Bästa kommunikationskanaler att tänka på för ditt företag

att implementera rätt kommunikationskanaler i din organisation är nyckeln till att hålla dina anställda produktiva, engagerade och anpassade till dina affärsmål.

idag känner sig anställda mer isolerade och frånkopplade från resten av organisationen än någonsin tidigare.

ladda ner vår eBook ”10 principer för Modern medarbetarkommunikation” och lär dig hur du kommunicerar med den moderna medarbetaren i dagens digitala tid.

enligt en ny studie är rotproblemet att 60% av de anställda känner sig mindre än entusiastiska över intern kommunikation. 44% av dem säger att deras företags interna kommunikation är stillastående, och ingenting har förändrats under de senaste fem åren.

därför implementerar företag nu nya lösningar för att förbättra sina interna kommunikationsinsatser.

men effektiv kommunikation på arbetsplatsen är inte lätt att uppnå. Nyckeln är att dela rätt innehåll med rätt anställda vid rätt tidpunkt genom sina föredragna kanaler och enheter.

i den här bloggen kommer vi att gå över listan över interna kommunikationskanaler att överväga för ditt företag samt några av deras fördelar och gränser.

kommunikationskanaler på arbetsplatsen: Definition

kommunikationskanaler är de medel genom vilka människor i en organisation kommunicerar och interagerar med varandra.

utan rätt kommunikationskanaler på plats blir det extremt utmanande att anpassa medarbetarna till affärsmålen, bryta ner silor och driva innovation på arbetsplatsen. dessutom har de kommunikationskanaler du använder på din arbetsplats en direkt inverkan på den medarbetarupplevelse du levererar, medarbetarengagemang samt din förmåga att hjälpa dina anställda att öka sin produktivitet, tanke ledarskap och kommunikationsförmåga.

saken är att med övergången till fjärrarbete har kommunikationen på arbetsplatsen blivit mer komplex de senaste veckorna.

som ett resultat kämpar många arbetsgivare för att förstå hur information flyter inom olika kanaler, vilket resulterar i mycket mer grapevine-kommunikation. det är inte överraskande att använda olämpliga kanaler för samarbete på arbetsplatsen, peer-to-peer och top-down kommunikation kan påverka ditt företags framgång.

kolla in videon nedan för att få en bättre förståelse för vikten av effektiv intern kommunikation på arbetsplatsen ozi

6 typer av Företagskommunikationskanaler

När vi tittar på alla möjliga kommunikationskanaler kan vi segmentera dem i två huvudsakliga kommunikationskanaler. > grupper:

• kommunikationskanaler efter formalitet
• kommunikationskanaler med hjälp av kommunikation

kommunikationskanaler efter formalitet

det finns tre olika kommunikationskanaler baserade på formalitet: formell, informell och inofficiell.

1. Formella kommunikationskanaler

formell kommunikation omfattar utbyte av information såsom mål, policyer och rutiner för en organisation.

några av de vanligaste exemplen på formell kommunikation är företags affärsplaner, strategi, mål, årsredovisningar, avtal, företagsövergripande kommunikation, riktlinjer och rutiner för arbetsplatssäkerhet, styrelsepresentationer etc.

2. Informella kommunikationskanaler

informella kommunikationskanaler används också för att leverera officiella affärsmeddelanden men på ett mer avslappnat sätt.

några exempel på informell kommunikation inkluderar samtal på jobbet som behandlar olika problem som teammedlemmar kan ha, lunchtidssamtal och kontinuerligt samarbete mellan teammedlemmar.

3. Inofficiella kommunikationskanaler

förutom officiella kommunikationskanaler finns det också ett inofficiellt kommunikationssätt som är ganska vanligt på arbetsplatsen. Inofficiell kommunikation inkluderar medarbetarkommunikation utanför arbetsmiljön om ämnen som inte är relaterade till arbete.

kommunikationskanaler med medelvärde

förutom formalitet kan kommunikationskanaler delas med medelvärde. Med andra ord, hur och verktyg anställda använder för att kommunicera med varandra.

låt oss ta en titt på de 3 viktigaste kommunikationsmedlen på arbetsplatsen.

1. Digitala kommunikationskanaler

elektroniska kommunikationsmedel inkluderar olika onlineverktyg som anställda använder för att hålla kontakten med varandra och hålla jämna steg med företagets nyheter och uppdateringar.idag är digitala kommunikationskanaler de mest populära och mest använda kanalerna på arbetsplatsen.

några av exemplen inkluderar e-post, interna kommunikationsplattformar, programvara för samarbete mellan anställda och intranät.

2. Face-to-face kommunikation

även om elektroniska medel för samtal på arbetsplatsen tar över, ansikte mot ansikte kommunikation är fortfarande oerhört viktigt.

detta medelvärde är mycket mer personligt, och det har mer mänsklig beröring i det.

relaterad: interpersonell kommunikation: Definition, betydelse och måste-ha färdigheter

3. Skriftlig kommunikation

denna typ av kommunikation är nästan helt död inom organisationer. Skriftlig kommunikation är dock fortfarande nödvändig när viktiga policyer, brev, noteringar, manualer, meddelanden och meddelanden kommuniceras till de anställda.

ökningen av digitala kommunikationskanaler på arbetsplatsen

med uppkomsten av fjärrarbete har populariteten och användningen av digitala kommunikationskanaler på arbetsplatsen skjutit i höjden 2020, och vi förväntar oss att denna trend fortsätter att växa.

eftersom många anställda är fysiskt separerade och spridda måste företag hitta nya sätt att hålla sina avlägsna och icke-Trådbundna anställda anslutna, välinformerade och produktiva.

Related: Change Management: Definition, Best Practices & exempel

de flesta är dock väl medvetna om att kommunikation via e-post och föråldrade intranät inte räcker eftersom de inte är rätt kanaler för att hålla anställda engagerade i företagets dagliga samtal.

Vi vet också att dessa kommunikationskanaler inte är de bästa lösningarna för att förbättra tvärfunktionellt samarbete på arbetsplatsen, vilket nu är viktigare än någonsin tidigare.

istället måste arbetsgivare vända sig till mer moderna, intuitiva, användarvänliga och mobila kommunikationskanaler och verktyg som efterliknar de appar som anställda använder dagligen i sina privatliv.

naturligtvis har tekniken helt förändrat vårt sätt att kommunicera och denna förändring är den pågående processen.effektiv tvåvägskommunikation som drivs av tekniska kommunikationskanaler kan avsevärt förbättra peer-samarbete, öka kunskapsdelning och göra interna Kommunikatörers jobb mycket mer strömlinjeformade och effektiva.

enkelt uttryckt, de bästa kommunikationskanalerna är de som hjälper dig att leverera rätt budskap till rätt anställd vid rätt tidpunkt, och de som håller all viktig information till dina anställdas fingertoppar.

viktig Intern Kommunikationsstatistik ditt företag borde veta

att ha rätt kommunikationskanaler på plats är nyckeln till att bygga ett framgångsrikt företag och här är varför:

• endast 13% av de anställda rapporterade att de deltog i sitt intranät dagligen—31% sa att de aldrig gör det (Enplug)
• 74% av de anställda har en känsla av att de saknar viktiga företagsnyheter (Smarp)
• 85% av de anställda säger att de är mest motiverade när ledningen erbjuder regelbundna uppdateringar om företagsnyheter (trade Press Services)
• 74% av företagen planerar att permanent byta till mer avlägset arbete efter COVID-19 (Gartner)
• en hel vecka med virtuella möten gör att 38% av de anställda känner sig utmattade medan 30% kände sig stressade (Forbes)
• när anställda är extremt nöjd med kommunikationen om företagets svar på coronavirus tror 96% av dem att deras arbetsgivare verkligen sätter sin säkerhet först. När kommunikationen är dålig tror bara 30% av dem det (Perceptyx)
• endast 42% av de anställda är starkt överens om att ledarskap effektivt leder sin organisation genom krisen (Perceptyx)
• 85% av de anställda är inte engagerade på arbetsplatsen (Smarp)
• försäljningsökning 20% När anställda är aktivt engagerade (Gallup)
• högt engagerade affärsenheter uppnår en 10% ökning av kundbetyg (Gallup)
• på grund av skiftet för fjärrarbete använder 16% av arbetsgivarna teknik oftare för att övervaka sina anställda genom metoder som virtuella klocka in och Ut, spåra arbetsdatoranvändning och övervaka anställdas e-post eller intern kommunikation / chatt (Gartner)
• mer än 90% av de anställda vill få uppdateringar om coronavirus och dess effekter på verksamheten från sin arbetsgivare minst en gång i veckan; 29% skulle föredra daglig kommunikation (Harvard Business Review)

För mer statistik om intern kommunikation, kolla in videon nedan.

12 gemensamma interna kommunikationskanaler

de flesta organisationer använder digitala kommunikationskanaler för att nå och engagera sina anställda. Faktum är att dessa kommunikationskanaler anses vara det mest produktiva kommunikationsmedlet på arbetsplatser.

Låt oss ta en titt på dessa kanaler:

intranät

intranät är en av de mest använda kanalerna för intern kommunikation. De är utformade för att hålla anställda informerade om vad som händer i företaget och dela viktiga material med dem.eftersom de har varit på marknaden i årtionden nu är organisationer som gillar att ”spela det säkert” fortfarande benägna att implementera intranät i sina organisationer.

intranät fungerar dock som innehållsförvar. Helst vill du ge dina anställda nytt och relevant innehåll som hjälper dem att hålla jämna steg med företagsnyheterna, vilket du inte kan göra med en statisk kommunikationskanal som ett intranät.

dessutom använder endast 13% av de anställda sitt intranät dagligen. Faktum är att låga användningshastigheter med intranät är en av de största utmaningarna interna comms-team står inför nu .

Här är varför dessa användningshastigheter är så låga:

e-postmeddelanden

i näringslivet är e-postmeddelanden förmodligen fortfarande det mest populära kommunikationsmedlet på arbetsplatsen. Men bör de vara den primära interna kommunikationskanalen?

inom företagsföretag finns det fortfarande ett enormt flöde av kritisk information som levereras via e-post. Vissa av dem är viktigare än andra, vissa kräver omedelbar uppmärksamhet och andra inte. men kan ditt folk prioritera dem lätt när deras inkorgar är fulla av irrelevant eller obetydlig information?

förlorad produktivitet och oförmåga att omedelbart fokusera på det som verkligen betyder något är de två främsta anledningarna till att interna kommunikationsavdelningar nu ersätter e-post med modernare kommunikationslösningar.

dessutom fokuserar e-postmeddelanden på enskilda samtal medan organisationer mer och mer fokuserar på lagarbete och samarbete. Tyvärr är detta svårt att uppnå via e-post.

projekthanteringsverktyg

även om man inte skulle betrakta dem som kommunikationskanaler möjliggör projekthanteringsverktyg bättre teamsamarbete.

projekthanteringsverktyg låter anställda skapa och tilldela uppgifter till teammedlemmar, organiserade i’styrelser’.

med hjälp av sådana verktyg kan anställda skapa handlingsbara uppgifter med ett klick. En kalendervy gör det möjligt för anställda att schemalägga uppgifter i förväg och se kommande tidsfrister med en överblick.

även om projekthanteringslösningar har revolutionerat hur medarbetarsamarbete och projektledning fungerar, är de verkligen inte en ersättning för interna kommunikationslösningar.

dessutom säger 29% av de anställda att Dålig intern kommunikation är orsaken till att projekt misslyckas.

projekthanteringsverktyg är helt enkelt inte utformade för att hålla anställda informerade om händelserna inom organisationen, och de garanterar inte heller enkel tillgång till företagsövergripande information. Därför bör man inte använda dem som den primära interna kommunikationskanalen.

Medarbetarnyhetsbrev

Medarbetarnyhetsbrev, om det görs rätt, kan vara ett bra sätt att informera dina anställda om vad som händer inom företaget.

Medarbetarnyhetsbrev, med lite kreativitet, kan vara ett bra sätt att engagera dina anställda och hålla dem uppdaterade med information som är relevant för dem och deras intressen.

Du kan skicka företagsuppdateringar, dela VD: s meddelanden till anställda, introducera nyanställda, fira stora vinster eller meddela viktiga händelser.

men nyhetsbrev skickas vanligtvis via e-post. Som tidigare nämnts kan e-postmeddelanden vara ganska ineffektivt sätt att kommunicera med anställda eftersom de är svåra att prioritera. att kommunicera med dina anställda via nyhetsbrev via e-post tillåter dig inte att anpassa informationen du delar med dem. Med standardiserade nyhetsbrev kan du inte skräddarsy informationen du delar med dina anställda baserat på deras roller inom organisationen, deras plats och de språk de talar.

programvarulösningar för privata meddelanden

programvarulösningar för privata meddelanden blev extremt populära och de används nu i de flesta organisationer.

faktum är att de möjliggör teamdiskussioner samtidigt som det gör det enkelt för anställda att ha privata diskussioner med sina kollegor dagligen.men privata meddelandeprogram har vissa gränser:

1. de förbättrar inte konversationer kring specifika innehåll.
2. även om privata meddelandeprogram uppmuntrar teamkommunikation, aktiverar de inte organisationskommunikation. De hjälper dig till exempel inte att informera hela arbetsplatsen om viktiga företagsuppdateringar, viktiga affärstrender eller interna processer som anställda behöver veta.

privata meddelandeprogram är bra för teamchattar, men de hjälper dig inte att kommunicera företagsövergripande information med hela din arbetskraft.

document sharing softwares

kan du inte omedelbart hitta viktiga dokument som du behöver för att slutföra dina uppgifter eller projektet du arbetar med?förutom att orsaka frustration bland anställda är arbetsgivarna fortfarande inte medvetna om den verkliga kostnaden för omfattande informationssökning.

Detta är exakt anledningen till att dokumentdelningsverktyg har utvecklats; att strukturera och organisera viktiga dokument så att anställda kan komma åt dem på några sekunder.

men implementeringen av denna typ av programvara är bara det första steget mot stora interna comms. Med den här programvaran kan du lagra viktiga dokument, men de hjälper dig inte att dela specifika dokument eller information med rätt anställda när de behöver det.

tänk bara på dessa statistik:

• 86% av de anställda säger att de vanligtvis upplever svårigheter att söka efter office-filer när de behöver dem. (SmallBizTrends)
• 46% av de anställda säger att det är tidskrävande och utmanande att hitta de dokument de behöver. (M-Files)
• 83% av de anställda måste återskapa befintliga dokument eftersom de inte kan hitta dem i företagets nätverk. (M-Files)

efter implementeringen behöver information fortfarande grupperas, organiseras och segmenteras på ett sätt som är meningsfullt för dina anställda. Om sökprocessen inte är intuitiv för anställda är det osannolikt att de använder den.

videokonferensprogram

varje företag har idag en videokonferensprogramvara på plats. Detta är inte förvånande eftersom vi lever i världen där vi inte behöver vara fysiskt tillsammans för att arbeta framgångsrikt som ett team.

programvarulösningar för videokonferenser gör det möjligt för oss att ansluta våra fjärranställda på en mer personlig nivå än bara via meddelandeappar.

dessutom är de ett av de mest populära sätten att minska restider och andra relaterade affärskostnader. videokonferenslösningar är dock gjorda för att underlätta samtal mellan Team, inte för att driva pågående företagssamtal, dela uppdateringar och driva engagemang på hela företaget. därför används de aldrig som den primära kommunikationskanalen för att hålla alla anställda informerade och uppdaterade.

interna podcasts

studier från LinkedIn visar att 42% av personerna mellan 18-34 år lyssnar på podcasts minst en gång i veckan. När det görs rätt kan arbetsgivare utnyttja ökningen av podcaster för att effektivt kommunicera med sina anställda.på grund av denna kommunikationskanals berättande förmåga har de blivit en av de föredragna metoderna för yngre generationer att ta in information.

med podcasts är det dock viktigt att inse att denna typ av kommunikation i stor utsträckning är enkelriktad. Därför är podcasts mest effektiva när de ingår i en integrerad intern kommunikationsplan, kombinerat med en mer komplett digital arbetsplatskommunikationslösning.

interna företagsbloggar

Vi ser många organisationer starta en intern företagsblogg. Det här är en bra ide för att uppmuntra både anställda och ledare att generera innehåll som anställda vill läsa.

dessa Bloggar kan täcka en mängd olika ämnen relaterade till interna eller externa företagshändelser.

några av ämnena inkluderar företagsomfattande evenemangsmeddelanden, stora förändringar som digitala transformationsprojekt eller fusioner och förvärv, medarbetarberättelser, företagsprestationer, milstolpar och många andra. till exempel är Googles re:Work ett bra exempel på en blogg där de täcker organisatoriska värden som de vill att deras anställda ska anta.

även om företagets interna blogg kan vara en form av att skapa intressant innehåll för anställda, måste vi se till att innehållet faktiskt konsumeras av anställda.

det är normalt att vissa anställda engagerar sig mer med ditt innehåll än andra. Vissa kommer faktiskt att gå till din interna blogg och läsa vad som finns där uppe. Vissa är dock inte så engagerade och förväntar dig att du levererar relevant information direkt till sina fingertoppar.

programvaror för anställdas återkoppling

även om programvarulösningar för anställdas återkoppling kanske inte faller direkt under en intern kommunikationskanal, bör de betraktas som ett av de digitala sätten för intern kommunikation.

Feedback är en oerhört viktig faktor för varje medarbetares livscykel, och det är ett bra sätt att sprida positivitet på arbetsplatsen.

även om investeringar i dessa verktyg kanske inte faller under de övergripande företagens kommunikationsstrategier, optimerar de verkligen samarbete och bygger förtroende bland anställda.

interna sociala medier

interna sociala medier som en intern kommunikationskanal har dykt upp under de senaste åren.

den främsta anledningen till att interna kommunikatörer implementerar dessa lösningar är att uppnå långsiktiga organisatoriska mål, inklusive högre medarbetarengagemang. att använda interna sociala medier förbättrar kunskapsdelning, samarbete och kommunikation mellan anställda och ledning.

Medarbetarundersökningslösningar

det bästa sättet att kontinuerligt förbättra ditt företag är att be dina anställda om deras åsikter och tankar.

Medarbetarundersökningsprogramvara gör det möjligt för företag att enkelt samla värdefulla data om sina anställda och göra förbättringar i enlighet därmed.

även om undersökningar inte möjliggör tvåvägssamtal och inte säkerställer enkel tillgång till viktig information, är de extremt användbara för att förstå hur dina anställda känner.

konsekvenserna av att använda fel kommunikationskanaler

som tidigare nämnts kan användning av otillräckliga kommunikationskanaler på arbetsplatsen få allvarliga negativa konsekvenser för den medarbetarupplevelse du levererar, dina anställdas produktivitet, samarbete och förtroende för arbetsplatsen.

bilden ovan presenterar några av de största hindren för anställdas produktivitet som är relaterade till att använda fel kommunikationskanaler.

Låt oss ta en titt på den mer omfattande listan:

1. för många irrelevanta e-postmeddelanden
2. brist på öppenhet och synlighet på arbetsplatsen
3. upprätthålla nära relationer med kamrater och chefer
4. Dålig teamkommunikation och tvärfunktionellt samarbete
5. fokusera på onödiga distraktioner
6. brist på organisatorisk anpassning till affärsmålen
7. hårdare förändring och krishantering
8. brist på smidighet och snabbt beslutsfattande
9. mer felinformation
10. högre stressnivåer bland anställda

därför måste organisationer bli mer medvetna om vikten av att välja rätt kommunikationskanaler när det gäller att stödja medarbetarnas produktivitet och hjälpa dem att känna sig mer engagerade.

läs vidare: vad är en app för medarbetarengagemang och varför ditt företag behöver en.

konsolidera kommunikationskanaler till en enda plattform

kommunikationsekosystemet på arbetsplatsen har blivit extremt komplext, vilket gör det svårt för anställda att använda dem på ett sätt som gör det möjligt för dem att göra sitt bästa arbete.

å andra sidan kämpar interna kommunikationspersonal för att identifiera och välja den bästa kanalen för att nå alla anställda vid rätt tidpunkt med rätt innehåll.

som ett resultat är det en stor brist på personalisering i intern kommunikation, och det är därför generiska företagsomfattande meddelanden ofta ignoreras avsiktligt eller icke-avsiktligt.

idag kan anställda få företagsuppdateringar via intranät, komma åt dokument via ett dokumentdelningsverktyg, kommunicera med chefer via e-post, få en undersökning via en enkätapp och kommunicera med sina kamrater via en helt annan kanal.

men är det möjligt att hålla jämna steg med alla dessa uppdateringar dagligen utan att förlora produktiviteten?

det är faktiskt väldigt svårt, om inte omöjligt!

istället för att bara fortsätta lägga till nya kommunikationskanaler för att försöka förbättra kommunikationen på arbetsplatsen måste arbetsgivare ta ett helt annat tillvägagångssätt.

att använda så många olika kanaler kan ibland bara skicka delar av meddelandet, vilket ökar risken för felkommunikation och informationsförlust på arbetsplatsen.

så, vad är nästa?nästa stora steg i världen av arbetsplatskommunikation är att konsolidera alla dessa olika kommunikationskanaler till en enda plattform som kommer att fungera som en central källa till relevant information för varje anställd i organisationen.

kommunicera med dina anställda via sina favoritkanaler med Smarp

idag förväntar sig anställda från sina arbetsgivare att göra det enkelt för dem att få kontakt med den information, människor och processer de behöver för att få jobbet gjort.

förutom att implementera kommunikationskanaler som intranät, nyhetsbrev och interna företagsbloggar, överväga att ge anställda ett enda flöde där de kan få tillgång till skräddarsydd information via sina föredragna kanaler och enheter.

Tänk på det: idag har de flesta anställda en känsla av att de saknar viktig information. Du måste göra det enkelt för dina anställda att få tillgång till den information de behöver när de behöver den.det är därför vi har byggt Smarp – vi gör det enkelt för dig att leverera rätt information till rätt anställda via deras favoritkanaler och enheter.

i ett nötskal hjälper Smarp dig att :

• skapa personliga nyhetsflöden baserat på dina anställdas jobbfunktioner, preferenser, intressen, platser och de språk de talar
• omfamna kommunikation i realtid och ge en enkel mobil tillgång till information
• automatisera innehållsimport från betrodda och trovärdiga informationskällor
• Håll fjärr -, skrivbordslösa och blåkrage anställda anslutna och informerade
• enkelt segmentera dina interna målgrupper för bättre innehållslokalisering och anpassning
• skapa kanaler dedikerade till specifika företagsämnen
• schemalägg innehåll leverans baserat på anställdas tidszoner för bättre läsare
• gör det möjligt för dina anställda att samarbeta mer effektivt
• Anslut olika kommunikations -, samarbets-och dokumentdelningsverktyg
• ge data om anställdas engagemang med internt innehåll så att du kan ta din interna kommunikation till nästa nivå
• gör det möjligt för anställda att bli varumärkesambassadörer genom att dela viktiga företagsnyheter och utbildningsinnehåll med sina personliga nätverk.

Vill du lära dig mer om Smarp? Känn dig fri att boka en demo nu Xiaomi