Als Startup-gemeinnützige Organisation gibt es viele Prioritäten auf Ihrer To-Do-Liste. Die Planung Ihres Budgets für die unzähligen Aktivitäten, insbesondere wenn Sie gerade erst anfangen, kann auf der Strecke bleiben.
Das wäre ein Fehler! Wenn Sie ein Budget erstellen, die Finanzen für die Zukunft planen und Finanzdaten analysieren, heben Sie sich frühzeitig als Organisation von Geldgebern und Partnern ab und erleichtern die tägliche und strategische Planung.Und egal, ob Sie der CEO Ihrer gemeinnützigen Organisation oder ein neuer Mitarbeiter sind, es ist wichtig zu verstehen, wie das Budget Ihrer Organisation strukturiert ist und zum Betrieb der gemeinnützigen Organisation beiträgt.
Die richtige Budgetierung und Analyse der finanziellen Gesundheit von gemeinnützigen Organisationen ist wichtig, sowohl für Fundraising-Anfragen als auch für die Verwaltung allgemeiner Operationen. Budgetierung kann helfen:
- Unterstützung bei der Analyse und Verfolgung des organisatorischen Zustands
- Planung von Crowdfunding und Spendenaktionen
- Ermittlung des Finanzierungsbedarfs und wie Crowdfunding diese Lücken schließen kann
- Beantragung von Zuschüssen
- Bereitstellung aktualisierter Finanzdaten für Geldgeber.
Zweck dieses Leitfadens
Dieser Leitfaden bietet Start—Up-Organisationen einen Überblick über die Budgetierung – welche Informationen Sie verfolgen und wie und wie Sie die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens analysieren können. Wir besprechen auch Rahmenbedingungen und Tools zum Einrichten, Anpassen und Analysieren Ihrer eigenen Budget- und Finanzplanung auf jeder Ebene der Organisation.
Für die Zwecke dieses Leitfadens verwenden wir das Beispiel eines außerschulischen Bildungsprogramms. Diese fiktive gemeinnützige Organisation bietet Kindern in ihrer Gemeinde außerschulische Aktivitäten wie Sport an.
Wir nennen das Projekt „After School Fun.“ After School Fun (ASF) hat informell mit Unterstützung von zwei großzügigen Spendern gearbeitet, aber jetzt führen sie eine Crowdfunding-Kampagne durch, um ihre außerschulischen Aktivitäten an fünf neuen Schulen anzubieten. Sie erheben eine geringe Gebühr für ihre Programme, und der Rest wird von ihren großzügigen Spendern und Partnern gedeckt.
Was in Ihrem Budget zu verfolgen ist
Dieser Stapel von Quittungen und Notizen wird es nicht schneiden, wenn es um Budgetierung geht. Startup-gemeinnützige Organisationen sollten ihre Ausgaben und Einnahmen (Spenden oder Servicegebühren) in einer Tabelle oder einem anderen Buchhaltungssystem nachverfolgen. Dies macht die Daten für Einzelpersonen auf allen Ebenen der Organisation zugänglich und bietet Flexibilität bei der Anpassung der Daten, wenn sich die Budgetierungsanforderungen ändern.
Startkosten / Vorabinvestitionen
Als gemeinnützige Startup-Organisation wissen Sie bereits, dass Sie erste Ausgaben haben, bevor Sie Ihre tatsächlichen Betriebskosten haben. Diese Startkosten können die mit dem Crowdfunding verbundenen Kosten oder das, was Sie sich vom Crowdfunding erhoffen, umfassen. Andere Startkosten können anfängliche Kosten für Branding und Logo, Ausrüstung und Gehälter der ersten Mitarbeiter umfassen.
Es ist wichtig, zwischen dem, was ein Startup sein könnte, und den einmaligen Anfangskosten und den regulären Kosten zu unterscheiden. Einige Startkosten können auf das reguläre Budget übertragen werden, während andere möglicherweise nicht in zukünftigen Budgets enthalten sein müssen.In unserem Beispiel nehmen wir an, ASF benötigt Startup-Investitionen, um die Kosten für die Crowdfunding-Kampagne und das Video zu decken, und hofft, dass die Kampagne und ein großzügiger Unternehmenspartner das Personal und die Materialien decken, die für das Angebot von Programmen in zwei Schulen erforderlich sind. Während die Gehälter der Mitarbeiter und die Erstausstattung im regulären Budget von ASF enthalten sein müssen, sind die Kosten für Branding und Logo-Design für den Start der Crowdfunding-Kampagne einmalige Kosten, die in zukünftigen Budgets nicht enthalten sind.
Reguläres Budget
Reguläre gemeinnützige Budgets sollten zwischen Ausgaben und Einnahmen aufgeteilt werden, wobei die Ausgaben zwischen Programm-, allgemeinen und Verwaltungskosten aufgeteilt werden.
Es ist wichtig, zwischen dem Programm und anderen Ausgaben zu unterscheiden, da viele Spender den Unterschied zwischen Verwaltungs- und Programmkosten gerne verstehen. Es zeigt Spendern und Partnern, wie viele Dollar für die Mission der gemeinnützigen Organisation im Vergleich zur Ausführung der Mission ausgegeben werden.Es gibt ein Missverständnis im Non-Profit-Bereich, dass gesunde und gute gemeinnützige Organisationen niedrige Verwaltungs- und Fundraising-Kosten haben und den Großteil ihrer Finanzierung für Programmkosten ausgeben.
Obwohl dies keine starke Politik für den Betrieb einer starken gemeinnützigen Organisation ist, ist sie immer noch weit verbreitet. Es ist wichtig, Programm-, Verwaltungs- und Spendenausgaben zu trennen. Die Trennung dieser Kosten dient auch als Überprüfung, wie Ihre Organisation ihre Mittel verteilt.
Programmkosten
Programmkosten sind die Kosten, die in direktem Zusammenhang mit der Ausführung Ihrer Programme stehen. Für ASF umfasst dies alles, was mit der Ausführung der außerschulischen Programme zusammenhängt, einschließlich Personal und Material (z. B. Fußbälle). Die Gehälter für Mitarbeiter, die Aktivitäten erleichtern, sind Programmkosten. Ihre Programmkosten beinhalten auch Programmwerbung und Personalschulung sowie Reisekosten.
Allgemeine und administrative Aufwendungen
Diese Aufwendungen beinhalten Gehälter für Verwaltungs-, Support- und Fundraising-Mitarbeiter. In diesem Abschnitt können auch Miete, Nebenkosten und Technologie für Büroräume sowie Rechts- und sonstige Ausgaben enthalten sein. Insbesondere werden alle Fundraising-Kosten in dieser Kategorie verfolgt.
ASF hat eine Vollzeit-Spendenaktion, und ihr Gehalt fällt unter diese Kategorie. Sie vermieten auch kleine Büroräume. Die Gehälter der Programmdirektoren und Aktivitäten sowie das Programmbudget werden in den Programmausgaben nachverfolgt.
Fixe und variable Kosten
Es ist wichtig, den Unterschied zwischen fixen und variablen Kosten zu berücksichtigen, wenn Sie Ausgaben verfolgen. Fixkosten könnten Personalgehälter und Gebäudemiete umfassen. Variable Kosten sind solche, die je nach Bedarf oder Marktpreisen variieren.
Für ASF beispielsweise kann der Preis für die Anmietung von Feldflächen für das Fußballtraining im Laufe des Jahres oder je nach Bedarf (saisonaler Bedarf oder programmatische Änderungen) schwanken. Es ist wichtig zu verstehen, welche Kosten fest und welche variabel sind – da die Fixkosten das ganze Jahr über statischer sind und möglicherweise finanziert werden müssen, während sich die variablen Kosten ändern können und möglicherweise durch Programmänderungen oder Substitutionen angepasst werden können.
Umsatz und Gewinn
Der Umsatz ist das Geld, das Sie als Organisation erhalten. Dies beinhaltet Spenden und Gebühren für Service und alle anderen verkauften Produkte.
Zum Beispiel berechnet ASF $ 5 pro Schüler pro Sitzung, so dass ihr Umsatz die Gesamtzahl der bedienten Schüler multipliziert mit jeweils $ 5 wäre. Sie haben auch Einzelspender und Crowdfunding-Spenden, die als Einnahmen gezählt werden.
Es ist wichtig, die Einnahmen Ihrer gemeinnützigen Organisation zu verfolgen, da Sie in Kombination mit der Betrachtung Ihrer Ausgaben Ihre Gewinne besser verstehen und wissen, ob Sie über genügend Geld verfügen, um den Betrieb aufrechtzuerhalten, oder ob die Spenden steigen oder die Ausgaben sinken müssen.
Nur weil Sie „gemeinnützig“ sind, bedeutet das nicht, dass Sie keinen Gewinn erzielen können oder sollten. Ihr Gewinn ist der Gesamtumsatz – Spenden und andere Quellen – abzüglich der Gesamtkosten für den Betrieb der Organisation. Gemeinnützige Organisationen sollten wie jedes andere Unternehmen darauf abzielen, Gewinne zu erzielen, um eine gesunde Organisation aufrechtzuerhalten, Skalierungen zu ermöglichen und bei Bedarf über Notfallmittel zu verfügen.
Cashflow
Eine weitere Methode zur Verfolgung Ihres Budgets besteht darin, den Cashflow für das Jahr zu verfolgen und zu projizieren. Der beste Weg, dies zu tun, besteht darin, den Mittelzufluss– Einnahmen und Spenden – und den Mittelabfluss–Ausgaben zu verfolgen. Dies hilft Ihnen, besser zu verstehen, wenn Sie Einnahmen kommen und Ausgaben gehen, auf monatlicher und jährlicher Basis.
Vielleicht schickt Ihnen Ihr Hauptspender im Januar nur einen großen Scheck pro Jahr. Während dieser Scheck einen großen Teil Ihrer Ausgaben unterstützt, müssen Sie sicherstellen, dass Sie ihn gleichmäßig über das Jahr verteilen, oder Sie haben möglicherweise nicht genug Geld, um die Ausgaben am Ende des Jahres zu decken.
Für ASF wissen sie, dass sie einen Spender haben, der im Februar einen großen Betrag beisteuert, und einen weiteren hochrangigen Spender im Juli. Sie haben monatliche Ausgaben und wissen, dass sie die Ausgaben für eine Spendenaktion, die sie jeden Juni veranstalten, erhöht haben. Sie müssen ihr Geld von ihren großen und kleinen Spendern und Programmgebühren entsprechend zuweisen. Durch die Erstellung eines monatlichen Cashflows können sie ihren Finanzierungsbedarf besser vorhersagen.
Eingeschränkt und uneingeschränkt
Es ist auch wichtig, eingeschränkte und uneingeschränkte Mittel zu verfolgen und wie Sie sie ausgeben. Wenn Sie eine Spendenaktion durchführen und sagen, dass alle Spenden direkt an die Programmkosten gehen, sind dies eingeschränkte Mittel, die Sie zur Unterstützung von Programmen verwenden müssen.
Gebühren für Dienstleistungen können auch als eingeschränkte Mittel betrachtet werden. Wenn Sie eine allgemeine Spendenaktion durchführen und keine direkte Finanzierung angeben, sind diese Spenden uneingeschränkt und Sie können sie nach eigenem Ermessen verwenden. Diese Unterscheidung und die Aufrechterhaltung eines gleichmäßigen Gleichgewichts beider Arten von Fonds sind für die Gesundheit der Organisation von entscheidender Bedeutung. Wenn Sie nur über eingeschränkte Mittel verfügen, haben Sie nicht genug Geld, um Ihre Gemeinkosten zu decken.Non-Profit-Mitarbeiter sollten sich des Unterschieds zwischen eingeschränkten und uneingeschränkten Mitteln bewusst sein, damit sie die Unterschiede zwischen den Programmbudgets verstehen können.Für ASF hat das Tee Soccer-Programm die Finanzierung durch einen Spender mit besonderem Interesse am Fußball eingeschränkt, aber das Basketball-Programm wird durch uneingeschränkte Mittel unterstützt, die begrenzter sind.
Annahmen und andere
Bei der Erstellung eines Budgets ist es wichtig, Ihre Annahmen in der Tabelle oder in einem Begleitdokument darzustellen. Dies hilft Ihnen nicht nur, sich daran zu erinnern, wie Sie auf bestimmte Zahlen gekommen sind, sondern es hilft auch jedem Mitarbeiter, potenziellen Spender oder Berater, der sich das Budget ansieht, es besser zu verstehen.
Ihre Annahmen können die Anzahl der Begünstigten, mit denen Sie arbeiten, die Anzahl der Mitarbeiter, die Menge an Material oder Ausrüstung umfassen. Bei der Erstellung eines Budgets ist es auch wichtig, die Inflation und die Nebenleistungen zu verfolgen, insbesondere wenn Sie ein projiziertes Budget über mehrere Jahre erstellen.Inflation macht leichte Kostensteigerungen im Laufe der Zeit aus, und Nebenleistungen sind die Lohnnebenkosten für Mitarbeiter, wenn Sie Ihren Mitarbeitern Vorteile anbieten (oder planen), während Sie als Unternehmen wachsen.
Analyse Ihres Budgets
Sobald Sie betriebsbereit sind und Ihr Budget im Auge behalten, können Sie Ihr Budget analysieren, indem Sie sich Ihre Verhältnisse ansehen. Kennzahlen helfen Ihnen zu verstehen, wie es Ihnen finanziell geht, und können auf verschiedene Arten verwendet werden:
- Helfen Sie Ihnen, Veränderungen im Laufe der Jahre zu identifizieren
- In die strategische Planung und Leistungsmetriken einbezogen
- Gemeinsam mit Mitarbeitern, Spendern und Beratern für Erfolge und Benchmarks für Verbesserungen
- Helfen Sie Mitarbeitern zu verstehen, wo und wie sie die Budgetierung ihrer eigenen Abteilung verbessern können und wie ihre Arbeit zur allgemeinen Gesundheit des Unternehmens beiträgt
Hier sind einige Kennzahlen, die hilfreich sein können vor allem in der Startphase.
Fundraising-Effizienz: Gesamtspenden / Gesamtausgaben für Fundraising
Dies verfolgt den durchschnittlichen Geldbetrag pro Dollar, der für Fundraising ausgegeben wird, und zeigt, wie effizient Ihre Fundraising-Bemühungen sind.
Reliance Ratio: Größte Art des Umsatzes / Gesamtumsatz
Dieses Verhältnis zeigt das potenzielle Risiko einer erheblichen Reduzierung der Finanzierung, wenn diese Quelle reduziert oder gestoppt wird.
Programmkostenquote: Programmkosten / Gesamtkosten
So viel Geld geben Sie für Programmkosten aus. Ein Benchmark ist 80%, aber es ist keine feste Regel und hängt von Ihren organisatorischen Anforderungen ab.
Overhead Ratio: Management-, Verwaltungs- und Fundraising-Ausgaben / Gesamtausgaben
So viel Geld geben Sie für Nicht-Programmausgaben aus. Ein Benchmark ist 20%, aber es ist keine feste Regel und hängt von Ihren organisatorischen Anforderungen ab.
Tage Kassenbestand: Insgesamt verfügbares Bargeld /(Ausgaben / 365)
So viele Tage könnte Ihre Organisation arbeiten, wenn plötzlich alle Einnahmen nicht mehr verfügbar wären (alle Spender hören auf, Sie zu unterstützen, oder Sie haben Ihr gesamtes Geld ausgegeben). 90 Tage Bargeldbestand sind ein guter Maßstab.
Restricted Funds Ratio: Restricted Funds/(Restricted + Unrestricted Funds)
Dieses Verhältnis sagt Ihnen, ob Sie ein gesundes Gleichgewicht der Mittel haben, um sowohl Overhead als auch Programme zu unterstützen. Sie können dies auch verwenden, um Ihr Programm zu vergleichen und Sie müssen verstehen, ob Sie genug in jeder Art von Fonds haben, um Ihre Ausgaben zu unterstützen.
Umsetzbare nächste Schritte
Nachdem Sie die Grundlagen der gemeinnützigen Finanzplanung besser verstanden haben, treffen Sie sich mit Ihrem Team und erstellen Sie ein Budget und einen Cashflow.Wenn Ihre Organisation wächst oder wenn Sie bereits operativ tätig sind, analysieren Sie Ihr Budget anhand der vorgeschlagenen Kennzahlen und beurteilen Sie, ob Sie Ihr Budget verbessern können – vielleicht können Sie das Fundraising effizienter gestalten, oder Sie sollten die Ausgaben anpassen, um mehr Tage Bargeld zur Hand zu haben.