som en start ideell, det finns många prioriteringar att ta itu med på din att göra-lista. Att planera din budget för den myriad av aktiviteter, särskilt när du precis har börjat, kan falla vid vägen.
detta skulle vara ett misstag! Att skapa en budget, planera ekonomi för framtiden och analysera finansiella data kommer att skilja dig tidigt som en organisation till finansiärer och partners och göra daglig och strategisk planering enklare.
och oavsett om du är VD för din ideella organisation eller en ny anställd, är det viktigt att förstå hur organisationens budget är strukturerad och bidrar till ideell verksamhet.att budgetera ordentligt och analysera ideella organisationers ekonomiska hälsa är viktigt, både för insamlingsförfrågningar och för att hantera allmän verksamhet. Budgetering kan hjälpa till med:
- hjälper dig att analysera och spåra organisatorisk hälsa
- planera crowdfunding och fundraising campaign
- identifiera finansieringsbehov och hur crowdfunding kan spela en roll för att fylla dessa luckor
- ansökan om bidrag
- tillhandahålla uppdaterade finansiella data till finansiärer.
syftet med denna Guide
denna guide kommer att ge start ideella organisationer med en översikt över budgetering — vilken information att spåra och hur, och hur man analyserar organisationens ekonomiska hälsa. Vi kommer också att diskutera ramar och verktyg för att ställa in, justera och analysera din egen budget och ekonomisk planering, på alla nivåer i organisationen.
i den här guiden kommer vi att använda exemplet på ett utbildningsprogram efter skolan. Denna fiktiva ideell ger fritidsaktiviteter, såsom sport, till barn i deras samhälle.
vi kallar ideell ” efter skolan kul.”After School Fun (ASF) har fungerat informellt med stöd från två generösa givare men nu driver de en crowdfunding-kampanj för att skala och börja erbjuda sina fritidsaktiviteter på fem nya skolor. De tar ut en liten avgift för sina program, och resten täcks av sina generösa givare och partners.
vad du ska spåra i din Budget
den högen med kvitton och noterade anteckningar kommer inte att skära den när det gäller budgetering. Startup ideella organisationer bör hålla reda på sina utgifter och intäkter (insamlingsdonationer eller serviceavgifter) i ett kalkylblad eller annat bokföringssystem. Detta gör data tillgängliga för individer på alla nivåer i organisationen med flexibilitet för att justera data som Budgetering behov förändras.
startkostnader / investeringar i förskott
som en ideell start är du redan medveten om att du har initiala kostnader innan du har dina verkliga driftskostnader. Dessa startkostnader kan inkludera kostnaderna för crowdfunding, eller vad du hoppas att crowdfunding kommer att täcka. Andra startkostnader kan inkludera initiala kostnader för branding och logotyp, utrustning och första anställdas löner.
det är viktigt att skilja mellan vad som kan vara en start och engångs initiala kostnader och regelbundna kostnader. Vissa startkostnader kan överföras till den vanliga budgeten, medan andra kanske inte behöver inkluderas i framtida budgetar.
i vårt exempel, låt oss säga att ASF behöver startinvesteringar för att täcka kostnaderna för crowdfunding-kampanjen och videon och hoppas att kampanjen och en generös Företagspartner kommer att täcka den Personal och förnödenheter som krävs för att erbjuda program i två skolor. Personalens löner och initiala leveranser måste inkluderas i ASF: s ordinarie budget, men branding-och logotypdesignkostnaderna för att starta crowdfunding-kampanjen är engångskostnader som inte kommer att inkluderas i framtida budgetar.
ordinarie Budget
regelbundna ideella budgetar bör delas mellan kostnader och intäkter, med kostnader uppdelade mellan program och allmänna och administrativa kostnader.
det är viktigt att skilja mellan programmet och andra utgifter eftersom många givare gillar att förstå skillnaden mellan administrativa och programkostnader. Det visar givare och partners hur många dollar som spenderas på ideella uppdrag kontra att utföra uppdraget.
det finns en missuppfattning i det ideella utrymmet att friska och goda ideella organisationer har låga administrativa och insamlingskostnader och spenderar majoriteten av sin finansiering på programkostnader.
även om detta inte är en stark politik för att driva en stark ideell, är den fortfarande utbredd. Det är viktigt att separera program -, administrations-och insamlingskostnader. Att separera dessa kostnader fungerar också som kontroller mot hur din organisation fördelar sina medel.
programkostnader
programkostnader är de kostnader som är direkt relaterade till att köra dina program. För ASF inkluderar det allt som är relaterat till att köra extracurricular-programmen, inklusive personal och leveranser (dvs. fotbollar). Lönerna för personal som underlättar aktiviteter är programkostnader. Deras programkostnader inkluderar också programannonsering och personalutbildning och resekostnader.
allmänna och administrativa kostnader
dessa kostnader inkluderar löner för administrativ, support och insamlingspersonal. I detta avsnitt ingår också hyra, verktyg och teknik för kontorslokaler och juridiska och andra diverse utgifter. I synnerhet spåras alla insamlingskostnader i denna kategori.
ASF har en heltidsinsamling, och deras lön faller under denna kategori. De hyr också ett litet kontor. Deras programdirektör och aktiviteter personalens löner och programbudget spåras i programkostnader.
fasta och rörliga kostnader
det är viktigt att komma ihåg skillnaden mellan fasta och rörliga kostnader när du spårar kostnader. Fasta kostnader kan inkludera personalens löner och byggnadshyror. Rörliga kostnader är de som varierar beroende på behov eller marknadspriser.
till exempel för ASF kan priset för att hyra fältutrymme för fotbollsträning variera under hela året eller baserat på behov (säsongsbehov eller programmatiska förändringar). Det är viktigt att förstå vilka kostnader som är fasta och vilka är rörliga–eftersom fasta kostnader är mer statiska under hela året och kan behöva finansieras oavsett vad, medan rörliga kostnader kan förändras och eventuellt kan justeras med programändringar eller byten.
intäkter och vinst
intäkter är de pengar du får som organisation. Detta inkluderar donationer och avgifter för service och andra produkter som säljs.
ASF debiterar till exempel $5 per student per session, så deras intäkter skulle vara det totala antalet studenter som serveras multiplicerat med $5 vardera. De har också enskilda givare och crowdfunding donationer som räknas som intäkter.
det är viktigt att spåra dina ideella intäkter eftersom det i kombination med att titta på dina utgifter hjälper dig att förstå dina vinster och om du har tillräckligt med pengar för att upprätthålla verksamheten eller om donationer behöver öka eller kostnaderna minskar.
bara för att du är ”ideell” betyder inte att du inte kan eller inte borde göra vinst. Din vinst är de totala intäkterna-donationer och andra källor–minus de totala kostnaderna för att driva organisationen. Ideella organisationer, precis som alla andra företag, bör sträva efter att göra vinst för att upprätthålla en hälsosam organisation, möjliggöra skalning och ha nödfonder efter behov.
kassaflöde
en annan metod för att spåra din budget är att spåra och projicera kassaflöde för året. Det bästa sättet att göra detta är att spåra kontantinflöde–intäkter och donationer–och kassautflöde–kostnader. Detta hjälper dig att bättre förstå när du har intäkter kommer in och kostnader går ut, på månadsbasis och årsbasis.
till exempel kanske din huvudgivare bara skickar dig en stor check om året i Januari. Medan den kontrollen stöder en stor del av dina utgifter, måste du se till att du fördelar det jämnt under hela året, eller du kanske inte har tillräckligt med pengar för att täcka utgifter i slutet av året.
för ASF vet de att de har en givare som bidrar med en stor mängd i februari och en annan högnivågivare i Juli. De har månatliga utgifter och vet att de har ökat kostnaderna för ett insamlingsevenemang som de är värd varje juni. De måste fördela sina pengar från sina stora och små givare och programavgifter i enlighet därmed. Genom att skapa ett månatligt kassaflöde kan de bättre förutsäga sina finansieringsbehov.
begränsad och obegränsad
det är också viktigt att spåra begränsade och obegränsade medel och hur du spenderar dem. När du kör en insamlingskampanj och säger att alla donationer går direkt till programkostnader, är det begränsade medel som du behöver använda för att stödja program.
avgifter för service kan också betraktas som begränsade medel. Om du driver en allmän insamlingskampanj och inte anger direkt finansiering är dessa donationer obegränsade och du kan använda dem efter eget gottfinnande. Denna skillnad, och upprätthålla en jämn balans mellan båda typerna av medel, är avgörande för organisatorisk hälsa. Om du bara har begränsade medel har du inte tillräckligt med pengar för att stödja dina omkostnader.
ideella anställda bör vara medvetna om skillnaden mellan begränsade och obegränsade medel så att de kan förstå skillnaderna mellan programbudgetar.
för ASF har tee soccer-programmet begränsat finansiering från en givare med ett särskilt intresse för fotboll, men basketprogrammet stöds av obegränsade medel, som är mer begränsade.
antaganden och andra
När du skapar en budget är det viktigt att lägga upp dina antaganden i kalkylbladet eller i ett medföljande dokument. Detta hjälper dig inte bara att komma ihåg hur du kom med vissa siffror, men det hjälper alla anställda, potentiella givare eller en rådgivare som tittar på budgeten att förstå det bättre.
dina antaganden kan inkludera antalet mottagare du arbetar med, antalet anställda, mängden leveranser eller utrustning. När du gör en budget är det också viktigt att spåra inflation och förmåner, särskilt om du bygger en projicerad budget under flera år.
inflationen står för små kostnadsökningar över tid, och förmåner är lönekostnaderna för anställda om du erbjuder (eller planerar att erbjuda) förmåner till din personal när du växer som organisation.
analysera din Budget
När du är igång och håller reda på din budget kan du analysera din budget genom att titta på dina förhållanden. Nyckeltal hjälper dig att förstå hur du gör ekonomiskt och kan användas på ett antal sätt:
- hjälper dig att identifiera förändringar genom åren
- ingår i strategisk planering och prestationsmått
- delas med personal, givare och rådgivare för både framgångar och riktmärken för förbättringar
- hjälpa anställda att förstå var och hur de kan förbättra sin egen avdelningens budgetering och hur deras arbete bidrar till den övergripande organisatoriska hälsan
Här är några nyckeltal som kan vara hjälpsam, särskilt i startfasen.
fundraising Efficiency: totala donationer / totala insamlingskostnader
detta spårar den genomsnittliga summan av pengar som samlas in per dollar som spenderas på insamling och visar hur effektiva dina insamlingsinsatser är.
Reliance Ratio: största typ av intäkter / totala intäkter
detta förhållande visar den potentiella risken för en stor minskning av finansieringen om denna källa minskas eller stannar.
programs Expense Ratio: programkostnader / totala kostnader
det här är hur mycket pengar du spenderar på programkostnader. Ett riktmärke är 80%, men det är inte en hård och snabb regel, och beror på dina organisatoriska behov.
Overhead Ratio: förvaltnings -, administrations-och insamlingskostnader/totala kostnader
det här är hur mycket pengar du spenderar på utgifter som inte är program. Ett riktmärke är 20%, men det är inte en hård och snabb regel, och beror på dina organisatoriska behov.
dagar kontanter till hands: totalt tillgängliga kontanter/(kostnader / 365)
det här är hur många dagar din organisation kan fungera om all inkomst plötsligt blev otillgänglig (alla givare slutar stödja dig, eller du spenderade alla dina pengar). 90 dagars kontanter till hands är ett bra riktmärke.
Restricted Funds Ratio: Restricted Funds/(Restricted + Unrestricted Funds)
detta förhållande berättar om du har en hälsosam balans av medel för att stödja både overhead och program. Du kan också använda detta för att jämföra med ditt program och overhead behov att förstå om du har tillräckligt i varje typ av fond för att stödja dina utgifter.
handlingsbara nästa steg
Nu när du förstår grunderna för ideell ekonomisk planering bättre, träffa ditt team och skapa en budget och kassaflöde.
När din organisation växer, eller om du redan är i drift, analysera din budget med hjälp av de föreslagna förhållandena och bedöma om du kan göra förbättringar i din budget–kanske kan du vara effektivare vid insamling, eller du bör justera utgifterna för att få fler dagar kontanter till hands.