popularidad y el uso de los canales de comunicación digital en el lugar de trabajo se han disparado en 2020, y esperamos que esta tendencia siga creciendo.
Dado que muchos empleados están físicamente separados y dispersos, las empresas necesitan encontrar nuevas formas de mantener a sus empleados remotos y sin cables conectados, bien informados y productivos.
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Sin embargo, la mayoría de ellos son conscientes de que la comunicación a través de correos electrónicos e intranets obsoletos no es suficiente, ya que no son los canales adecuados para mantener a los empleados comprometidos con las conversaciones diarias de la empresa.
También sabemos que estos canales de comunicación no son las mejores soluciones para mejorar la colaboración multifuncional en el lugar de trabajo, que ahora es más importante que nunca.
En su lugar, los empleadores deben recurrir a canales y herramientas de comunicación más modernos, intuitivos, fáciles de usar y orientados a dispositivos móviles que imiten las aplicaciones que los empleados usan a diario en su vida privada.
No hace falta decir que la tecnología ha remodelado completamente la forma en que nos comunicamos y este cambio es un proceso continuo.
Una comunicación bidireccional eficaz impulsada por canales de comunicación tecnológicos puede mejorar significativamente la colaboración entre pares, impulsar el intercambio de conocimientos y hacer que el trabajo de los comunicadores internos sea mucho más ágil y eficiente.
En pocas palabras, los mejores canales de comunicación son los que le ayudan a entregar el mensaje correcto al empleado adecuado en el momento adecuado y los que mantienen toda la información importante al alcance de sus empleados.
Estadísticas clave de Comunicación Interna Que su empresa Debe Saber
Tener los canales de comunicación adecuados es clave para construir un negocio exitoso y he aquí por qué:
- Solo el 13% de los empleados informó que participaba diariamente en su intranet, el 31% dijo que nunca lo hacía (Enplug)
- El 74% de los empleados tiene la sensación de que se está perdiendo noticias importantes de la empresa (Smarp)
- El 85% de los empleados dice que está más motivado cuando la administración ofrece actualizaciones periódicas sobre las noticias de la empresa (Servicios de Prensa Comercial)
- El 74% de las empresas planea cambiar permanentemente a un trabajo más remoto li>
- Una semana completa de reuniones virtuales deja al 38% de los empleados sintiéndose exhaustos, mientras que el 30% se sintió estresado (Forbes)
- Cuando los empleados están extremadamente satisfechos con las comunicaciones sobre la respuesta de la compañía al coronavirus, el 96% de ellos cree que su empleador realmente pone su seguridad en primer lugar. Cuando la comunicación es deficiente, solo el 30% de ellos lo cree (Perceptyx)
- Solo el 42% de los empleados está totalmente de acuerdo en que el liderazgo está liderando efectivamente a su organización a través de la crisis (Perceptyx)
- El 85% de los empleados no están comprometidos en el lugar de trabajo (Smarp)
- Aumento de ventas del 20% cuando los empleados están comprometidos activamente (Gallup)
- Las unidades de negocio altamente comprometidas logran un aumento del 10% en las calificaciones de los clientes (Gallup)
- del cambio al trabajo remoto, el 16% de los empleadores están utilizando tecnologías con más frecuencia para monitorear a sus empleados a través de métodos como el virtual registro de entradas y salidas, seguimiento del uso de la computadora en el trabajo y monitoreo de correos electrónicos de empleados o comunicaciones internas/chat (Gartner)
- Más del 90% de los empleados desean recibir actualizaciones sobre el coronavirus y sus impactos en el negocio de su empleador al menos una vez a la semana; El 29% preferiría la comunicación diaria (Harvard Business Review)
Para obtener más estadísticas sobre comunicaciones internas, consulte el video a continuación
12 Canales de comunicación internos comunes
La mayoría de las organizaciones utilizan canales de comunicación digital para e involucrar a sus empleados. De hecho, estos canales de comunicación se consideran los medios de comunicación más productivos dentro de los lugares de trabajo.
echemos un vistazo a estos canales:
Intranet
Las intranets son uno de los canales más utilizados para la comunicación interna. Están diseñados para mantener informados a los empleados sobre lo que está sucediendo en la empresa y compartir materiales importantes con ellos.
Dado que han estado en el mercado durante décadas, las organizaciones a las que les gusta «jugar a lo seguro» siguen siendo propensas a implementar intranets en sus organizaciones.
Sin embargo, las intranets sirven como repositorios de contenido. Idealmente, le gustaría proporcionar a sus empleados contenido fresco y relevante que les ayude a mantenerse al día con las noticias de la compañía, lo que no puede hacer con un canal de comunicación estático como una Intranet.
Además, solo el 13% de los empleados utilizan su Intranet a diario. De hecho, las bajas tasas de uso con Intranets es uno de los mayores desafíos a los que se enfrentan los equipos de comunicaciones internas en la actualidad .
He aquí por qué esas tasas de uso son tan bajas:
Correos electrónicos
En el mundo de los negocios, los correos electrónicos siguen siendo probablemente el medio de comunicación más popular en el lugar de trabajo. Sin embargo, ¿deberían ser el principal canal de comunicación interna?
Dentro de las empresas, todavía hay un enorme flujo de información crítica entregada a través de correos electrónicos. Algunos de ellos son más importantes que otros, algunos requieren atención inmediata y otros no, pero ¿puede su gente priorizarlos fácilmente cuando sus bandejas de entrada están llenas de información irrelevante o sin importancia?
Pérdida de productividad e incapacidad para concentrarse instantáneamente en lo que realmente importa son las dos razones principales por las que los departamentos de comunicaciones internas están reemplazando los correos electrónicos con soluciones de comunicación más modernas.
Además, los correos electrónicos se centran en conversaciones individuales, mientras que las organizaciones se centran cada vez más en el trabajo en equipo y la colaboración. Desafortunadamente, esto es difícil de lograr a través de correos electrónicos.
Herramientas de gestión de proyectos
Aunque uno no las consideraría como canales de comunicación, las herramientas de gestión de proyectos permiten una mejor colaboración en equipo.
Las herramientas de gestión de proyectos permiten a los empleados crear y asignar tareas a los miembros del equipo, organizadas en «tableros».
Con estas herramientas, los empleados pueden crear tareas procesables con un solo clic. Una vista de calendario permite a los empleados programar tareas con anticipación y ver los próximos plazos de un vistazo.
A pesar de que las soluciones de gestión de proyectos han revolucionado la forma en que la colaboración de los empleados y la gestión de proyectos funcionan, ciertamente no son un reemplazo para las soluciones de comunicaciones internas.
Además, el 29% de los empleados dice que la mala comunicación interna es la razón del fracaso de los proyectos.
Las herramientas de gestión de proyectos simplemente no están diseñadas para mantener a los empleados informados sobre los acontecimientos dentro de la organización, ni tampoco garantizan un fácil acceso a la información de toda la empresa. Por lo tanto, uno no debe usarlos como el principal canal de comunicación interna.
Boletines para empleados
Los boletines para empleados, si se hacen bien, pueden ser una excelente manera de informar a sus empleados sobre lo que está sucediendo dentro de la empresa.
Los boletines para empleados, con un poco de creatividad, pueden ser una excelente manera de involucrar a sus empleados y mantenerlos actualizados con información que sea relevante para ellos y sus intereses.
Puede enviar actualizaciones de la empresa, compartir mensajes de CEO a los empleados, presentar nuevas contrataciones, celebrar grandes victorias o anunciar eventos importantes.
Sin embargo, los boletines informativos generalmente se envían a través de correos electrónicos. Como se mencionó anteriormente, los correos electrónicos pueden ser una forma bastante ineficiente de comunicarse con los empleados, ya que son difíciles de priorizar.
Además, comunicarse con sus empleados a través de boletines electrónicos no le permite personalizar la información que comparte con ellos. Con los boletines estandarizados, no puede adaptar la información que comparte con sus empleados en función de sus funciones dentro de la organización, su ubicación y los idiomas que hablan.
Software de mensajería privada
Las soluciones de software de mensajería privada se hicieron extremadamente populares y ahora se utilizan en la mayoría de las organizaciones.
De hecho, permiten las discusiones en equipo al tiempo que facilitan que los empleados tengan conversaciones privadas con sus colegas a diario.
Sin embargo, las aplicaciones de mensajería privada tienen algunos límites:
- No mejoran las conversaciones en torno a piezas específicas de contenido.
- Aunque las aplicaciones de mensajería privada fomentan la comunicación del equipo, no permiten la comunicación de la organización. Por ejemplo, no le ayudan a informar a todo el lugar de trabajo sobre actualizaciones importantes de la empresa, tendencias comerciales clave o procesos internos que los empleados necesitan conocer.
Las aplicaciones de mensajería privada son excelentes para los chats de equipo, pero no te ayudarán a comunicar información de toda la empresa con toda tu plantilla.
Software para compartir documentos
¿No puede encontrar inmediatamente documentos importantes que necesita para completar sus tareas o el proyecto en el que está trabajando?
Además de causar frustración entre los empleados, los empleadores todavía no son conscientes del costo real de una búsqueda extensa de información.
Esta es exactamente la razón por la que se han desarrollado herramientas para compartir documentos; para estructurar y organizar documentos importantes para que los empleados puedan acceder a ellos en segundos.
Sin embargo, implementar este tipo de software es solo el primer paso hacia excelentes comunicaciones internas. Este software le permite almacenar documentos clave, pero no le ayuda a compartir documentos o información específicos con los empleados adecuados cuando lo necesitan.
Simplemente considere estas estadísticas:
- El 86% de los empleados dicen que generalmente tienen dificultades para buscar archivos de oficina cuando los necesitan. (SmallBizTrends)
- El 46% de los empleados dice que encontrar los documentos que necesitan requiere mucho tiempo y es un reto. (Archivos M)
- El 83% de los empleados deben recrear documentos existentes, ya que no pueden encontrarlos en la red de su empresa. (Archivos M)
Después de la implementación, la información aún debe agruparse, organizarse y segmentarse de una manera que tenga sentido para sus empleados. Si el proceso de búsqueda no es intuitivo para los empleados, es poco probable que lo usen.
Software de videoconferencia
Todas las empresas de hoy en día cuentan con un software de videoconferencia. Esto no es sorprendente, ya que vivimos en un mundo en el que no tenemos que estar físicamente juntos para trabajar con éxito como equipo.
Las soluciones de software de videoconferencia nos permiten conectar a nuestros empleados remotos a un nivel más personal que solo a través de aplicaciones de mensajería.
Además, son una de las formas más populares de reducir los tiempos de viaje y otros costos comerciales relacionados.
Las soluciones de videoconferencia, sin embargo, están diseñadas para facilitar las conversaciones entre los equipos, no para impulsar las conversaciones continuas de la empresa, compartir actualizaciones e impulsar el compromiso a nivel de toda la empresa.
Por lo tanto, nunca se utilizan como el canal de comunicación principal para mantener a todos los empleados informados y actualizados.
Podcasts internos
Los estudios de LinkedIn muestran que el 42% de las personas de entre 18 y 34 años escuchan podcasts al menos una vez a la semana. Cuando se hace bien, los empleadores pueden aprovechar el aumento de podcasts para comunicarse eficazmente con sus empleados.
Debido a las capacidades de narración de historias de este canal de comunicación, se han convertido en uno de los métodos preferidos para que las generaciones más jóvenes tomen información.
Con los podcasts, sin embargo, es importante reconocer que este tipo de comunicación es en gran medida unidireccional. Por lo tanto, los podcasts son más efectivos cuando forman parte de un plan de comunicaciones internas integrado, combinado con una solución de comunicación digital para el lugar de trabajo más completa.
Blogs internos de la empresa
Vemos que muchas organizaciones comienzan un blog interno de la empresa. Esta es una gran idea para alentar tanto a los empleados como a los líderes a generar contenido que los empleados quieran leer.
Estos blogs pueden cubrir una variedad de temas relacionados con los acontecimientos internos o externos de la empresa.
Algunos de los temas incluyen anuncios de eventos en toda la empresa, grandes cambios como proyectos de transformación digital o fusiones y adquisiciones, historias de empleados, logros de la empresa, hitos y muchos otros.
Por ejemplo, re:Work de Google es un gran ejemplo de blog donde cubren los valores organizacionales que desean que adopten sus empleados.
Aunque el blog interno de la empresa puede ser una forma de crear contenido interesante para los empleados, necesitamos asegurarnos de que el contenido sea consumido realmente por los empleados.
Es normal que algunos empleados se involucren más con tu contenido que otros. Algunos irán a tu blog interno y leerán lo que hay ahí arriba. Sin embargo, algunos no están tan comprometidos y esperan que les entregue información relevante al alcance de la mano.
Software de retroalimentación de empleados
Aunque las soluciones de software de retroalimentación de empleados no caigan directamente en un canal de comunicación interno, deben considerarse como uno de los medios digitales para la comunicación interna.
La retroalimentación es un factor extremadamente importante del ciclo de vida de cada empleado, y es una excelente manera de difundir la positividad en el lugar de trabajo.
Aunque las inversiones en estas herramientas pueden no estar incluidas en las estrategias generales de comunicación corporativa, sin duda optimizan la colaboración y generan confianza entre los empleados.
Redes sociales internas
Las redes sociales internas como canal de comunicación interna han estado surgiendo en los últimos años.
La razón principal por la que los comunicadores internos implementan estas soluciones es lograr objetivos organizacionales a largo plazo, incluido un mayor compromiso de los empleados.
La utilización de redes sociales internas mejora el intercambio de conocimientos, la colaboración y la comunicación entre los empleados y la dirección.
Soluciones de encuestas para empleados
La mejor manera de mejorar continuamente su negocio es preguntando a sus empleados sus opiniones y pensamientos.
El software de encuestas para empleados permite a las empresas recopilar fácilmente datos valiosos sobre sus empleados y realizar mejoras en consecuencia.
Aunque las encuestas no permiten conversaciones bidireccionales y no garantizan un acceso fácil a información importante, son extremadamente útiles para comprender cómo se sienten sus empleados.
Las consecuencias de Usar los Canales de comunicación incorrectos
Como se mencionó anteriormente, el uso de canales de comunicación inadecuados en el lugar de trabajo puede tener consecuencias negativas graves en la experiencia de los empleados que ofrece, la productividad de sus empleados, la colaboración y la confianza en el lugar de trabajo.
La imagen de arriba presenta algunas de las mayores barreras para la productividad de los empleados que están relacionadas con el uso de canales de comunicación incorrectos.
echemos un vistazo a la lista más completa:
- Demasiados correos electrónicos irrelevantes
- Falta de transparencia y visibilidad en el lugar de trabajo
- Mantener relaciones estrechas con los compañeros y gerentes
- Comunicación deficiente del equipo y colaboración multifuncional
- Centrarse en distracciones innecesarias
- Falta de alineación de la organización con los objetivos del negocio
- Gestión de cambios y crisis más difícil
- Falta de agilidad y toma de decisiones rápida
- Más desinformación
- Niveles de estrés más altos entre los empleados
Por lo tanto, las organizaciones deben ser más conscientes de importancia de elegir los canales de comunicación adecuados cuando se trata de apoyar la productividad de los empleados y ayudarlos a sentirse más comprometidos.
on Sigue leyendo: Qué es una Aplicación de Compromiso de Empleados y Por qué Tu Empresa La Necesita.
Consolidar los Canales de Comunicación en una única Plataforma
El ecosistema de comunicación en el lugar de trabajo se ha vuelto extremadamente complejo, lo que dificulta que los empleados los utilicen de una manera que les permita hacer su mejor trabajo.
Por otro lado, los profesionales de comunicaciones internas luchan por identificar y elegir el mejor canal para llegar a todos los empleados en el momento adecuado con el contenido adecuado.
Como resultado, hay una gran falta de personalización en la comunicación interna, y es por eso que los anuncios genéricos de toda la empresa a menudo se ignoran intencionalmente o no intencionalmente.
Hoy en día, los empleados pueden recibir actualizaciones de la empresa a través de la intranet, acceder a documentos a través de una herramienta para compartir documentos, comunicarse con los gerentes a través de correos electrónicos, obtener una encuesta a través de una aplicación de encuesta y comunicarse con sus compañeros a través de un canal completamente diferente.
Pero, ¿es posible mantenerse al día con todas estas actualizaciones a diario sin perder productividad?
¡En realidad es muy difícil, si no imposible!
En lugar de seguir agregando nuevos canales de comunicación para tratar de mejorar la comunicación en el lugar de trabajo, los empleadores deben adoptar un enfoque completamente diferente.
El uso de tantos canales diferentes a veces puede enviar solo partes del mensaje, aumentando el riesgo de falta de comunicación y pérdida de información en el lugar de trabajo.
Entonces, ¿qué sigue?
El próximo gran paso en el mundo de la comunicación en el lugar de trabajo será consolidar todos estos diferentes canales de comunicación en una única plataforma que servirá como fuente central de información relevante para cada empleado de la organización.
Comuníquese con Sus empleados a través de Sus Canales Favoritos con Smarp
Hoy en día, los empleados esperan que sus empleadores les faciliten la conexión con la información, las personas y los procesos que necesitan para hacer su trabajo.
Además de implementar canales de comunicación como intranets, boletines informativos y blogs internos de la empresa, considere proporcionar a los empleados un único feed donde puedan acceder a información personalizada a través de sus canales y dispositivos preferidos.
Piénselo: hoy en día, la mayoría de los empleados tienen la sensación de que se están perdiendo información importante. Debe facilitar a sus empleados el acceso a la información que necesitan cuando la necesitan.
Es por eso que hemos creado Smart: le facilitamos la entrega de la información correcta a los empleados adecuados a través de sus canales y dispositivos favoritos.
En pocas palabras, Smarp le ayuda a: :
- Cree canales de noticias personalizados basados en las funciones de trabajo, preferencias, intereses, ubicaciones y los idiomas que hablan de sus empleados
- Adopte comunicaciones en tiempo real y proporcione un fácil acceso móvil a la información
- Automatice la importación de contenido desde fuentes de información confiables y creíbles
- Mantenga conectados e informados a los empleados remotos, sin escritorio y de cuello azul
- Segmente fácilmente sus audiencias internas para una mejor localización y personalización de contenido
- Cree canales dedicados a temas específicos de la empresa
- Programar contenido entrega basada en las zonas horarias de los empleados para un mejor número de lectores
- Permita que sus empleados colaboren de manera más eficiente
- Conecte varias herramientas de comunicación, colaboración y uso compartido de documentos
- Proporcione datos sobre el compromiso de los empleados con contenido interno para que pueda llevar su comunicación interna al siguiente nivel
- Permita que los empleados se conviertan en embajadores de la marca al compartir noticias importantes de la empresa y contenido educativo con sus redes personales.
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