Como startup sin fines de lucro, hay muchas prioridades que abordar en su lista de tareas pendientes. Planificar su presupuesto para la gran cantidad de actividades, especialmente cuando recién está comenzando, puede quedarse en el camino.
Esto sería un error! La creación de un presupuesto, la planificación de las finanzas para el futuro y el análisis de los datos financieros lo diferenciarán desde el principio como organización de los donantes y socios, y facilitarán la planificación diaria y estratégica.
Y ya sea que usted sea el CEO de su organización sin fines de lucro o un nuevo miembro del personal, es importante comprender cómo está estructurado el presupuesto de su organización y cómo contribuye a las operaciones de la organización sin fines de lucro.
Presupuestar adecuadamente y analizar la salud financiera de las organizaciones sin fines de lucro es importante, tanto para las solicitudes de recaudación de fondos como para administrar las operaciones generales. El presupuesto puede ayudar al::
- Ayudarle a analizar y hacer un seguimiento de la salud de la organización
- Planificar la campaña de financiación colectiva y recaudación de fondos
- Identificar las necesidades de financiación y cómo la financiación colectiva puede desempeñar un papel para llenar esos vacíos
- Solicitar subvenciones
- Proporcionar datos financieros actualizados a los donantes.
Propósito De Esta Guía
Esta guía proporcionará a las organizaciones sin fines de lucro de nueva creación una visión general de la información sobre presupuestos, qué hacer un seguimiento y cómo y cómo analizar la salud financiera de su organización. También discutiremos el marco y las herramientas para configurar, ajustar y analizar su propio presupuesto y planificación financiera, en cualquier nivel de la organización.
Para los propósitos de esta guía, usaremos el ejemplo de un programa educativo extraescolar. Esta organización ficticia sin fines de lucro ofrece actividades extracurriculares, como deportes, a los niños de su comunidad.
Llamaremos a la organización sin fines de lucro «Diversión Después de la escuela».»After School Fun (ASF) ha estado operando informalmente con el apoyo de dos generosos donantes, pero ahora están llevando a cabo una campaña de financiación colectiva para escalar y comenzar a ofrecer sus actividades extracurriculares en cinco escuelas nuevas. Cobran una pequeña tarifa por sus programas, y el resto es cubierto por sus generosos donantes y socios.
Qué hacer un Seguimiento En Tu Presupuesto
Ese montón de recibos y notas anotadas no lo cortarán cuando se trata de presupuestos. Las organizaciones sin fines de lucro emergentes deben llevar un registro de sus gastos e ingresos (donaciones para recaudar fondos o tarifas de servicio) en una hoja de cálculo u otro sistema de contabilidad. Esto hace que los datos sean accesibles para las personas en todos los niveles de la organización, con flexibilidad para ajustarlos a medida que cambian las necesidades presupuestarias.
Costos de inicio / Inversiones iniciales
Como organización sin fines de lucro de inicio, ya sabes que tienes gastos iniciales antes de tener tus gastos operativos reales. Estos gastos de inicio pueden incluir los costos involucrados en el crowdfunding, o lo que esperas que cubra el crowdfunding. Otros costos iniciales pueden incluir los costos iniciales de la marca y el logotipo, el equipo y los salarios del primer miembro del personal.
Es importante diferenciar entre lo que podría ser una startup y los costos iniciales únicos y los costos regulares. Algunos costos iniciales podrían transferirse al presupuesto ordinario, mientras que otros tal vez no necesiten incluirse en presupuestos futuros.
En nuestro ejemplo, digamos que ASF necesita inversiones de inicio para cubrir los costos de la campaña de crowdfunding y el video y espera que la campaña y un generoso socio corporativo cubran el personal y los suministros necesarios para ofrecer programas en dos escuelas. Si bien los salarios del personal y los suministros iniciales deberán incluirse en el presupuesto regular de ASF, los costos de diseño de marca y logotipo para iniciar la campaña de crowdfunding son costos únicos que no se incluirán en presupuestos futuros.
Presupuesto Ordinario
Los presupuestos ordinarios de las organizaciones sin fines de lucro deben dividirse entre gastos e ingresos, y los gastos entre programas y gastos generales y administrativos.
Es importante diferenciar entre el programa y otros gastos porque a muchos donantes les gusta entender la diferencia entre los costos administrativos y los del programa. Muestra a los donantes y socios cuántos dólares se gastan en la misión de la organización sin fines de lucro en comparación con la ejecución de la misión.
Existe una idea errónea en el espacio sin fines de lucro de que las organizaciones sin fines de lucro saludables y buenas tienen bajos costos administrativos y de recaudación de fondos, y gastan la mayor parte de sus fondos en los costos del programa.
Si bien esta no es una política sólida para administrar una organización sin fines de lucro sólida, sigue estando muy extendida. Es importante separar los gastos del programa, administrativos y de recaudación de fondos. La separación de estos costos también sirve para verificar la forma en que su organización distribuye sus fondos.
Gastos del programa
Los gastos del programa son los costos que están directamente relacionados con la ejecución de sus programas. Para ASF, eso incluye todo lo relacionado con la ejecución de los programas extracurriculares, incluido el personal y los suministros (es decir, pelotas de fútbol). Los sueldos del personal que facilita las actividades son gastos del programa. Los gastos del programa también incluyen la publicidad del programa, la capacitación del personal y los gastos de viaje.
Gastos generales y Administrativos
Estos gastos incluyen los sueldos del personal administrativo, de apoyo y de recaudación de fondos. También se incluyen en esta sección el alquiler, los servicios públicos y la tecnología para el espacio de oficinas, y los gastos legales y otros gastos varios. En particular, todos los costos de recaudación de fondos se rastrean en esta categoría.
ASF tiene una recaudación de fondos a tiempo completo, y su salario cae dentro de esta categoría. También alquilan un pequeño espacio de oficina. Los sueldos del director del programa y del personal de actividades y el presupuesto del programa se registran en los gastos del programa.
Costos fijos y variables
Es importante tener en cuenta la diferencia entre los costos fijos y variables cuando realiza un seguimiento de los gastos. Los gastos fijos podrían incluir los sueldos del personal y el alquiler de edificios. Los costos variables son aquellos que varían según las necesidades o los precios de mercado.
Por ejemplo, para ASF, el precio del alquiler de espacio de campo para la práctica de fútbol podría fluctuar a lo largo del año o en función de la necesidad (necesidad estacional o cambios programáticos). Es importante entender qué costos son fijos y cuáles variables, ya que los costos fijos son más estáticos a lo largo del año y pueden necesitar financiación sin importar qué, mientras que los costos variables pueden cambiar y posiblemente se pueden ajustar con cambios o sustituciones del programa.
Ingresos y ganancias
Los ingresos son el dinero que recibe como organización. Esto incluye donaciones y tarifas por el servicio, y cualquier otro producto vendido.
Por ejemplo, ASF cobra 5 5 por estudiante por sesión, por lo que sus ingresos serían el número total de estudiantes atendidos multiplicado por 5 5 cada uno. También tienen donantes individuales y donaciones de crowdfunding que se cuentan como ingresos.
Es importante hacer un seguimiento de los ingresos de su organización sin fines de lucro porque, combinado con el análisis de sus gastos, le ayuda a comprender sus ganancias y si tiene suficiente dinero para mantener las operaciones o si las donaciones deben aumentar o disminuir los gastos.
El hecho de que seas «sin fines de lucro» no significa que no puedas, o no debas, obtener ganancias. Sus ganancias son los ingresos totales-donaciones y otras fuentes-menos los costos totales para administrar la organización. Las organizaciones sin fines de lucro, al igual que cualquier otra empresa, deben apuntar a obtener ganancias para mantener una organización saludable, permitir la ampliación y tener fondos de emergencia según sea necesario.
Flujo de efectivo
Otro método para hacer un seguimiento de su presupuesto es rastrear y proyectar el flujo de efectivo para el año. La mejor manera de hacerlo es hacer un seguimiento de la entrada de efectivo–ingresos y donaciones–y de los gastos de salida de efectivo. Esto le ayuda a comprender mejor cuándo ingresan los ingresos y cuándo salen los gastos, sobre una base mensual y anual.
Por ejemplo, tal vez su donante principal solo le envíe un cheque grande al año en enero. Si bien ese cheque cubre una gran parte de sus gastos, debe asegurarse de distribuirlo de manera uniforme durante todo el año, o es posible que no tenga suficiente dinero en efectivo para cubrir los gastos al final del año.
Para ASF, saben que tienen un donante que aporta una gran cantidad en febrero y otro donante de alto nivel en julio. Tienen gastos mensuales y saben que han aumentado los gastos para un evento de recaudación de fondos que organizan cada junio. Tienen que asignar su dinero de sus donantes grandes y pequeños y las tarifas del programa en consecuencia. Al crear un flujo de efectivo mensual, pueden predecir mejor sus necesidades de financiación.
Restringido y sin restricciones
También es importante hacer un seguimiento de los fondos restringidos y sin restricciones y de cómo los gasta. Cuando está ejecutando una campaña de recaudación de fondos y dice que todas las donaciones irán directamente a los gastos del programa, esos son fondos restringidos que necesita usar para apoyar los programas.
Las tarifas por servicio también podrían considerarse fondos restringidos. Si está ejecutando una campaña general de recaudación de fondos y no especifica la financiación directa, esas donaciones no están restringidas y puede usarlas a su discreción. Esta distinción, y el mantenimiento de un equilibrio uniforme de ambos tipos de fondos, es fundamental para la salud de la organización. Si solo tiene fondos restringidos, no tendrá suficiente dinero para cubrir sus gastos generales.
Los miembros del personal sin fines de lucro deben ser conscientes de la diferencia entre los fondos restringidos y sin restricciones para que puedan comprender las diferencias entre los presupuestos de los programas.
Para ASF, el programa tee soccer tiene fondos restringidos de un donante con un interés especial en el fútbol, pero el programa de baloncesto es apoyado por fondos sin restricciones, que son más limitados.
Suposiciones y otras
Al establecer un presupuesto, es importante diseñar sus suposiciones, en la hoja de cálculo o en un documento adjunto. Esto no solo le ayuda a recordar cómo se le ocurrieron ciertas cifras, sino que ayuda a cualquier miembro del personal, donante potencial o asesor que examine el presupuesto a entenderlo mejor.
Sus supuestos podrían incluir el número de beneficiarios con los que está trabajando, el número de personal, la cantidad de suministros o equipos. Al hacer un presupuesto, también es importante hacer un seguimiento de la inflación y los beneficios adicionales, especialmente si está creando un presupuesto proyectado para varios años.
La inflación representa un ligero aumento de los costos a lo largo del tiempo, y los beneficios complementarios son los costos no salariales para los empleados si ofrece (o planea ofrecer) beneficios a su personal a medida que crece como organización.
Analizar su presupuesto
Una vez que esté en marcha y haciendo un seguimiento de su presupuesto, puede analizarlo observando sus ratios. Los ratios lo ayudan a comprender cómo lo está haciendo financieramente y se pueden usar de varias maneras:
- Lo ayudan a identificar los cambios a lo largo de los años
- Incluidos en la planificación estratégica y las métricas de rendimiento
- Compartidos con el personal, los donantes y los asesores para obtener éxitos y puntos de referencia para mejorar
- Ayudar a los miembros del personal a comprender dónde y cómo pueden mejorar el presupuesto de su propio departamento, y cómo su trabajo contribuye a la salud general de la organización
especialmente en la etapa de inicio.
Eficiencia de la recaudación de fondos: Donaciones totales/Gastos Totales de Recaudación de Fondos
Esto hace un seguimiento de la cantidad promedio de dinero recaudado por dólar gastado en recaudación de fondos y muestra cuán eficientes son sus esfuerzos de recaudación de fondos.
Ratio de dependencia: Tipo de ingreso más grande/Ingreso total
Este ratio muestra el riesgo potencial de una reducción importante en la financiación si esta fuente se reduce o se detiene.
Relación de gastos del Programa: Gastos del Programa/Gastos totales
Esto es cuánto dinero está gastando en gastos del programa. Un punto de referencia es del 80%, pero no es una regla dura y rápida, y depende de las necesidades de su organización.
Proporción de gastos generales: Gastos de Gestión, Administrativos y de Recaudación de Fondos/Gastos totales
Esto es cuánto dinero está gastando en gastos no relacionados con el programa. Un punto de referencia es del 20%, pero no es una regla dura y rápida, y depende de las necesidades de su organización.
Días Efectivo disponible: Total de Efectivo Disponible/(Gastos/365)
Este es el número de días que su organización podría operar si todos los ingresos de repente no estuvieran disponibles (todos los donantes dejan de apoyarlo, o usted gastó todo su dinero). 90 días de efectivo en caja es un buen punto de referencia.
Ratio de Fondos restringidos: Fondos Restringidos/(Fondos Restringidos + Fondos No Restringidos)
Este ratio le indica si tiene un saldo saludable de fondos para apoyar tanto los gastos generales como los programas. También puede usar esto para comparar con su programa y necesidades generales para comprender si tiene suficiente en cada tipo de fondo para apoyar sus gastos.
Próximos pasos prácticos
Ahora que comprende mejor los conceptos básicos de la planificación financiera sin fines de lucro, reúnase con su equipo y cree un presupuesto y un flujo de efectivo.
A medida que su organización crece, o si ya está operativo, analice su presupuesto utilizando las proporciones sugeridas y evalúe si puede hacer mejoras en su presupuesto; tal vez pueda ser más eficiente en la recaudación de fondos, o debería ajustar los gastos para tener más días de efectivo disponible.